Circolare sull’obbligo del segreto e sulla comunicazione dei dati nell’AVS/AI/IPG/PC/AF/AFam

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Circolare sull’obbligo del segreto e sulla comunicazione dei dati nell’AVS/AI/IPG/PC/AF/AFam

Valida dal 1° gennaio 2014

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Premessa

La presente nuova edizione sostituisce la versione in vigore dal 1° luglio 2006 (ultimo aggiornamento al 1° gennaio 2010). Si rifà in modo significativo alla versione precedente, ma è stata adeguata nel contenuto alle nuove basi legali (protezione dei minori e degli adulti, LAI, LAVS e LAFam) e rielaborata dal punto di vista

linguistico. Gli adeguamenti resisi necessari hanno comportato una rinumerazione parziale, ragion per cui i numeri marginali non corrispondono più alla versione precedente.

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Indice

1. Abbreviazioni5
2. 1. Panoramica: flussi di dati e basi legali9
3. 2. Campo d’applicazione della circolare10
4. 3. Competenza per la comunicazione dei dati11
5. 4. Obbligo del segreto ed eccezioni12
6. 4.1 Principio dell’obbligo del segreto12
7. 4.2 Eccezioni legali all’obbligo del segreto13
8. 4.2.1 Comunicazione dei dati su richiesta scritta e motivata13
9. 4.2.2 Comunicazione dei dati senza richiesta motivata15
10. 4.2.3 Comunicazione dei dati nell’ambito della lotta contro il lavoro nero16
11. 4.2.4 Comunicazione di dati d’interesse generale17
12. 4.2.5 Comunicazione dei dati con il consenso degli interessati17
13. 4.2.6 Comunicazione di dati non personali17
14. 4.2.7 In caso di eccessive difficoltà amministrative18
15. 5. Consultazione degli atti18
16. 5.1 In generale18
17. 5.2 Modalità della consultazione degli atti18
18. 5.2.1 Consultazione degli atti18
19. 5.2.2 Condizioni e riserve19
20. 5.3 Momento della consultazione degli atti19
21. 5.4 Limitazioni alla consultazione degli atti20
22. 5.4.1 In caso d’informazioni relative a referti medici e di consultazione di incarti medici20
23. 5.4.2 In caso di estratti di CI20
24. 5.4.3 In caso di documenti interni20
25. 5.4.4 In caso di atti appartenenti a terzi21
26. 5.5 Emolumenti21
27. 5.6 Rimedi giuridici23
28. 6. Entrata in vigore23
29. Allegato 1 Modello di procura secondo il N. 501124

4

1. Allegato 2 Raccomandazioni all’attenzione delle casse di compensazione professionali25
2. Allegato 3 Modello di presa di posizione26
3. Allegato 4 Modello di decisione29

5

AF Assegni familiari nell’agricoltura

AFam Assegni familiari

AI Assicurazione invalidità

ALC Accordo del 21 giugno 1999 tra la

Confederazione Svizzera, da una parte, e la Comunità europea ed i suoi Stati membri,

dall’altra, sulla libera circolazione delle persone, approvato dall’Assemblea federale

l’8 ottobre 1999 (RS 0.142.112.681)

art. articolo

AVS Assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti C Regresso AI Circolare sui compiti degli uffici AI nell’esercizio

del regresso contro terzi responsabili

C Regresso AVS Circolare sui compiti delle casse di

compensazione nell’esercizio del regresso contro terzi responsabili

CC Codice civile svizzero del 10 dicembre 1907 (RS

210)

CI Conto individuale

Cost. Costituzione federale della Confederazione

Svizzera del 18 aprile 1999 (RS 101)

CPAI Circolare sulla procedura nell’assicurazione

invalidità

cpv. capoverso

DTF Decisione del Tribunale federale

6

IPG Indennità di perdita di guadagno per chi presta

servizio e in caso di maternità

LAF Legge federale del 20 giugno 1952 sugli assegni

familiari nell’agricoltura (RS 836.1)

LAFam Legge federale del 24 marzo 2006 sugli assegni

familiari (RS 836.2)

LAI Legge federale del 19 giugno 1959

sull’assicurazione per l’invalidità (RS 831.20)

LAVS Legge federale del 20 dicembre 1946

sull’assicurazione per la vecchiaia e per i

superstiti (RS 831.10)

LEF Legge federale dell’11 aprile 1889

sull’esecuzione e sul fallimento (RS 281.1)

lett. lettera

LIPG Legge federale del 25 settembre 1952 sulle

indennità di perdita di guadagno per chi presta servizio e in caso di maternità (RS 834.1)

LLN Legge federale del 17 giugno 2005 concernente

i provvedimenti in materia di lotta contro il lavoro nero (RS 822.41)

LMSI Legge federale del 21 marzo 1997 sulle misure

per la salvaguardia della sicurezza interna (RS 120)

LPC Legge federale del 6 ottobre 2006 sulle

prestazioni complementari all’assicurazione per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (RS 831.30)

LPD Legge federale del 19 giugno 1992 sulla

protezione dei dati (RS 235.1)

7

LPGA Legge federale del 6 ottobre 2000 sulla parte

generale del diritto delle assicurazioni sociali (RS 830.1)

LPP Legge federale del 25 giugno 1982 sulla

previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (RS 831.40)

LStat Legge del 9 ottobre 1992 sulla statistica federale

(RS 431.01)

LTEO Legge federale del 12 giugno 1959 sulla tassa

d’esenzione dall’obbligo militare (RS 661)

LTras Legge federale del 17 dicembre 2004 sul

principio di trasparenza dell’amministrazione (RS 152.3)

N. numero marginale

OAI Ordinanza del 17 gennaio 1961

sull’assicurazione per l’invalidità (RS 831.201)

OAVS Ordinanza del 31 ottobre 1947 sull’assicurazione

per la vecchiaia e per i superstiti (RS 831.101)

OPC-AVS/AI Ordinanza sulle prestazioni complementari

all’assicurazione per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (RS 831.30)

OPGA Ordinanza dell’11 settembre 2002 sulla parte

generale del diritto delle assicurazioni sociali (RS 830.11)

PC Prestazioni complementari all’AVS e all’AI

RCC Rivista mensile dell’AVS, dell’AI e delle IPG,

edita dall’Ufficio federale delle assicurazioni sociali (dal 1993: Pratique VSI)

segg. seguenti

8

SIC Servizio delle attività informative della

Confederazione

Suva Istituto nazionale svizzero di assicurazione

contro gli infortuni

UCC Ufficio centrale di compensazione

UFAS Ufficio federale delle assicurazioni sociali VSI Pratique VSI (f/d)

9

DFI UFAS Circolare sull’obbligo del segreto e sulla comunicazione dei dati nell’AVS/AI/IPG/PC/AF/AFam Valida dal: 01.01.2014 318.107.06 i

10

2001 Con riserva di disposizioni derogatorie di convenzioni sulla

sicurezza sociale concluse con altri Stati¹, la presente

circolare si applica all’AVS², all’AI³, alle IPG⁴, agli AF⁵, agli AFam⁶ e alle PC⁷. Il termine «assicurazione» figurante nel presente testo designa questi rami assicurativi.

2002 La presente circolare disciplina la comunicazione dei dati da

parte degli organi delle assicurazioni sociali ad altre autorità e istituzioni nel quadro delle disposizioni di diritto delle

assicurazioni sociali e agli organi di un’altra assicurazione sociale in caso di obbligo legale. Inoltre, contiene indicazioni per la consultazione degli atti.

2003 Di norma, la comunicazione dei dati include il fatto di rendere

accessibili dati personali e di garantirne la consultazione, la trasmissione o la pubblicazione. Sono applicabili le leggi cantonali in materia di protezione dei dati o delle

informazioni.

2004 La presente circolare disciplina la comunicazione dei dati a

titolo di complemento all’assistenza giudiziaria e

amministrativa secondo l’articolo 32 capoversi 1 e 2 LPGA. In base all’assistenza giudiziaria e amministrativa (talvolta prevista d’ufficio), le autorità e gli organi delle assicurazioni sociali (casse di compensazione AVS, organi dell’AI, casse di compensazione per assegni familiari, UCC, assicurazione obbligatoria contro gli infortuni, assicurazione malattie

obbligatoria, assicurazione obbligatoria contro la

disoccupazione e assicurazione militare) sono tenuti e

autorizzati a comunicarsi dati per gli scopi di cui all’articolo 32 capoverso 1 e 2 LPGA.

11

2005 Oltre alla presente circolare e alle disposizioni dell’articolo 32

LPGA, vanno osservate le regole sulla comunicazione dei dati previste in singole leggi⁸ (p. es. art. 93 LAVS).

2006 Gli allegati 2–4 contengono inoltre indicazioni sulla

concessione del diritto di accesso ad atti ufficiali secondo la LTras⁹. Quest’ultima disciplina l’accesso su richiesta, la procedura e le scadenze da rispettare¹⁰. Non si applica ai Cantoni e non rientrano nel suo campo d’applicazione neppure le informazioni di carattere generale o specifico né la consultazione di atti del proprio incarto (v. N. 5001 segg.).

2007 Oltre alla presente circolare vanno osservate le Directives

techniques pour l’échange informatisé des données avec la Centrale (f/d)¹¹ e le direttive relative ai provvedimenti di accertamento e d’integrazione dell’UFAS¹².

3001 L’UFAS, le casse di compensazione AVS, gli uffici AI, le

casse di compensazione per assegni familiari, gli uffici PC e l’UCC sono competenti per la comunicazione dei dati e la consultazione degli atti. Le domande indirizzate ad altre istituzioni devono essere trasmesse agli organi

summenzionati in base all’argomento.

3002 Gli organi competenti per la comunicazione dei dati sono

tenuti a verificare la correttezza dei dati personali da

comunicare.

12

4001 La comunicazione di dati personali costituisce un’ingerenza

nei diritti fondamentali garantiti dalla Costituzione¹³. Essa deve pertanto fondarsi su una determinata base legale sufficiente. Una base legale è considerata sufficiente, se definisce chi può comunicare quali dati per quale scopo. Tali basi sono esposte di seguito.

4002 Le persone che partecipano all’esecuzione e al controllo o

alla sorveglianza dell’applicazione delle leggi d’assicurazione sociale devono mantenere il segreto nei confronti di terzi sulle constatazioni e sulle osservazioni fatte¹⁴. Sono

considerati terzi anche gli uffici amministrativi nonché le istituzioni e le associazioni dell’assistenza privata, a

condizione che non siano chiamati a collaborare all’istruzione della domanda oppure all’esecuzione di provvedimenti d’integrazione o al rilevamento tempestivo dell’AI

(collaborazione interistituzionale)¹⁵.

Se sussiste una base legale sufficiente per la comunicazione dei dati, non è necessario essere liberati dall’obbligo del segreto o dal segreto d’ufficio.

4003 Chiunque viola intenzionalmente l’obbligo del segreto è

punibile ai sensi dell’articolo 87 LAVS.

4004 Anche in presenza di una base legale, nessun interesse

privato preponderante può opporsi alla comunicazione di dati¹⁶. L’interesse alla comunicazione di dati personali

(perseguimento penale, protezione dei minori, verifica delle prestazioni ecc.) deve dunque prevalere in ogni caso

sull’interesse privato alla non comunicazione (protezione della personalità).

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4005 Solo i dati necessari allo scopo indicato dal richiedente

saranno comunicati. Anche nel caso in cui la comunicazione sia espressamente prevista dalla legge, possono essere comunicati solo i dati necessari per l’obiettivo perseguito¹⁷.

4006 Con riserva dei N. 4017 e 5001 e purché nessun interesse

privato preponderante vi si opponga, gli organi competenti (N. 3001) sono autorizzati in casi particolari a comunicare dati agli interessati menzionati qui di seguito, se questi ne fanno richiesta scritta e motivata¹⁸:

4007 – alle autorità d’assistenza sociale, qualora ne necessitino

per determinare o modificare prestazioni, chiederne la restituzione o prevenire pagamenti indebiti¹⁹;

4008 – ai tribunali civili, qualora ne necessitino per giudicare una

controversia relativa al diritto di famiglia (diritto del divorzio, matrimoniale e di filiazione) o successorio²⁰;

4009 – ai tribunali penali e alle autorità istruttorie penali, nella

misura in cui i dati sono necessari per accertare un crimine o un delitto²¹;

4010 – agli uffici di esecuzione giusta gli articoli 91, 163 e

222 LEF, se i dati relativi al reddito, alla sostanza e ai crediti del debitore sono necessari in caso di esecuzione forzata o fallimento²²;

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4011 – alle autorità fiscali, nella misura in cui i dati sono necessari

per l’applicazione delle leggi in materia fiscale²³;

4012 – alle autorità di protezione dei minori e degli adulti per

l’accertamento dei fatti²⁴;

4013 – al SIC o agli organi di sicurezza dei Cantoni, all’attenzione

del SIC, qualora i dati siano necessari per scoprire o sventare una minaccia concreta per la sicurezza²⁵;

4014 – a terzi responsabili e ai loro assicuratori coinvolti,

– qualora prestazioni dell’AVS e/o dell’AI siano state rese note secondo la C Regresso AVS o la C Regresso AI,

– nella misura in cui i dati sono necessari per accertare un diritto di regresso e la procedura di regresso non è ancora conclusa²⁶;

4015 – agli organi di un’altra assicurazione sociale, qualora

l’obbligo di comunicazione sia sancito da una legge

federale, in particolare:

– all’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni, nel caso in cui i dati siano necessari per la prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali²⁷;

– agli istituti di previdenza, al fondo di garanzia e alle autorità di vigilanza ai sensi della LPP, qualora i dati siano necessari al rilevamento dei datori di lavoro, alla fissazione, modifica o richiesta di restituzione di

prestazioni, o se sono necessari per evitare che vengano effettuati versamenti indebiti, per fissare e assegnare sussidi o premi oppure per i regressi contro terzi

responsabili²⁸.

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4016 Purché nessun interesse privato preponderante vi si

opponga, possono ottenere dati o consultare atti i seguenti organi²⁹:

4017 – gli altri organi incaricati dell’applicazione della stessa legge

e di controllarne o sorvegliarne l’applicazione (N. 3001), qualora necessitino dei dati per adempiere i compiti conferiti loro per legge³⁰;

4018 – gli organi di un’altra assicurazione sociale e altri servizi o

istituzioni autorizzati a utilizzare il numero d’assicurato, qualora i dati siano necessari per assegnare o verificare tale numero³¹;

4019 – i servizi incaricati dell’esercizio della banca dati centrale

per documentare lo stato civile o incaricati di gestire il sistema d’informazione per il settore degli stranieri e dell’asilo, qualora i dati siano necessari per assegnare o verificare tale numero (d’assicurato)³²;

4020 – gli organi della statistica federale conformemente alla

LStat³³;

4021 – le autorità istruttorie penali, qualora ne necessitino per

denunciare o impedire un crimine o per denunciare un reato o una contravvenzione ai sensi degli articoli 87–91 LAVS³⁴;

4022 – il SIC e gli organi di sicurezza dei Cantoni, all’attenzione del

SIC, qualora i dati siano necessari per scoprire o sventare una minaccia concreta per la sicurezza³⁵;

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4023 – gli organi incaricati di applicare la LTEO, nella misura in cui

i dati sono necessari per stabilire l’assoggettamento alla tassa, l’esenzione dalla tassa, la riscossione, l’esazione e il rimborso della tassa³⁶. Si tratta in particolare di dati

sull’identità delle persone in questione, di indicazioni dei controlli militari e del servizio civile, di indicazioni che giustificano una riduzione della tassa e di dati sulla salute;

4024 – le autorità fiscali, qualora i dati si riferiscano al versamento

di rendite AI e tali autorità ne necessitino per l’applicazione delle leggi in materia fiscale³⁷;

4025 – i servizi cantonali della circolazione, in caso di dubbi

quanto alla capacità fisica o psichica di condurre in modo sicuro un veicolo a motore³⁸;

4026 – le autorità di protezione degli adulti, quando una persona

appare bisognosa d’aiuto³⁹;

4027 – le autorità di protezione degli adulti, se una persona

bisognosa d’aiuto rischia seriamente di esporre sé stessa a pericolo o di commettere un crimine o un delitto

cagionando ad altri un grave danno fisico, morale o

materiale⁴⁰.

4028 Le autorità interessate (p. es. casse di compensazione, uffici

AI o casse di compensazione per assegni familiari del diritto cantonale) possono comunicare i dati necessari per la lotta contro il lavoro nero, ivi compresi i risultati dei controlli⁴¹. Se, ad esempio, un organo cantonale di controllo secondo

l’articolo 4 LLN segnala alle autorità interessate indizi di un’eventuale situazione di lavoro nero, queste possono

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fornire all’organo di controllo le informazioni necessarie nel singolo caso concreto⁴².

4029 In deroga all’articolo 33 LPGA, i dati d’interesse generale in

relazione all’applicazione della LAVS (o all’esecuzione di altri rami assicurativi le cui leggi rinviano alla comunicazione dei dati secondo la LAVS) possono essere pubblicati.

L’anonimato degli assicurati dev’essere garantito⁴³.

4030 I dati personali possono essere comunicati anche a terzi,

nella misura in cui la persona interessata o il suo

rappresentante legale ha rilasciato per iscritto un consenso senza riserve. Qualora la richiesta di dati riguardasse più persone, sarebbe necessario il consenso di ognuna di loro.

4031 Se non è possibile ottenere il consenso della persona

interessata, i dati possono essere comunicati solo qualora le circostanze permettano di presumere che ciò sia

nell’interesse dell’assicurato⁴⁴.

4032 I dati che non riguardano una determinata o determinabile

persona possono essere comunicati a terzi, se vi è un interesse preponderante che lo giustifichi⁴⁵.

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4033 Se la comunicazione dei dati è legata a eccessive difficoltà

amministrative o se in un caso particolare è prevedibile che accertamenti più approfonditi non modificheranno il risultato, spetta all’organo competente decidere in che misura la richiesta può essere accettata.

5001 Purché siano tutelati interessi privati preponderanti, le

persone, le parti e le autorità di cui all’articolo 47 capoversi 1 e 2 LPGA hanno diritto alla consultazione degli atti. La concessione della consultazione degli atti può essere

subordinata a una richiesta scritta⁴⁶.

5002 Le persone autorizzate a consultare gli atti possono farsi

rappresentare; il loro rappresentante deve presentare una procura scritta. Restano riservate le regolamentazioni inerenti alla richiesta di estratti di CI (N. 5011).

5003 Gli atti o i dati vanno forniti entro 30 giorni dalla

presentazione della domanda. Se la consultazione degli atti viene negata o limitata, se ne deve informare il richiedente entro lo stesso termine. Se non è possibile consegnare gli atti o i dati entro 30 giorni, l’ufficio competente avverte il

richiedente indicandogli il termine entro cui gli verranno forniti.

5004 In linea di principio, gli organi competenti secondo il N. 3001

concedono la consultazione degli atti presso la sede

dell’assicuratore o dei suoi organi esecutivi. Su richiesta, una

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copia degli atti può essere trasmessa⁴⁷, eventualmente su supporto elettronico.

5005 Gli atti originali non devono essere inviati all’estero.

5006 Gli atti originali o le copie possono essere inviati agli organi

dell’assicurazione, alle autorità ed ai tribunali, agli

assicuratori responsabilità civile secondo il N. 4014 nonché agli avvocati che rappresentano una persona autorizzata a consultare gli atti. Le copie possono essere trasmesse su supporto elettronico.

5007 Per la consegna degli atti (incluse le copie) sono poste le

condizioni seguenti:

– gli atti originali dovranno essere rinviati per raccomandata entro il termine impartito;

– senza l’autorizzazione esplicita dell’organo competente (N. 3001), a terzi non potrà essere data conoscenza del contenuto degli atti né mediante trasmissione dei

documenti originali, degli estratti o delle copie né in altro modo. Il N. 4001 è applicabile per analogia.

5008 Lo stesso vale, per analogia, per i casi in cui gli atti vengono

consultati. I documenti messi a disposizione per

consultazione non possono essere riprodotti (p. es.

fotocopiati, fotografati) senza l’autorizzazione dell’organo competente (N. 3001).

5009 Gli atti possono essere consultati in ogni momento. L’organo

competente (N. 3001) sceglie il modo di consultazione che non pregiudichi né l’istruzione della pratica né la notifica di una decisione o di una decisione pronunciata su opposizione.

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Dopo la presentazione di un ricorso spetta ai tribunali

competenti decidere in merito alla consultazione degli atti⁴⁸.

5010 La persona interessata ha il diritto di ricevere le informazioni

e di consultare gli atti medici che la riguardano. Qualora la conoscenza di tali contenuti potrebbe ripercuotersi

negativamente sulla persona interessata, può esserle richiesto di designare un medico che gli trasmetterà le informazioni⁴⁹.

5011 Gli estratti di CI ai sensi dell’articolo 141 OAVS vengono

consegnati generalmente solo su richiesta scritta e

unicamente alla persona interessata, al suo rappresentante legale o ad un avvocato cui è stata conferita una procura.

Se la richiesta è presentata da un altro terzo, questo deve essere in possesso di una procura che riporti almeno il testo modello di cui all’allegato 1. Se la procura è incompleta,

l’estratto di CI viene inviato all’indirizzo della persona

interessata con rimando al terzo.

5012 In caso di documenti interni, l’interesse delle autorità al

mantenimento del segreto può prevalere su quello alla consultazione degli atti. I documenti interni e non rilevanti (in termini probatori) per la motivazione della decisione, come i rapporti, le richieste, i processi verbali, le annotazioni per gli

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atti o i progetti, sono esclusivamente ad uso interno e consentono la formazione di un parere obiettivo nei singoli casi⁵⁰. In caso di dubbio, il documento non è da considerare interno. Gli allegati ai documenti interni non sono

automaticamente considerati interni.

5013 Nel quadro dei regressi la corrispondenza tra gli organi

AVS/AI e il servizio di regresso, rispettivamente l’UFAS e la Suva, è considerata come documento interno.

5014 Invece, è senz’altro autorizzata la consultazione dei

documenti redatti dagli organi dell’AVS o dell’AI in caso di regresso conformemente alla C Regresso AVS o alla C Regresso AI (p. es. il modulo «Foglio complementare R» oppure quello concernente l’annuncio del regresso contro terzi responsabili «Annonce du recours contre les tiers responsables», [f/d]).

5015 I documenti messi a disposizione da un terzo (per esempio

l’assicurazione militare) possono di regola essere dati da consultare solo con il suo consenso scritto. Questa

limitazione non si applica invece alla consultazione degli atti da parte dell’assicurato o del suo rappresentante

legittimato⁵¹.

5016 In linea di principio le informazioni sono gratuite.

5017 Qualora siano chiesti dati o un incarto con il consenso

esplicito della persona interessata (N. 4030 e 4031) oppure dati non personali (N. 4032), viene riscosso un emolumento, se la comunicazione richiede numerose copie, altre

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riproduzioni o ricerche speciali⁵². Sono percepite le tasse seguenti⁵³:

– fotocopie e stampe di documenti archiviati in formato elettronico: 20 centesimi a pagina, 2 franchi se fotocopiata da formati speciali;

– altre riproduzioni: secondo le tariffe degli stampati della Cancelleria federale⁵⁴;

– ricerche: 70 franchi per ogni mezzora o sua frazione.

In caso di trasmissione su supporto elettronico, gli

emolumenti vanno ridotti di conseguenza.

5018 L’organo competente (N. 3001) può ridurre o condonare l’emolumento per indigenza della persona ad esso

assoggettata o per altri motivi importanti.

5019 Se un assicurato chiede di consultare gli atti al di fuori della procedura, l’ufficio competente può richiedere in via

eccezionale che partecipi equamente alle spese, se:

– le informazioni desiderate gli erano già state comunicate negli ultimi 12 mesi e l’assicurato non è in grado di

giustificare un interesse legittimo (p. es. una modifica non annunciata dei propri dati), oppure

– la comunicazione delle informazioni comporta una mole di lavoro particolarmente rilevante.

I N. 5016 e 5017 si applicano per analogia. La persona richiedente viene informata preventivamente dell’importo e può ritirare la sua richiesta entro dieci giorni. È riservato il N. 5017.

5020 L’assicurato ha il diritto di esigere gratuitamente da ogni cassa di compensazione che tiene per lui un conto

individuale un estratto delle registrazioni ivi fatte⁵⁵. Può chiedere rettifiche entro 30 giorni dal ricevimento.

23

5021 Se la richiesta della persona interessata o del suo

rappresentante di comunicare dati, di consultare atti o di consegnare gli stessi è respinta, ciò deve avvenire sotto forma di decisione con indicazione dei rimedi giuridici⁵⁶.

6001 La presente circolare entra in vigore il 1° gennaio 2014 e

sostituisce quella in vigore dal 1° gennaio 2006.

24

«Con la presente autorizzo X a chiedere estratti dai miei conti individuali (CI) dell’AVS e a prendere visione di tutte le informazioni che vi figurano. Rientrano in questi dati in particolare l’ammontare dei miei redditi e le rimunerazioni dal compimento del 17° anno d’età, i nomi dei miei datori di lavoro precedenti e di quello attuale, eventuali divorzi, la mia posizione professionale passata ed attuale, i miei accrediti per compiti assistenziali, i miei periodi di affiliazione all’assicurazione facoltativa AVS/AI, i miei periodi di disoccupazione, i miei periodi di servizio militare, civile o di protezione civile, i miei periodi d’invalidità, i miei periodi d’indennità dell’assicurazione militare ecc.

Libero dall’obbligo del segreto professionale e legale la/le cassa/e di compensazione competente/i e la/le incarico espressamente di inviare i CI direttamente a X, che si impegna a comunicarmi

eventuali discordanze e ad inviarmi una copia di tutti i CI non

appena li avrà ricevuti in modo che io abbia la possibilità di

controllarne l’esattezza e di far correggere gli errori entro 30 giorni dalla notifica dei CI a X.

Sono cosciente che, se non è chiesto nessun estratto conto o nessuna rettifica o se la richiesta di rettifica è stata respinta,

all’insorgenza dell’evento assicurato la rettifica delle registrazioni fatte nel CI può essere richiesta soltanto se gli errori di registrazione sono evidenti o debitamente provati (art. 141 cpv. 3 OAVS)».

25

1. La LTras si applica alle casse di compensazione professionali

solo negli ambiti in cui emanano decisioni e non per l’insieme delle loro attività⁵⁷.

2. La LTras promuove l’informazione del pubblico mediante la

trasparenza e definisce il concetto di «documento ufficiale»⁵⁸. Gli articoli 7 e 8 LTras disciplinano le eccezioni al diritto di accesso a documenti ufficiali, da verificare nel singolo caso.

3. L’Ufficio federale di giustizia, competente per la LTras, ha

sviluppato diversi strumenti per facilitarne l’applicazione:

 raccomandazioni sugli aspetti tecnici e organizzativi

dell’applicazione;

 guida per l’esame delle domande e lista di controllo;

 modello di presa di posizione;

 modello di decisione.

Si raccomanda di utilizzare questi strumenti di base, disponibili su Internet all’indirizzo

https://www.bj.admin.ch/bj/it/home.html.

4. Il rispetto delle esigenze in materia di protezione dei dati è

garantito anche nell’ambito della LTras. In caso di dubbio è quindi giusto negare l’accesso a un documento (presa di posizione scritta giusta l’art. 12 LTras) e aspettare che il richiedente

presenti una domanda di mediazione presso l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (Incaricato). Se la mediazione⁵⁹ non ha successo, l’Incaricato emana una

raccomandazione. Solo in seguito è emanata una decisione (nei casi menzionati all’art. 15 LTras). Va inoltre rilevato che

l’Incaricato ha tra l’altro il compito d’informare d’ufficio o su richiesta le autorità sulle modalità di accesso ai documenti ufficiali (art. 18 lett. b LTras).

26

secondo l’articolo 12 capoverso 4 LTras

Gentili Signore, Egregi Signori,

con la presente prendiamo posizione in merito alla vostra domanda d’accesso del …:

1. l’accesso ai seguenti documenti è negato (limitato / differito fino al

…):

Indicazione precisa di ogni documento oggetto di una limitazione, natura della limitazione, motivazione sommaria e base legale applicabile.

2. Per i restanti documenti l’accesso è accordato.

Vi preghiamo di prendere nota che la presente presa di posizione può essere oggetto di una domanda di mediazione giusta

l’articolo 13 LTras, nella misura in cui non garantisce o limita il vostro diritto d’accesso. La vostra domanda deve essere presentata per iscritto all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza, Feldeggweg 1, 3003 Berna, entro 20 giorni dalla ricezione della presente presa di posizione.

Conformemente all’articolo 17 LTras e agli articoli 15 e 17

dell’ordinanza sulla trasparenza, vi trasmettiamo in allegato la fattura dell’emolumento per le prestazioni fornite. In caso di

controversia sulla fattura, potete chiedere alla nostra autorità di emanare una decisione relativa all’emolumento giusta l’articolo 11 capoverso 2 dell’ordinanza generale sugli emolumenti (RS 172.

041.1).

Restando a vostra disposizione per altre informazioni, cogliamo l’occasione per porgervi i nostri distinti saluti.

Firma

27

Motivazione della presa di posizione: lista di controllo

La domanda non è formulata in modo sufficientemente preciso (art. 10 cpv. 3 LTras).

La nostra autorità non è la destinataria principale del documento richiesto.

Il documento richiesto non è un documento ufficiale accessibile ai sensi della LTras per i seguenti motivi:

non è registrato su alcun supporto (art. 5 cpv. 1 lett. a, a contrario);

non è in possesso della nostra autorità (art. 5 cpv. 1 lett. b, a contrario); non concerne l’adempimento di un compito pubblico (art. 5 cpv. 1 lett. c, a contrario);

non può essere allestito sulla base di un trattamento informatico

semplice per i seguenti motivi (art. 5 cpv. 2, a contrario): ... ;

è utilizzato per scopi commerciali dalla seguente autorità (art. 5 cpv. 3 lett. a): ... ;

la sua elaborazione non è terminata (art. 5 cpv. 3 lett. b);

è destinato all’uso personale (art. 5 cpv. 3 lett. c).

Il documento richiesto è stato stilato o ricevuto dalla nostra autorità prima dell’entrata in vigore della legge (art. 23 LTras).

Il documento richiesto è già stato pubblicato (art. 6 cpv. 3 LTras). Il riferimento è il seguente: ...

Il documento richiesto concerne un ambito al quale la LTras non è applicabile:

la nostra autorità non fa parte dell’Amministrazione federale e

nell’ambito in questione non emana atti normativi né emette decisioni (art. 2 cpv. 1 lett. b LTras);

il documento richiesto concerne una procedura giudiziaria, di

composizione delle controversie o arbitrale (art. 3 LTras): [indicare il tipo di procedura];

il documento è dichiarato segreto in virtù delle disposizioni speciali seguenti (art. 4 lett. a LTras): [indicare la legge federale applicabile nella fattispecie].

Si tratta di un documento della procedura di corapporto (art. 8 cpv. 1 LTras).

Si tratta di un documento concernente posizioni relative a negoziati in corso o futuri (art. 8 cpv. 4 LTras).

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Il documento richiesto rientra in una delle eccezioni previste dalla legge (art. 7 LTras). L’accesso al documento potrebbe:

ledere in modo considerevole la libera formazione dell’opinione e della volontà di un’autorità (art. 7 cpv. 1 lett. a LTras);

perturbare l’esecuzione appropriata di misure concrete di un’autorità (art. 7 cpv. 1 lett. b LTras);

compromettere la sicurezza interna o esterna della Svizzera (art. 7 cpv. 1 lett. c LTras);

compromettere gli interessi della politica estera o le relazioni

internazionali della Svizzera (art. 7 cpv. 1 lett. d LTras);

compromettere i rapporti tra la Confederazione e i Cantoni o tra i Cantoni (art. 7 cpv. 1 lett. e LTras);

compromettere gli interessi della politica economica o monetaria della Svizzera (art. 7 cpv. 1 lett. f LTras);

comportare la rivelazione di segreti professionali, di fabbricazione o d’affari (art. 7 cpv. 1 lett. g LTras);

far sì che vengano divulgate informazioni fornite liberamente da terzi a un’autorità che ne ha garantito il segreto (art. 7 cpv. 1 lett. h LTras); ledere la sfera privata di terzi o comportare la rivelazione di dati

personali di terzi (art. 7 cpv. 2 LTras).

L’autorità [specificare l’autorità] non ha ancora preso una decisione per la quale il documento richiesto costituisce la base (art. 8 cpv. 2 LTras). L’accesso al documento è quindi differito fino al ...

Si tratta di un documento della procedura di consultazione degli uffici dichiarato non accessibile dal Consiglio federale (art. 8 cpv. 3 LTras).

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Decisione dell’autorità competente [specificare l’autorità

competente] nei confronti di … [identità del richiedente ed,

eventualmente, nome del suo rappresentante]; procedura

d’accesso a documenti ufficiali ai sensi della legge federale sul principio di trasparenza dell’amministrazione

I. Ritenuto in fatto

1. Il [data] il richiedente ha inoltrato una domanda d’accesso

all’autorità competente [specificare l’autorità competente] per poter consultare i seguenti documenti: [specificare i documenti].

2. Il [data] l’autorità competente ha preso posizione in merito alla

domanda d’accesso e informato il richiedente della decisione di limitare [differire o negare] il suo diritto d’accesso per i seguenti motivi: [specificare la motivazione della presa di posizione].

3. In seguito alla domanda di mediazione presentata dal richiedente,

l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (Incaricato) ha aperto una procedura di mediazione tra le parti che non ha avuto successo. Il [data] l’Incaricato ha emanato la seguente raccomandazione: [riassunto della raccomandazione].

4. Con richiesta del [data], il richiedente ha chiesto all’autorità

competente di emanare una decisione ai sensi dell’articolo 15 capoverso 1 della legge federale del 17 febbraio 2004 sul principio di trasparenza dell’amministrazione (LTras; RS 152.3).

[o]:

Conformemente all’articolo 15 capoverso 2 della legge federale del 17 febbraio 2004 sul principio di trasparenza

dell’amministrazione (LTras; RS 152.3), l’autorità emana una decisione se, in deroga alla raccomandazione dell’Incaricato, intende limitare, differire o negare il diritto d’accesso a un

documento ufficiale.

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II. Considerando in diritto

1. [Motivazione giuridica delle limitazioni del diritto d’accesso

secondo gli elementi determinanti del caso specifico].

2. Gli argomenti del richiedente non sono fondati per i seguenti

motivi: [esame e motivazione].

Per questi motivi, visti gli articoli … [specificare gli articoli

applicabili], l’autorità competente dichiara:

1. [Il diritto d’accesso ai seguenti documenti ufficiali è limitato:

(specificare i documenti)].

[Il diritto d’accesso ai seguenti documenti ufficiali è differito fino al …: (specificare i documenti)].

[Il diritto d’accesso ai seguenti documenti ufficiali è negato:

(specificare i documenti)].

[Il diritto d’accesso ai seguenti documenti ufficiali è accordato:

(specificare i documenti)].

2. Non vengono riscossi emolumenti.

3. La presente decisione è notificata al richiedente e viene

trasmessa in copia all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza.

Contro la presente decisione può essere interposto ricorso presso il Tribunale amministrativo federale entro 30 giorni dalla data di ricezione della presente decisione. L’atto di ricorso è indirizzato al Tribunale amministrativo federale in due esemplari. Esso contiene le conclusioni, i motivi, l’indicazione dei mezzi di prova e la firma del ricorrente o del suo rappresentante; devono essere allegati una copia della decisione impugnata e dei documenti indicati come mezzi di prova, se sono in possesso del ricorrente.

Data e firma dell’autorità