AHV/EL Mitteilung Nr. 175 vom 18.8.2005

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Alters- und Hinterlassenenvorsorge

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MITTEILUNG AN DIE AHV-AUSGLEICHSKASSEN UND EL-DURCHFÜHRUNGSSTELLEN NR. 175

18. August 2005

Versand von Postsendungen gemäss den Richtlinien im Kreisschreiben über die Übernahme der Posttaxen und Postgebühren (KSPF)

Wir beziehen uns insbesondere auf unsere AHV-Mitteilung Nr. 167 vom 5. April 2005 in welcher wir Sie daran erinnert haben, welche Post-Produkte dem Verfahren Frankieren Post (FP) übergeben werden dürfen und welche Sendungen vom Verfahren ausgeschlossen sind. Wir haben anschliessend die Ausgleichskassen individuell angeschrieben und sie über die entsprechenden Details nochmals informiert.

Nach Vorliegen der Auswertungen der Monate Mai bis Juli 2005 haben wir leider feststellen müssen, dass weiterhin Postsendungen ins Verfahren Frankieren Post gelangen, die aufgrund des Kreisschreibens KSPF nicht zulässig sind.

Es ist uns bewusst, dass bei den täglich anfallenden, teilweise grossen Mengen an Postsendungen und anlässlich deren Vorbereitung zum Versand immer wieder Briefe in nicht für sie bestimmte Behälter bzw. Bündel gelangen können. Uns scheint es deshalb wichtig, alle Mitarbeitenden, speziell aber die für den Postversand zuständigen Personen,

nochmals eingehend über die Bestimmungen zu informieren. Eine klar definierte Ablagestruktur für Postsendungen sollte u.E. auch verhindern helfen, dass Mitarbeitende ihre Briefe in ‚falsche’ Behälter legen. Wir bitten Sie deshalb auch, diesem Aspekt ein besonderes Augenmerk zu schenken.

Nachfolgend möchten wir nochmals diejenigen Produkte aufführen, die nicht dem Verfahren Frankieren Post übergeben werden dürfen, respektive deren Versand besonderer Vorarbeiten bedarf:

¾ Briefe mit Zustellnachweis (LSI)

Bitte beachten Sie, dass diese Sendungen zwingend mit LSI-Barcodelabels und Aufgabeverzeichnis (ab 10 Stück) oder frankiert (bis 10 Stück) aufgegeben werden müssen. Wir verweisen in diesem Zusammenhang auf Bestimmungen in Rz 6004 und Rz 6005 des Kreisschreibens KSPF.

Eine Übergabe von unfrankierten LSI-Briefen am Abholungsstandort ist nicht erlaubt.

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¾ Pakete

Die Pakete sind immer mit einem entsprechend vorgesehenen Barcode-Label zu versehen (vgl. Rz 6006 KSPF). Hier gilt es auch zu berücksichtigen, dass bei

Briefsendungen ab einem gewissen Gewicht oder Format geprüft werden sollte, ob sie allenfalls als Paket aufgegeben werden müssten.

¾ Auslandsendungen

Jegliche Sendungen ins Ausland fallen nicht unter das Verfahren Frankieren Post. Sie sind nicht in Rz 3001 KSPF aufgeführt und dürfen demnach nicht unfrankiert am Abholungsstandort zur Weiterbehandlung übergeben werden. Bitte frankieren Sie diese Sendungen.

¾ Briefe mit Zuschlag, Expressendungen sowie Dispomails

Diese Produkte fallen ebenfalls nicht unter die in Rz 3001 KSPF klar definierten Produkte. Sie sind ebenfalls zu frankieren.

Wir weisen nochmals drauf hin, dass die Produkte-Palette in Rz 3001 des Kreisschreibens KSPF unverändert von der vorhergehenden Regelung übernommen worden ist.

Auch vor Einführung des Verfahrens Frankieren Post mussten die oben erwähnten Sendungen separat aufgegeben bzw. frankiert werden. Wir bitten Sie, die Bestimmungen zwingend einzuhalten und mitzuhelfen, dass in den monatlichen Auswertungen der Post, welche über jede Sendungsart und aufgebende Durchführungsstelle Auskunft gibt, möglichst nur noch diejenigen Produkte aufgeführt werden, die gemäss den Richtlinien im Verfahren Frankieren Post vorgesehen sind.

In den nächsten Tagen werden wir diejenigen Ausgleichskassen und IV-Stellen, die in den letzten Monaten, auch nach unseren ersten individuellen Informationsschreiben vom 15. April 2005, weiterhin in grossen Mengen ‚unerlaubte’ Sendungen aufgegeben haben, ein zweites Mal direkt anschreiben. Diese Durchführungsstellen werden von uns aufgefordert, umgehend dafür zu sorgen, dass die Bestimmungen eingehalten werden.

2 Mitteilung an die AHV-Ausgleichskassen und El-Durchführungsstellen Nr. 175