Rentenantragsverfahren Schweiz - EU/EFTA; Einführung der "Swiss Web Application Pension (SWAP)" ab 04.04.2016 (Infocharakter)

1

Eidgenössisches Departement des Innern EDI

Bundesamt für Sozialversicherungen BSV

Geschäftsfeld Invalidenversicherung

Controlling, Ressourcen, Subventionen (CoReS)

31.03.2016

IV - Rundschreiben Nr. 348

Rentenantragsverfahren Schweiz – EU/EFTA; Einführung der „Swiss Web Application Pension (SWAP)“ ab 04.04.2016

1. Ausgangslage

Aufgrund der per 1. April 2012 in Kraft getretenen EU-Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und (EG)

Nr. 987/2009 muss das zwischenstaatliche Rentenantragsverfahren zwischen der Schweiz und den EU/EFTA-Staaten künftig elektronisch durchgeführt werden. Der bisherige Austausch mittels Papierformularen (E-Formulare) wird abgeschafft. Dazu wurde im Rahmen des Projektes „SNAP-EESSI Pension“ die „Swiss Web Application Pension (SWAP)“ entwickelt. Sämtliche EU-Rentenanträge werden künftig durch die Ausgleichskassen und IV-Stellen in SWAP erfasst und so elektronisch der ZAS übermittelt. Mittels AHV-Mitteilung Nr. 363 hat das BSV am 29.07.2015 bereits erste Informationen über das neue Verfahren bekannt gegeben.

2. Produktive Einführung von SWAP bei den Durchführungsstellen

Die Realisierung von SWAP wurde in der Zwischenzeit erfolgreich abgeschlossen (inklusive Tests). Zudem wurde mit ausgewählten Durchführungsstellen in den Monaten Januar bis März 2016 ein Pilotbetrieb durchgeführt. Der Projektausschuss hat an seiner Sitzung vom 15.03.2016 der produktiven Einführung von SWAP ab 04.04.2016 zugestimmt (Übergangsfristen siehe nachfolgend unter Ziff.

2.1). Die produktive Einführung von SWAP hat zur Folge, dass gleichzeitig das neue Rentenantragsverfahren gemäss dem überarbeiteten Kreisschreiben über das Verfahren zur Leistungsfestsetzung in der AHV/IV/EL (KSBIL) zur Anwendung kommt. Das neue Verfahren sieht vor, dass alle für einen EU/EFTA-Rentenantrag notwendigen Daten durch die Ausgleichskassen und IV-Stellen direkt in SWAP zu erfassen sind und diese anschliessend der ZAS im elektronischen Verfahren übermittelt werden.

Zu beachten ist, dass SWAP lediglich für das Rentenantragsverfahren mit der EU entwickelt wurde. Dies bedeutet, dass einzelne Anfragen an die EU/EFTA ausserhalb des Rentenantragsverfahrens weiterhin im bereits bestehenden Papierverfahren abgewickelt werden (z.B. Anfrage für ausländische Versicherungszeiten bei der Prüfung der Mindestbeitragsdauer in der IV oder Anfragen über ausländische Einkünfte im Rahmen der EL). Eine elektronische Anbindung dieser Prozesse ist vorgesehen, wird aber zu einem späteren Zeitpunkt realisiert werden.

2.1 Gestaffelte Einführung von SWAP mit Übergangsfristen

Für die Anwendung des neuen Rentenantragsverfahrens mit SWAP bei den Durchführungsstellen (Rollout) wurden angemessene Übergangsfristen definiert. Die Durchführungsstellen resp. die IT-Pools entscheiden gemäss ihrer Planung selbständig, ab welchem Zeitpunkt innerhalb der Übergangsfrist das neue Verfahren bei ihnen angewendet wird. Vorgegeben werden die folgenden Zeitfenster:

2

Alters- und Hinterlassenenrentenanträge (AHV-Anträge)

Ab dem 04.04.2016 können durch die Ausgleichskassen AHV-Anträge bereits ausschliesslich elektronisch via SWAP der ZAS gemeldet werden. Während einer 6-monatigen Übergangsfrist können die Anträge jedoch auch noch weiterhin in Papierform mit den bisherigen E-Formularen eingereicht werden. Ab dem 03.10.2016 sind dann sämtliche AHV-Anträge mittels SWAP der ZAS zu melden.

Invalidenrentenanträge (IV-Anträge)

IV-Anträge können ab dem 03.10.2016 erstmals durch die IV-Stellen vollständig in elektronischer Form der ZAS und/oder der Ausgleichskasse gemeldet werden. Bis zu diesem Zeitpunkt, und während einer weiteren 3-monatigen Übergangsfrist bis am 31.12.2016, kann die Einleitung des

EU/EFTA-Rentenantragverfahrens weiterhin mit den bisherigen Papierformularen erfolgen.

Ab dem 01.01.2017 ist die Anwendung des neuen Verfahrens mit SWAP für alle Durchführungs-

stellen verbindlich. Ab diesem Zeitpunkt ist die Meldung von neuen Rentenfällen in Papierform nicht mehr möglich.

3. Weisungen / Hilfsmittel

Gleichzeitig mit der produktiven Einführung von SWAP per 04.04.2016 tritt das überarbeitete KSBIL in Kraft. Dieses wird auf der Vollzugsseite und im AHV/IV-Extranet publiziert. Für Fälle, die während der Übergangsphase in Papierform der ZAS übermittelt werden, gilt weiterhin das „alte“ Kreisschreiben mit den bis am 31.12.2015 erfolgten Nachführungen.

Das neue KSBIL enthält im Anhang 5 einen schematischen Ablauf über das neue Rentenantragsverfahren. Zudem steht ein Anwenderhandbuch der Applikation auf dem AHV/IV-Intranet zur Verfügung. SWAP enthält auch eine umfassende Online-Hilfe mit Erläuterungen zu den Inhalten der diversen Felder (Tool-Tipps).

4. Schulungen

Für die Anwendung von SWAP sind Schulungen vorgesehen. Für die Ausgleichskassen und deren IT-Pools finden diese im Zeitraum Mai bis Juni 2016 statt. Im Zeitraum August bis September 2016 sind Schulungen für die IV-Stellen und deren IT-Pools vorgesehen. Zielpublikum der Schulungen sind Ausbildungsverantwortliche der Durchführungsstellen und IT-Pools, damit diese danach die Anwenderinnen und Anwender direkt in den Durchführungsstellen schulen können (Train the Trainer-Ansatz). Die Projektleitung wird die Durchführungsstellen und IT-Pools in den nächsten Wochen diesbezüglich direkt kontaktieren.

5. Technische Informationen

Um mit SWAP arbeiten zu können, muss durch die verantwortlichen Personen bei den Durchführungsstellen für jede Benutzerin und jeden Benutzer bei der ZAS ein Zugriff beantragt werden. Dazu besteht ein standardisiertes Verfahren. Die Projektleitung wird die Durchführungsstellen und IT-Pools in den nächsten Tagen diesbezüglich direkt per E-Mail kontaktieren.

6. Kontakt für Fragen zum Projekt

Für Fragen zum Projekt stehen Ihnen Marc Uldry, [email protected], für fachliche Fragen Emanuel Lauber, [email protected], zur Verfügung.

Diese Mitteilung wird ebenfalls als AHV-Rundschreiben Nr. 375 publiziert