Bulletin AVS/PC No 273 du 18.11.2010
Communication AHV/EL 273 · 18 novembre 2010 · AVS, PC
Sans statut : l’office n’indique pas si ce document est en vigueur.
OFAS · Comm. AHV/EL 273 · Français
Département fédéral de l'intérieur DFI
Office fédéral des assurances sociales OFAS
Prévoyance vieillesse et survivants
18 novembre 2010
Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No. 273
Nouvelle directive sur la gestion des dossiers (DGD)
L’évolution très rapide des technologies d’archivage rend nécessaire une refonte complète de la Circulaire relative à la conservation des actes en matière d’AVS/AI/APG/PC/AFA. Celle-ci tient compte de la nouvelle situation juridique (les documents électroniques ont désormais également valeur de preuve) et des exigences en matière d’archivage des Archives fédérales et des archives cantonales. De même, elle traite désormais explicitement l’ensemble de la vie des dossiers. La conservation des dossiers n’est autorisée qu’en Suisse. Après le délai de conservation prescrit, les documents doivent être proposés aux archives compétentes et, si celles-ci les refusent, pouvoir être détruits. Désormais, la durée de conservation est réglementée de manière uniformisée et sans liste détaillée.
Les organes d’exécution ont un délai de deux ans à partir du 1er janvier 2011 pour prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires. Un délai transitoire de cinq ans est fixé pour l’exécution des mesures techniques de destruction visées au titre 8.
La directive est aussi publiée en italien.
Remise des rapports de gestion des caisses de compensation
Toutes les caisses de compensation sont désormais priées de remettre à l’OFAS une copie de leur rapport de gestion annuel au plus tard le 30 juin de l’année suivante (au format PDF, à l’adresse [email protected]).
L’OFAS utilise les rapports de gestion pour compléter les informations dont elle dispose sur les activités des caisses de compensation, qui se trouvent dans les rapports de révision et les relevés statistiques. De plus, la décision de principe des Archives fédérales (AFS) concernant l’obligation de proposer les documents aux archives compétentes implique que l’OFAS doit être en possession des rapports de gestion des caisses de compensation professionnelles.
La décision de principe des AFS mentionnée n’existe qu'en allemand.