Directives sur la gestion des numéros d’identification des entreprises (IDE) par les caisses de compensation AVS (D-IDE) (valables dès: 01.01.2015

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Directives sur la gestion des numéros d’iden-

tification des entreprises (IDE) par les caisses de compensation AVS (D-IDE)

Valables à partir du 1^erjanvier 2017

Etat : 1er janvier 2022

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Avant-propos

Conformément à la loi fédérale sur le numéro d’identification des entreprises (LIDE), toutes les caisses de compensation AVS sont tenues de se raccorder au registre IDE à compter du 1^erjanvier 2016. Les caisses de compensation AVS qui se raccorderont au registre avant cette date doivent se conformer aux présentes directives.

Ces directives portent essentiellement sur les aspects organisationnels de la gestion des IDE par les caisses de compensation AVS.

3

Remarque préliminaire à la version du 1er janvier 2022

(Seules les modifications importantes sont mentionnées)

Les directives D-IDE seront adaptées à partir du 1^erjanvier 2022 afin que, lors de la mise à jour du registre IDE, la description d’activité(s) soit faite de manière à permettre un codage précis du NOGA par l’OFS.

– Cm. 4101 (adaption):

Précision d’activité(s) à déclarer lors de la mise à jour du registre IDE par les caisses de compensation AVS (obligatoire dès le 1^er janvier 2024).

4

Avant-propos au supplément 1, valable dès le 1er janvier 2017

Les directives ont été adaptées suite à la modification de l’article Art. 52 al. 2 du code civil suisse [14] à compter du 01.01.2016. L’inscription au registre de commerce étant devenue obligatoire pour les fondations (Fondations de famille et fondations ecclésiastiques).

5

Table des matières

1. Liste des abréviations7
2. Références8
3. Chapitre I10
4. 1. Champ d’application10
5. 1.1 Champ d‘application10
6. Chapitre II10
7. 2. Considérations générales10
8. 2.1 But de l‘IDE10
9. 2.2 Mandat légal aux caisses de compensation AVS10
10. 2.3 Système IDE11
11. 2.3.1 Entités IDE11
12. 2.3.2 Services IDE12
13. 2.3.3 Compétences des services IDE dans le système IDE13
14. 2.3.4 Registre IDE14
15. 2.3.4.1 Caractères clés15
16. 2.3.4.2 Caractères additionnels15
17. 2.3.4.3 Caractères système15
18. 2.3.5 Interfaces IDE16
19. 2.3.5.1 WebGUI16
20. 2.3.5.2 Web Service16
21. 2.3.5.3 sedex16
22. 2.3.5.4 InfoAbo17
23. Chapitre III17
24. 3. Entités pertinentes du système IDE17
25. 3.1 Types d’entreprise et formes juridiques17
26. 3.2 Types d’entreprise pertinents du système IDE18
27. 3.3 Entités, similaires à des entreprises et soumises à cotisations, non pertinentes pour le système IDE20
28. Chapitre IV20
29. 4. Annonces des caisses de compensation AVS au registre IDE20 4.1 Généralités20
30. 4.2 Nouvelle annonce d’une entité IDE (create)21
31. 4.3 Mutation d’une entité IDE (update)21
32. 4.4 Radiation d’une entité IDE (delete)21
33. 4.5 Réactivation d’une entité IDE radiée (reactivate)22

6

1. 4.6 Enregistrement (register)22
2. 4.7 Désenregistrement (deregister)23
3. Chapitre V23
4. 5. Changement de caisse23
5. 5.1 Généralités23
6. Chapitre VI24
7. 6. Changement de forme juridique24
8. 6.1 Généralités24
9. Chapitre VII24
10. 7. Entrée en vigueur24
11. 6. Annexe A: Changement de forme juridique25

7

AVS Assurance-vieillesse et survivants

CC Caisse de compensation (cantonales et professionnelles) CCC Caisse cantonale de compensation

CCP Caisse de compensation professionnelle

CCS Code civil suisseCdC Centrale de compensation

IDE Numéro unique d’identification des entreprises

InfoAbo Information automatique des mutations effectuées dans le

registre IDE envoyée aux services IDE abonnés

LAVS Loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants

LIDE Loi fédérale sur le numéro d’identification des entreprises NOGA Version suisse de la Nomenclature Générale des Activi-

tés économique

OFS Office fédéral de la statistique

OIDE Ordonnance sur le numéro d’identification des entreprises RC Registre du commerce

sedex Secure Data Exchange

SOAP Simple Object Access Protocol

TVA Taxe sur la valeur ajoutée

8

[1] LAVS – loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assu-

rance-vieillesse et survivants (RS 831.10)

[2] RAVS - règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance-

vieillesse et survivants (RS 831.101)

[3] LIDE – loi fédérale du 18 juin 2010 sur le numéro d’identi-

fication des entreprises (RS 431.03)

[4] OIDE – ordonnance du 26 janvier 2011 sur le numéro

d’identification des entreprises (RS 431.031)

[5] LAA – loi fédérale du 20 mars 1981 sur l’assurance-acci-

dents (RS 832.20)

[6] eCH-0097, norme concernant les données Identification

des entreprises

[7] CO – code des obligations du 30 mars 1911 (RS 220)

[8] ORC – ordonnance du 17 octobre 2007 sur le registre du

commerce (RS 221.411)

[9] LFus – loi fédérale du 3 octobre 2003 sur la fusion, la

scission, la transformation et le transfert de patrimoine (RS 221.301)

[10] Directives sur la plateforme informatique d’échange de

données (PED) entre caisses de compensation AVS et offices AI

[11] Concept d’interfaces de données IDE-CC de l’Office fédé-

ral de la statistique

[12] eCH-108, norme concernant les données registre des en-

treprises

9

[13] eCH-0116, motifs d’annonce registre IDE

[14] CC, code civil suisse du 10 décembre 1907 (RS 210)

DFI OFAS Directives sur la gestion des IDE par les caisses de compensation AVS (D-IDE) Valables à partir du 01.01.2015 Etat : 1^erjanvier 2022 318.106.08 f

10

1101 En vertu des articles 63 al.3 de la Loi fédérale sur l'assu-

rance-vieillesse et survivants (LAVS RS 831.10) [1], de l’article 176, alinéa 4, du règlement du sur l’assurance-vieillesse et survivants (RAVS, RS 831.101) [2] ainsi que des articles 5, 9 et 17 al.1 de la Loi fédérale sur le numéro d'identification des entreprises (LIDE 431.03) [3], les présentes directives règlent les conditions-cadres pour l’administration de l’IDE par les caisses de compensation AVS.

2101 Depuis janvier 2011, l’OFS attribue à chaque entreprise active

en Suisse un numéro non signifiant et immuable qui identifie une entité IDE de manière univoque, appelé l’IDE. L’IDE permet aux entreprises de s’identifier lors de tout contact avec des autorités à l’aide d’un seul numéro. Il permet également de rendre la collaboration entre les entreprises et l’administration publique plus simple et plus efficiente.

2201 Conformément à l’art. 3, al. 1, OIDE [4], les caisses de com-

pensation AVS sont définies comme des services IDE (cf. chapitre 2.3.3).

11

2301 Un système IDE est exploité par l’OFS pour attribuer et gérer

les IDE. Il se compose des trois éléments principaux ci-dessous, reliés entre eux par des interfaces :

 entités IDE

 services IDE

 registre IDE

Le quatrième élément est le public, qui peut effectuer des re-

cherches et consulter les caractères clés publiés des entités IDE.

Fig. 1: composantes et interactions dans le système IDE

2311 Par entités IDE, on entend les entreprises et les autres institu-

tions qui reçoivent un IDE. Dans le système IDE, le terme d’entreprise est compris de manière large. Les entités IDE regroupent non seulement toutes les entreprises actives en Suisse

12

au sens strict du terme, mais aussi toutes les entités organisationnelles ou institutionnelles possédant les caractéristiques d’une entreprise ou devant être identifiées à des fins juridiques, administratives ou statistiques. Les entités IDE ne se voient imposer aucune nouvelle obligation. Les informations nécessaires à leur identification sont saisies et actualisées lors des contacts ordinaires avec l’administration.

2312 Sont des entités IDE (conformément à l’art. 3, al. 1, let. c, LIDE

[3]) :

 les entités inscrites au registre du commerce

 les entités assujetties à la TVA

 les personnes exerçant une activité indépendante

 les personnes inscrites dans un registre cantonal des avocats/notaires

 les sociétés simples (par ex. cabinets de groupe)

 les entreprises étrangères possédant un siège en Suisse  les exploitations agricoles et forestières

 les unités de l’administration publique

 les institutions chargées de l’exécution de tâches de droit public

 les associations et fondations

2313 Les entités IDE et leur forme juridique seront décrites plus

précisément au chapitre 3.

2321 Par services IDE, on entend les unités administratives de la

Confédération, des cantons et des communes, qui sont en contact avec des entités IDE à des fins administratives ou statistiques et qui gèrent des fichiers de données concernant des entités IDE dans le cadre de leur activité.

2322 Sont également compris les établissements de droit public et

les institutions privées chargées de tâches de droit public.

13

Cette définition large des services IDE doit permettre aux entreprises de s’identifier lors de tous les contacts importants avec les autorités. Le système est en outre conçu pour être le plus utile possible à l’administration publique et assurer une tenue complète et actualisée du registre IDE (cf. chapitre 2.3.4).

2323 Les services IDE jouent un rôle important dans l’attribution de

l’IDE et l’actualisation des données dans le registre IDE.

Toute nouvelle annonce ou mutation d’une entité IDE au registre IDE doit passer par eux. Cela garantit notamment que les données saisies sont soumises à un contrôle de plausibilité et de qualité et que les entreprises ne se voient imposer aucune nouvelle obligation.

2324 Les services IDE sont tenus d’annoncer au registre IDE les

caractères clés (cf. chapitre 2.3.4.1) et, si nécessaire, les caractères additionnels (cf. chapitre 2.3.4.2) des nouvelles entités IDE, ainsi que toute modification apportée aux caractères gérés dans le registre IDE et toute cessation d’activité d’une entité IDE. Ils doivent en outre accepter l’IDE en tant qu’identificateur, l’introduire dans leur fichier de données et l’utiliser pour les échanges de données avec d’autres services et entités IDE.

2331 Afin de régler la gestion des éventuelles différences entre les

fichiers de données dans les services IDE et de garantir que seuls les services IDE autorisés puissent annoncer certaines entités IDE, un ordre de priorité (hiérarchisation) a été fixé (art, 3, al. 1, OIDE [4]).

Niveau hié- Services IDE

rarchique

A  registres cantonaux du commerce

 registre central de l’Office fédéral du registre du commerce

B  registres cantonaux de l’agriculture

14

 fichiers de données des services vétérinaires cantonaux

 fichiers de données des chimistes cantonaux ou des laboratoires cantonaux

 registre de l’Office fédéral de l’agriculture

 registre des professions médicales

 registres cantonaux des avocats

 registres cantonaux des notaires

C  registres des caisses de compensation AVS

 registres fiscaux cantonaux

D  registre des assujettis à la TVA

E  registre des entreprises et des établissements de

l’OFS

 fichiers de données de l’Administration fédérale des douanes concernant les entreprises enregistrées sous l’appellation importatrices ou exportatrices

 système d’information central sur la migration (SYMIC)

 registres de la caisse nationale d’assurance (Suva) et des assureurs au sens de l’art. 68 LAA [5].

2332 Dans le système IDE, chaque entité IDE relève de la compé-

tence d’un service IDE, à savoir le service de plus haut niveau hiérarchique (service prioritaire). Si deux services IDE d’un même niveau hiérarchique (par ex. deux caisses de compensation AVS) gèrent une même entité IDE en tant que plus haut niveau hiérarchique, le service prioritaire est celui qui s’est annoncé en dernier pour l’entité en question.

2341 L’OFS exploite un registre IDE afin de garantir l’attribution, la

gestion, l’utilisation et la consultation de l’IDE. Le registre IDE est une banque de données centrale utilisée exclusivement

15

pour l’identification des entreprises et consultable par les services IDE, les entités IDE et le public en fonction de leurs droits d’accès respectifs. Le registre ne contient que les données minimales nécessaires à l’identification.

2342 Les données gérées dans le registre IDE sont divisées en trois

catégories utilisées différemment et donnant lieu à des droits d’accès différents :

 caractères clés

 caractères additionnels

 caractères système

2344 Les caractères clés sont nécessaires à l’identification des en-

tités IDE. Ils contiennent en particulier l’IDE, le statut de l’inscription au registre IDE (actif ou inactif), l’ajout IDE, le nom, la raison de commerce ou une autre dénomination, l’adresse de localisation de l’entité IDE et, le cas échéant, le statut des inscriptions au registre du commerce et au registre des assujettis à la TVA ainsi que la date de début et de fin de l’assujettissement à la TVA.

2346 Les caractères additionnels servent à caractériser plus préci-

sément les entités IDE en fournissant des données plus détaillées sur leur activité économique. Les caractères additionnels ne sont pas accessibles au public. Les services IDE peuvent en revanche y accéder.

2348 Les caractères système sont des données techniques ou or-

ganisationnelles. En font partie la date d’inscription au registre IDE et la date de radiation. Ces données sont nécessaires à la tenue du registre IDE.

16

2349 Les entités IDE ont accès à l’ensemble des données enregis-

trées à leur sujet (au moyen du login WebGUI personnel (cf. chapitre 2.3.5.1)).

2351 Le système IDE est accessible au moyen de trois interfaces :

 WebGUI (GUI = Graphical User Interface)

 Webservice

 Sedex (secure data exchange)

2353 Le WebGUI est l’interface accessible publiquement sur Inter-

net. Les personnes intéressées peuvent y effectuer différentes recherches. Les services IDE reçoivent des droits d’accès élargis protégés par mot de passe afin de satisfaire à leurs obligations de saisie, d’annonce et d’utilisation dans des cas particuliers.

2355 Pour effectuer des consultations et des mutations impor-

tantes dans le registre, les services IDE peuvent utiliser cette interface, basée sur le protocole SOAP. Cette interface permet la communication de machine à machine pour intégrer automatiquement le registre IDE dans les processus informatiques de la caisse de compensation. L’échange de données se base sur la norme eCH-0108 norme concernant les données registre des entreprises [12]. Le service web est aussi mis à disposition via un proxy webservice sedex.

2357 Par sedex, le registre IDE est en mesure d’informer les ser-

vices IDE sur les modifications survenues dans le registre

17

(InfoAbo). La communication via sedex se fait par messages et se passe de manière asynchrone.

2358 L’échange de messages se base sur la norme eCH-0116 Mo-

tifs d’annonce Registre IDE [13].

2359 Les services IDE ont la possibilité d’activer l’InfoAbo mis à

disposition par le système IDE. Ainsi, le service IDE est informé en continu de toutes les mutations survenues dans le registre IDE qui concernent les entités IDE pertinentes pour lui.

3101 Conformément au concept d’interfaces IDE-CC [11], les

types d’entreprise qui sont pertinents pour les caisses de compensation AVS sont rattachés ci-dessous à une forme juridique:

Type d’entreprise Forme juridique selon eCH-0097 [6]

Personnes morales 05 Société en commandite par actions 06 Société par actions

07 Société à responsabilité limitée 08 Société coopérative

09 Association

10 Fondation

11 Filiale étrangère inscrite au registre du commerce

13 Forme juridique particulière

18

15 Société d’investissement à capital variable (SICAV)

16 Société d’investissement à capital fixe (SICAF)

17 Institut de droit public

18 Procurations non commerciales 19 Chef d’indivision

Sociétés de personnes 03 Société en nom collectif

(sociétés en nom collectif 04 Société en commandite

et en commandite) 14 Société en commandite pour les

placements collectifs de capitaux Succursales inscrites au 51 Succursale suisse inscrite au reregistre du commerce gistre du commerce

Sociétés simples (y c. 02 Société simple

communautés hérédi-

taires)

Indépendants 01 Entreprise individuelle

3201 Les types d’entreprise suivants sont pertinents pour le sys-

tème IDE.

Type d’entreprise Service IDE Remar-

prioritaire ques

Personnes morales RC 1)

 Associations RC/CC 4)

Sociétés de personnes RC - Succursales inscrites au registre du RC - commerce

Sociétés simples (y c. communautés CC 2)

héréditaires)

Indépendants :

 entreprise individuelle RC/CC 5)

19

 titulaire d’une société simple

 titulaire d’une société en nom col- CC 2)

lectif ou en commandite inscrit dans

le MedReg ou dans un registre des Reg 3)

avocats ou notaires

Remarques

1) Font exception les associations (09) qui, sous certaines condi-

tions, n’ont pas besoin d’être inscrites au registre du commerce. Les caisses de compensation AVS sont les services IDE prioritaires dans ce cas.

2) Il est possible que certaines entités IDE (indépendants ou

communautés héréditaires) inscrites au registre du commerce aient déjà un IDE. Le registre du commerce est alors le service IDE compétent pour ces entités.

3 « Reg » désigne le registre professionnel correspondant (avo-

cats, notaires, médecins ou agriculteurs).

4 Les associations doivent être annoncées au registre IDE pour

autant qu’ils sont inscrits au registre des affiliés d’une caisse de compensation AVS.

5 Un IDE demandé par le RC n’est pas contraignant pour une

caisse de compensation AVS tant que le statut d’indépendant n’est pas clarifié. S’il s’avère que le statut d’indépendant est confirmé, l’IDE du RC doit alors être utilisé.

3202 Les titulaires d’une société en nom collectif ou en comman-

dite ne reçoivent pas d’IDE s’ils ne sont pas inscrits dans le MedReg ou dans un registre des avocats ou des notaires. Ils peuvent cependant être identifiés avec l’IDE de la société.

20

3301 Les entités suivantes, similaires à des entreprises et sou-

mises à cotisations, ne sont pas pertinentes pour le registre IDE :

 Personnes employant du personnel de maison

 Propriétaires de biens fonciers

 Salariés dont l’employeur n’est pas tenu de cotiser

 Entreprises étrangères (sauf Liechtenstein)

 Personnes non actives

 Toutes les autres formes juridiques non citées dans les chapitres 3.1 et 3.2

gistre IDE

4.1 Généralités

4101 Pour actualiser le registre IDE, les caisses de compensation

AVS doivent annoncer les caractères clés et additionnels conformément aux documents de spécification [11] de l’OFS (exploitant du système IDE). Dans l’annonce, la description d’activité(s) doit être faite de manière à permettre un codage précis du NOGA par l’OFS (obligatoire dès le 1^erjanvier 2024). Pour le reste, les caisses de compensation ont les droits et les obligations prévus dans la LIDE [3] et l’OIDE [4].

4102 Pour éviter les doublons, le service IDE doit vérifier avant

toute nouvelle annonce au registre IDE, si l’entité IDE n’est pas déjà enregistrée dans le registre IDE.

21

4201 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que

service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer immédiatement au registre IDE toute nouvelle inscription d’une entité IDE à son registre des affiliés.

4202 Une nouvelle entité créée dans le registre IDE se verra attri-

buer un IDE avec un statut provisoire. Cet IDE provisoire ne peut être utilisé que lorsque le statut devient « Définitif ».

4203 Une entité IDE dont le service IDE prioritaire est exclusive-

ment le registre du commerce (cf. chapitre 3.2), doit déjà être enregistrée dans le registre IDE pour pouvoir être inscrite dans le registre des affiliés d’une caisse de compensation AVS.

4301 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que

service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer au registre IDE toute mutation d’un caractère clé ou additionnel d’une entité IDE. L’annonce doit être faite même si la caisse de compensation AVS n’est pas le service IDE prioritaire de l’entité IDE.

4302 Après l’annonce d’une mutation au registre IDE, l’entité pren-

dra le statut « En mutation ». La mutation est validée dès que le statut « Actif » est confirmé par le registre IDE.

4401 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que

service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer immédiatement au registre IDE toute entité IDE à radier (pour cause de liquidation, cessation d’activité, fusion ou si un indépendant devient non actif).

22

4402 Après l’annonce d’une radiation, le statut de l’entité devient

« En mutation ». La radiation est validée dès que le statut de l’entité « Radiée » est confirmé par le registre IDE.

4403 Lorsqu’une entité IDE change de caisse de compensation,

elle ne cesse pas son activité économique. L’ancienne caisse ne doit donc pas faire d’annonce de radiation dans ce cas, mais un désenregistrement (cf. chap. 4.7).

4501 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que

service IDE, la caisse de compensation est tenue de réactiver une entité IDE radiée qui aurait repris son activité économique (y.c. une personne non active qui reprendrait une activité indépendante). La réactivation annule la radiation et l’entité IDE demeure. Une entité IDE pour laquelle le service prioritaire est le registre du commerce (conformément au chapitre 3.2), ne peut pas être réactivée.

4502 Après l’annonce d’une réactivation au registre IDE, le statut

de l’entité devient « En réactivation ». La réactivation est validée dès que le statut de l’entité « Actif » est confirmé par le registre IDE.

4601 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que

service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer dans le registre IDE l’affiliation d’une entité IDE déjà inscrite dans le registre IDE (enregistrement actif). Lors de l’enregistrement, aucune nouvelle IDE n’est attribuée. Un enregistrement peut par exemple avoir lieu lors d’une inscription pour une entité du registre du commerce ou lors d’un changement de caisse. Par l’enregistrement, le service IDE s’annonce dans le registre IDE comme le service compétent pour l’entité IDE en question. Si aucun autre service IDE de niveau hiérarchique A ou B n’est encore enregistré pour une entité (cf.

23

chapitre 2.3.3), la caisse de compensation AVS devient le service IDE prioritaire pour cette entité.

4602 Lorsqu’une entité IDE, qui n’est pas tenue par un service IDE

avec un niveau hiérarchique A ou B (cf. chapitre 2.3.3), est gérée par plus d’une caisse de compensation AVS, la caisse de compensation AVS qui s’est enregistrée en dernier pour cette entité IDE devient le service IDE prioritaire.

4701 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que

service IDE, la caisse de compensation doit annoncer au registre IDE le départ (changement de caisse ou de canton)

d’une entité IDE.

4702 Jusqu’à ce que le nouveau service IDE prioritaire annonce

l’arrivée d’une entité IDE, le service qui a procédé à l’annonce de départ reste prioritaire pour cette entité.

5101 Si une entité IDE change de caisse, l’enregistrement (cf. cha-

pitre 4.6) doit être annoncé en fonction de la date d’entrée dans la nouvelle caisse.

5102 En cas de dissolution de l’entité IDE entre l’annonce du chan-

gement de caisse et l’affiliation auprès d’une nouvelle caisse, la première caisse est responsable de la radiation de l’entité (cf. chapitre 4.4).

24

6101 En cas de changement de forme juridique, le registre IDE suit

les dispositions applicables au registre du commerce (CO [7], ORC [8] et LFus [9]).

6102 Les changements de forme juridique pertinents pour les

caisses de compensation AVS sont mentionnés à l’annexe A.

7001 Les présentes directives entrent en vigueur le 1^erjanvier

2015.

25

*¹(communauté héréditairet) (entreprise)

34 Corporation de droit public pas inscrit au registre du commerce

12 Etablissement étranger qui n'est registre du commerce

11 Etablissement étranger inscrit au

10 Fondation

9 Association

8 Société coopérative (Sàrl)

7 Société à responsabilité limitée

6 Société anonyme

5 Société en commandite par actions

4 Société en commandite

3 Société en nom collectif

2 Société simple

1 Entreprise individuelle

26