AHV/EL Mitteilung Nr. 244 vom 01.05.2009

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Eidgenössisches Departement des Innern EDI

Bundesamt für Sozialversicherungen BSV

Geschäftsfeld Alters- und Hinterlassenenvorsorge

1. Mai 2009

Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL-Durchführungsstellen Nr. 244

Migration des zentralen Versichertenregisters NRA zum NRA/UPI Kommunikationsmassnahmen (Registerharmonisierung) Ergebnisse aus der Taskforce NRA/UPI und der Technischen Kommission

Seit dem 15. Januar 2009 (Ablieferung der Daten der betroffenen Register des Bundes und der Kantone) läuft bei der ZAS im Rahmen des Projekts Registerharmonisierung das Zusammenführen der Informationen aus diesen Registern. Seit diesem Datum können die Durchführungsstellen AHV/IV

u. a. keine Korrekturen resp. Änderungen von Namen mehr vornehmen und andererseits stehen die aktualisierten Daten erst ab dem 15. Mai zur Verfügung. Dies führt bei verschiedenen Durchführungsstellen zu Engpässen und Reaktionen von Versicherten.

Ein grosser Teil dieser Reaktionen rührt daher, dass neu die offiziellen Schreibweisen z. B. des Zivilstandsregisters verwendet werden. Um dies den Versicherten mitzuteilen, können die Textbausteine für den Versand der Versicherungsausweise mit folgendem Satz ergänzt respektive korrigiert werden (siehe auch beiliegendes Dokument „Textbausteine“, gelb markierter Teil):

„Abweichungen von den bisherigen Namensschreibweisen können auftreten, weil die AHV/IV neu die offiziellen Daten des jeweils massgebenden Zivilstands- resp. Ausländerregisters und in Ausnahmefällen die Informationen eines gültigen Identitätsnachweises verwendet.“

„Bei Unstimmigkeiten oder Ausweisverlust wenden Sie sich bitte umgehend an uns.“

„Comme l’AVS/AI utilise désormais les données officielles telles qu’elles figurent dans l’état civil ou le registre des étrangers ou, exceptionnellement, tire ces informations d’une pièce d’identité valable, il se peut que l’orthographe du nom diffère par rapport à celle figurant sur le certificat précédent.“

„Nous vous remercions de nous signaler sans délai toutes erreurs ou la perte éventuelle de ce document.“

„Poiché l’AVS/AI utilizza ora i dati ufficiali contenuti nel relativo registro di stato civile o degli stranieri e in casi eccezionali le informazioni fornite da un documento d’identità valido, non si possono escludere differenze rispetto alla grafia dei nomi usata finora.“

„È invitato/a ad annunciare immediatamente ogni errore o lo smarrimento del certificato.“

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Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL-Durchführungsstellen Nr. 244

Im Weitern wird den Durchführungsstellen ein Informationsschreiben, welches primär an die Arbeitgeber adressiert ist, zur Verfügung gestellt. Dieses kann adressatengerecht angepasst und versandt werden (Siehe Beilage „Information der Arbeitgeber und Versicherten“, vorderhand in Deutsch,

Versionen französisch und italienisch folgen).

Bis Ende Mai erarbeitet das Projekt Registerharmonisierung einen Prozess, wie künftig der gegenseitige Korrekturmodus zwischen den einzelnen betroffenen Registern (AHV, Zivilstands- und Ausländerregister) ablaufen soll.

Unter folgenden Links stehen den Durchführungsstellen zusätzliche Informationen über die Namensschreibweisen zur Verfügung:

Merkblatt über die Namensführung bei Heirat (Stand: 01.01.2000)

Allianzname

Beilagen

Textbausteine

Information der Arbeitgeber und Versicherten

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Textbausteine für

Versicherungsausweis und Versicherungsnachweis

Textbausteine für Versicherungsausweis

und Versicherungsnachweis

Autor: BSV

Version: 2.0

Status: in Bearbeitung, vorgelegt, akzeptiert

Datum: 30. April 2009

Verteiler: Durchführungsstellen der AHV/IV

Änderungsnachweis Version Datum Beschreibung der Ergänzung oder Änderung

2.0 30.4.2009 Ergänzung der NNSS-Vorlage aufgrund der Registerharmonisierung

HH Seite 1 30.04.2009

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Textbausteine für

Versicherungsausweis und Versicherungsnachweis

1. Einführung

1.1. Zweck des Dokumentes

Dieses Dokument enthält die vorgeschriebenen Textbausteine für den Druck der Versicherungsausweise (VA) und Versicherungsnachweise (VN). Diese Textdefinitionen sind unverändert von allen Durchführungsstellen sowohl bei den Initialauslieferungen als auch bei den ordentlichen laufenden VA-Lieferungen zu benutzen.

Die Textbausteine sind 3-sprachig deutsch, französisch und italienisch für die drei Landessprachen der Schweiz definiert. Empfehlenswert ist die Verwendung der entsprechenden Sprachversion abhängig vom Sprachcode des Versicherten, respektive des Mitglieds.

1.2. Versicherungsausweis und Trägerblatt

Der Versicherungsausweis ist auf einem A4-Trägerblatt enthalten. Das ganze Formular kann als Einheit mit einem handelsüblichen Drucker bedruckt werden.

Das Layout des Versicherungsausweises ist fest vorgegeben; alle Durchführungsstellen haben das identische Formular und Druck-Layout zu verwenden. Der Versicherungsausweis und das Trägerblatt sollen darauf hinweisen, dass es sich um ein Dokument der schweizerischen AHV/IV handelt; die ausstellende Ausgleichskasse steht dabei im Hintergrund.

Das Layout besteht aus mehreren Druckbereichen:

• Kopfbereich mit Adressen der absendenden Ausgleichskasse und des Empfängers, sowie Datum.

• Fixer Brieftext – Auswahl aus den folgenden Texten aufgrund des entsprechenden MZR-Codes; die Anredeformel kann frei gewählt werden.

• Grussformel kann frei gewählt werden.

• Versichertendaten auf dem eigentlichen Versicherungsausweis: Name, Vorname, Geburtsdatum, 13-stellige Versichertennummer

• Schriftart und Schriftgrösse werden in der Wegleitung VA/IK vorgeschrieben.

1.3. Der Versicherungsnachweis

Der Versicherungsnachweis ist ein Dokument der Ausgleichskassen. Diese sind weitgehend frei, das Layout des VN selber zu bestimmen. Obligatorisch sind die folgenden Elemente:

• AHV-Logo, mindestens Grösse 4, mehrsprachig, 2-farbig oder schwarz-weiss

• Angabe der Webadresse auf deutsch und französische/italienisch

• Textinhalt (mit fest vorgegebenen Textelementen) in der entsprechenden Sprache des Versicherten/des Mitglieds.

Die Wegleitung VA/IK enthält Beispiele von Layouts für den Versicherungsnachweis.

HH Seite 2 30.04.2009

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Textbausteine für

Versicherungsausweis und Versicherungsnachweis

1.4. Die Texte auf dem Versicherungsausweis

Die Erklärungen zu den Datenfeldern (untenstehende schwarze Texte Name, Vorname, Geburtsdatum, Versichertennummer) auf dem Versicherungsausweis sind als Textbausteine vorgeschrieben. Sie lauten folgendermassen:

MUSTER

Name / Nom / Cognome / Num / Name

HANS

Vorname / Prénom / Nome / Prenum / First Name

TT.MM.JJJJ

Geburtsdatum / Date de naissance / Data di nascta / Data da naschientscha / Date of birth

752.1234.5678.90

Versichertennr. / N° d'assuré / N° d'assicurato / Nr dal segirà / Insurance Number

Schriftformat und die Schriftgrösse sind in der Wegleitung VA/IK definiert.

HH Seite 3 30.04.2009

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Ausstellung neuer Versichertenausweise

Musterdokument für die Durchführungsstellen: Information für die Arbeitgeber und Versicherten

Neue Namensschreibweisen auf den AHV-Versicherungsausweisen

Mit dem Registerharmonisierungsgesetz ist die neue, 13-stellige AHV-Versichertennummer zum wichtigsten Personenidentifikator in den Registern des Bundes sowie der kantonalen und kommunalen Einwohnerregister geworden.

Als Folge dieser Registerharmonisierung wurden die gesetzlichen Grundlagen dahingehend geändert, dass die AHV/IV die offiziellen Namensschreibweisen des jeweils massgebenden Registers verwenden muss.

Die Harmonisierung dieser Register mit dem Versichertenregister der AHV läuft seit Beginn des Jahres 2009. Nach dem für Ende Juni 2009 geplanten definitiven Abschluss des Abgleiches entsprechen die Informationen der AHV denjenigen in den offiziellen Registern und werden in der Folge auch so auf dem Versicherungsausweis aufgedruckt. Dadurch können sich zwischen der bisherigen Schreibweise des Namens in der AHV/IV und der neuen Schreibweise Differenzen ergeben. Es handelt sich dabei nicht um einen Fehler. Wichtig ist, dass die neue AHV-Versichertennummer als zentrales Identifikationskriterium identisch ist.

Die möglichen Gründe für die verwendete Namensschreibweise sind die folgenden:

1. Der Name wurde aus dem Zivilstandsregister übernommen: Dies ist der Fall, wenn die Namensschreibweise aus dem Familienbüchlein verwendet wird. Zu beachten ist, dass das zentrale Zivilstandsregister seit 2004 in Betrieb ist und noch nicht alle Personen darin aufgenommen sind, respektive ihre Daten noch nicht übertragen worden sind.

2. Gilt für Personen ohne Schweizer Bürgerrecht: Der Name wurde aus dem Ausländerregister übernommen. Dies ist der Fall, wenn die Namensschreibweise der AHV/IV derjenigen auf dem Ausländerausweis entspricht.

3. Der Name wurde von der Einwohnerkontrolle übernommen: Dies ist der Fall, wenn die Namensschreibweise der AHV/IV derjenigen auf dem offiziellen Dokument der Einwohnerkontrolle entspricht (Schriftenempfangsschein, Niederlassungsbewilligung, usw.).

Im Weiteren sind die folgenden Punkte zu beachten:

• Die bisher gebräuchlichen Allianznamen (* siehe untenstehende Erklärung) werden zum Teil nicht mehr verwendet.

• Die Vornamen werden der offiziellen Reihenfolge entsprechend und vollständig aufgeführt (z. B. alt „MUELLER-MEIER, BRIGITTE“ neu: MUELLER, BRIGITTE CLAUDIA“).

• Die Felder „Name“ und „Vorname“ auf dem Versicherungsausweis sind auf eine definierte Anzahl Zeichen beschränkt. Eventuell notwendige Abkürzungen der Eintragungen sind keine Fehler und können auch nicht angepasst werden. Dies gilt auch für die Tatsache, dass die Eintragungen nur in Grossbuchstaben vorgenommen werden und daher (im Moment noch) kein Unterschied zwischen z. B. „Maeder“ und „Mäder“ gemacht werden kann. Beide Schreibweisen erscheinen auf dem Versicherungsausweis mit „MAEDER“.

(*) Eheleute können neben dem Familiennamen im Alltag beide auch den so genannten Allianznamen verwenden und

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Ausstellung neuer Versichertenausweise

ist er kein amtlicher Name und nicht im Zivilstandsregister verzeichnet. Er hat keine explizite formal-rechtliche Grundlage, sondern entspringt einem Gewohnheitsrecht und ist nur in der Schweiz bekannt.

Dagegen handelt es sich beim Doppelnamen (die Ehefrau kann ihren Namen voranstellen) um einen offiziellen Namen.

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Rilascio dei nuovi certificati d’assicurazione

Documento tipo per gli organi d’esecuzione: informazione destinata ai datori di lavoro e agli assicurati

Nuova grafia dei nomi sui certificati d’assicurazione AVS

Con la legge sull’armonizzazione dei registri, il nuovo numero AVS a 13 cifre è diventato il principale identificatore personale nei registri della Confederazione e nei registri degli abitanti cantonali e comunali.

In seguito all’armonizzazione dei registri le basi legali sono state modificate, in modo che l’AVS/AI fosse tenuta ad utilizzare la grafia dei nomi ufficiale del registro di riferimento.

L’armonizzazione tra i registri ufficiali di persone e il registro degli assicurati AVS ha preso il via all’inizio del 2009. Alla sua conclusione, prevista per la fine di giugno dello stesso anno, le informazioni dell’AVS - e dunque i dati stampati sul certificato d’assicurazione - corrisponderanno a quelle contenute nei registri ufficiali. È quindi possibile che la nuova grafia dei nomi sia diversa da quella finora utilizzata nell’AVS/AI. Se così fosse, sappiate che non si tratta di un errore. L’importante è che il nuovo numero d’assicurato AVS, principale parametro d’identificazione, sia identico.

La grafia utilizzata può avere origini diverse:

1. Il nome è stato ripreso dal registro di stato civile: in questo caso la grafia utilizzata dall’AVS/AI corrisponderà a quella del libretto di famiglia. Occorre però tener presente che il registro centrale di stato civile, in funzione soltanto dal 2004, non contempla ancora tutte le persone cioè che non vi sono ancora stati riportati i dati di tutti.

2. Per le persone di cittadinanza straniera il nome è stato ripreso dal registro degli stranieri. In questo caso la grafia utilizzata dall’AVS/AI corrisponderà a quella riportata nel libretto degli stranieri.

3. Il nome è stato ripreso dal Controllo degli abitanti: in questo caso la grafia utilizzata dall’AVS/AI corrisponderà a quella riportata sul documento ufficiale del Controllo degli abitanti (ricevuta per documenti depositati, permesso di dimora ecc.).

Vanno inoltre considerati i punti seguenti:

• In parte i cognomi d’affinità (* vedi spiegazione qui sotto), finora usuali, non saranno più utilizzati.

• I nomi saranno elencati per intero seguendo l’ordine ufficiale (p. es., finora: ”MUELLER-MEIER, BRIGITTE“, d’ora in poi: “MUELLER, BRIGITTE CLAUDIA“).

• Sul certificato d’assicurazione, i campi „Cognome“ e „Nome“ hanno un numero limitato di caratteri. L’eventuale abbreviazione di nome o cognome non è dunque frutto di errore e non può essere modificata. Lo stesso vale per i nomi o cognomi che contengono un umlaut: poiché il certificato d’assicurazione prevede soltanto i caratteri maiuscoli, (per il momento) non si fa alcuna distinzione, p. es., tra “Maeder” e “Mäder”. Sul certificato d’assicurazione figurano entrambi come “MAEDER”.

(*) Nella vita quotidiana, entrambi i coniugi possono utilizzare, oltre al proprio cognome, il cosiddetto cognome d’affinità

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Rilascio dei nuovi certificati d’assicurazione

Il doppio cognome (la donna può scegliere di mettere il suo cognome davanti a quello del marito) è invece un cognome ufficiale.