Bulletin AVS/PC No 244 du 01.05.2009

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Département fédéral de l'intérieur DFI

Office fédéral des assurances sociales OFAS

Prévoyance vieillesse et survivants

1er mai 2009

Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No. 244

Migration du registre central des assurés NRA vers NRA/UPI Mesures de communication (harmonisation des registres) Résultats en provenance de la Taskforce NRA/UPI et de la Commission technique

Depuis le 15 janvier 2009 (réception des données de la part des registres concernés de la Confédération et des cantons), la CdC rassemble les informations en provenance desdits registres dans le cadre du projet d’harmonisation des registres. Depuis cette date, les organes d’exécution de l’AVS/AI ne peuvent plus apporter de corrections aux noms. Les données actualisées ne seront cependant à disposition qu’à partir du 15 mai. Ceci a pour conséquence que plusieurs organes d’exécution se trouvent dans une impasse provoquant des réactions de la part des assurés.

Une grande partie de ces réactions proviennent du fait que des données officielles, par exemple en provenance du registre d’Etat civil, sont à présent utilisées. Afin de communiquer ceci aux assurés, les éléments de texte pour l’envoi du certificat d’assurance peuvent être complétés respectivement corrigés par la phrase suivante (voir aussi document annexé «éléments de texte» partie surlignée en jaune ):

„Abweichungen von den bisherigen Namensschreibweisen können auftreten, weil die AHV/IV neu die offiziellen Daten des jeweils massgebenden Zivilstands- resp. Ausländerregisters und in Ausnahmefällen die Informationen eines gültigen Identitätsnachweises verwendet.“

„Bei Unstimmigkeiten oder Ausweisverlust wenden Sie sich bitte umgehend an uns.“

„Comme l’AVS/AI utilise désormais les données officielles telles qu’elles figurent dans l’état civil ou le registre des étrangers ou, exceptionnellement, tire ces informations d’une pièce d’identité valable, il se peut que l’orthographe du nom diffère par rapport à celle figurant sur le certificat précédent.“

„Nous vous remercions de nous signaler sans délai toutes erreurs ou la perte éventuelle de ce document.“

„Poiché l’AVS/AI utilizza ora i dati ufficiali contenuti nel relativo registro di stato civile o degli stranieri e in casi eccezionali le informazioni fornite da un documento d’identità valido, non si possono escludere differenze rispetto alla grafia dei nomi usata finora.“

„È invitato/a ad annunciare immediatamente ogni errore o lo smarrimento del certificato.“

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Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No. 244

Une circulaire d’information, principalement destinée aux employeurs, sera mise à disposition des organes d’exécution. Celle-ci pourra être adaptée en fonction du destinataire (voir annexe „Information aux employeurs et aux assurés“ pour le moment en allemand ; les versions française et italienne suivent).

D’ici à la fin du mois de mai, les organismes en charge de l’harmonisation des registres auront conçu un processus décrivant le fonctionnement futur du mode réciproque de correction des registres concernés (AVS, Etat civil, Registre des étrangers).

Des informations complémentaires concernant la manière d’écrire les noms sont à la disposition des organes d’exécution à l’adresse suivante :

Mémento sur le nom porté après le mariage (Etat: 01.01.2000)

Nom d’alliance

Annexes :

Eléments de texte

Information aux employeurs et aux assurés

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Textes-types pour

le certificat d’assurance et l’attestation d’assurance

Textes-types pour le certificat d’assurance

et pour l’attestation d’assurance

Auteur : OFAS

Version : 2.0

Statut : en préparation, soumis pour avis, accepté

Date : 30 avril 2009

Distribution : organes d’éxécution

Suivi des modifications Version Date Complément ou modification

2.0 30.4.2009 En complément au document NNSS dans le cadre du projet harmonisation des registres

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Textes-types pour

le certificat d’assurance et l’attestation d’assurance

1. Introduction

1.1. Objet du document

Ce document contient les textes-types prescrits pour l’impression des certificats d’assurance et des attestations d’assurance. Ces textes seront utilisés par tous les organes d’exécution sans modification, aussi bien quand ils délivreront pour la première fois les certificats d’assurance que lorsqu’ils les remettront par la suite.

Les textes-types sont en allemand, français et italien, à l’intention des trois régions linguistiques de la Suisse. Il est recommandé d’utiliser la version correspondant à la langue que parle l’assuré ou l’employeur affilié à la caisse de compensation.

1.2. Certificat d’assurance

Le certificat d’assurance est integré sur une feuille A4. Le formulaire peut être imprimé comme tel sur une imprimante ordinaire.

Le modèle du certificat d’assurance est prédéfini et tous les organes d’exécution doivent utiliser le même formulaire et la même maquette d’impression. Le certificat d’assurance et la feuille de support indiquent qu’il s’agit d’un document de l’assurance-vieillesse et survivants suisse et la caisse de compensation qui les délivre figure en arrière-fond.

La maquette est constituée de plusieurs éléments à imprimer :

• l’en-tête, avec l’adresse de la caisse de compensation qui l’émet, celle du destinataire et la date,

• le corps du texte, sélectionné parmi les textes ci-dessous en fonction du code ARC, la caisse de compensation ayant tout loisir de choisir la formule d’adresse,

• la formule de salutation est laissée au choix de la caisse, et

• les données de la personne assurée, devont figurer sur le certificat d’assurance proprement dit sont les suivantes : nom, prénom, date de naissances, numéro d’assuré.

• Le format et la grandeur d’écriture sont définis dans les directives CA/CI.

1.3. L’attestation d’assurance

L’attestation d’assurance est un document de la caisse de compensation. Celle-ci a donc tout loisir d’en déterminer la maquette. Devront y figurer les éléments suivants :

• le logo AVS, taille 4 au minimum, plurilingue, en deux couleurs ou noir-blanc,

• l’adresse Internet en allemand et en français ou en italien,

• le corps du texte, avec les éléments prescrits ci-dessous, dans la langue que parle le destinataire, assuré ou affilié.

Les directives CA/CI contiennent des exemples de maquette pour l’attestation d’assurance.

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Textes-types pour

le certificat d’assurance et l’attestation d’assurance

1.4. Les textes sur le certificat d’assurance

Les explications sur les champs de données (ci-dessous les textes en noir nom, prénom, date de naissance, numéro d’assuré) figurant sur le certificat d’assurance sont prédéfinies comme texte-type. Elles se présentent comme suit :

MUSTER

Name / Nom / Cognome / Num / Name

HANS

Vorname / Prénom / Nome / Prenum / First Name

TT.MM.JJJJ

Geburtsdatum / Date de naissance / Data di nascta / Data da naschientscha / Date of birth

752.1234.5678.90

Versichertennr. / N° d'assuré / № d'assicurato / Nr dal segirà / Insurance Number

Le format et la grandeur d’écriture sont définis dans les directives CA/CI.

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Emission des nouveaux certificats d’assurance

Document type pour les organes d’exécution : information aux employeurs et aux assurés

Nouvelle orthographe du nom sur les certificats d’assurance AVS

Avec la loi sur l’harmonisation des registres, le nouveau numéro d’assuré AVS à 13 chiffres est devenu l’identifiant personnel le plus important dans les registres de la Confédération, ainsi que dans les registres cantonaux et communaux des habitants.

Cette harmonisation entraîne une modification des bases légales en ceci que l’AVS/AI est tenue d’utiliser pour les noms la graphie officielle figurant sur le registre déterminant.

L’harmonisation entre le registre des assurés de l’AVS et les registres en question est en cours depuis le début de l’année et doit s’achever fin juin 2009. Dès lors, les informations de l’AVS correspondront à celles des registres officiels et seront inscrites de la même façon sur le certificat d’assurance. Il peut s’ensuivre des différences entre la nouvelle graphie et celle utilisée jusque-là dans l’AVS/AI. Il ne s’agit pas là d’une erreur. L’important est que le nouveau numéro d’assuré AVS, critère essentiel d’identification, soit identique.

Les raisons de la graphie utilisée peuvent être les suivantes :

1. Le nom a été repris du registre de l’état civil : c’est le cas lorsque la graphie utilisée est celle du livret de famille. A noter que le registre central de l’état civil n’est en fonction que depuis 2004 et que toutes les personnes n’y figurent pas encore, ou leurs données n’y ont pas encore été reportées.

2. Pour les personnes qui ne sont pas de nationalité suisse : le nom a été repris du registre des étrangers. C’est le cas lorsque la graphie de l’AVS/AI correspond à celle du titre de séjour.

3. Le nom a été repris du Contrôle des habitants : c’est le cas lorsque la graphie de l’AVS/AI correspond à celle du document officiel de ce service (récépissé de dépôt de papiers, autorisation d’établissement, etc.).

Il faut en outre tenir compte des points suivants :

• Les noms d’alliance (*) usuels jusqu’ici ne seront normalement plus utilisés.

• Les prénoms correspondront à l’ordre officiel et seront inscrits intégralement (p. ex. ancien : « MUELLER-MEIER, BRIGITTE » ; nouveau : « MUELLER, BRIGITTE CLAUDIA »).

• Les champs « Nom » et « Prénom » du certificat d’assurance sont limités à un nombre fixe de signes. Il se peut que des inscriptions doivent être abrégées en conséquence ; il ne s’agit alors pas d’une erreur et une correction n’est pas possible dans ce cas. Il en va de même pour les noms comprenant un umlaut : comme les noms sont inscrits en capitales uniquement, il n’est (pour l’instant) fait aucune différence entre, par exemple, « Maeder » et « Mäder » ; tous deux figurent sur le certificat d’assurance comme « MAEDER ».

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Rilascio dei nuovi certificati d’assicurazione

Documento tipo per gli organi d’esecuzione: informazione destinata ai datori di lavoro e agli assicurati

Nuova grafia dei nomi sui certificati d’assicurazione AVS

Con la legge sull’armonizzazione dei registri, il nuovo numero AVS a 13 cifre è diventato il principale identificatore personale nei registri della Confederazione e nei registri degli abitanti cantonali e comunali.

In seguito all’armonizzazione dei registri le basi legali sono state modificate, in modo che l’AVS/AI fosse tenuta ad utilizzare la grafia dei nomi ufficiale del registro di riferimento.

L’armonizzazione tra i registri ufficiali di persone e il registro degli assicurati AVS ha preso il via all’inizio del 2009. Alla sua conclusione, prevista per la fine di giugno dello stesso anno, le informazioni dell’AVS - e dunque i dati stampati sul certificato d’assicurazione - corrisponderanno a quelle contenute nei registri ufficiali. È quindi possibile che la nuova grafia dei nomi sia diversa da quella finora utilizzata nell’AVS/AI. Se così fosse, sappiate che non si tratta di un errore. L’importante è che il nuovo numero d’assicurato AVS, principale parametro d’identificazione, sia identico.

La grafia utilizzata può avere origini diverse:

1. Il nome è stato ripreso dal registro di stato civile: in questo caso la grafia utilizzata dall’AVS/AI corrisponderà a quella del libretto di famiglia. Occorre però tener presente che il registro centrale di stato civile, in funzione soltanto dal 2004, non contempla ancora tutte le persone cioè che non vi sono ancora stati riportati i dati di tutti.

2. Per le persone di cittadinanza straniera il nome è stato ripreso dal registro degli stranieri. In questo caso la grafia utilizzata dall’AVS/AI corrisponderà a quella riportata nel libretto degli stranieri.

3. Il nome è stato ripreso dal Controllo degli abitanti: in questo caso la grafia utilizzata dall’AVS/AI corrisponderà a quella riportata sul documento ufficiale del Controllo degli abitanti (ricevuta per documenti depositati, permesso di dimora ecc.).

Vanno inoltre considerati i punti seguenti:

• In parte i cognomi d’affinità (* vedi spiegazione qui sotto), finora usuali, non saranno più utilizzati.

• I nomi saranno elencati per intero seguendo l’ordine ufficiale (p. es., finora: ”MUELLER-MEIER, BRIGITTE“, d’ora in poi: “MUELLER, BRIGITTE CLAUDIA“).

• Sul certificato d’assicurazione, i campi „Cognome“ e „Nome“ hanno un numero limitato di caratteri. L’eventuale abbreviazione di nome o cognome non è dunque frutto di errore e non può essere modificata. Lo stesso vale per i nomi o cognomi che contengono un umlaut: poiché il certificato d’assicurazione prevede soltanto i caratteri maiuscoli, (per il momento) non si fa alcuna distinzione, p. es., tra “Maeder” e “Mäder”. Sul certificato d’assicurazione figurano entrambi come “MAEDER”.

(*) Nella vita quotidiana, entrambi i coniugi possono utilizzare, oltre al proprio cognome, il cosiddetto cognome d’affinità

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Rilascio dei nuovi certificati d’assicurazione

Il doppio cognome (la donna può scegliere di mettere il suo cognome davanti a quello del marito) è invece un cognome ufficiale.