Direttive concernenti la gestione, la conservazione, l’archiviazione e la distruzione degli atti in ambito AVS/AI/IPG/PC/PT/AFam/AF (DGA)

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Direttive concernenti la gestione, la conserva-

zione, l’archiviazione e la distruzione degli atti in ambito AVS/AI/IPG/PC/PT/AFam/AF (DGA)

Valide dal 1° ottobre 2022

Stato: 1° ottobre 2022

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Premessa

La presente versione è una nuova edizione, che entra in vigore il 1° ottobre 2022 e sostituisce le Direttive sulla gestione degli atti nell’AVS/AI/IPG/PC/AF/AFam del 1° gennaio 2011. Rispetto all’ultima versione sono state inserite direttamente nelle direttive alcune utili precisazioni concernenti lo standard di attuazione di eAVS/AI. Questo standard non è dunque più parte integrante delle direttive. Il termine transitorio previsto all’articolo 18b capoverso 2 dell’ordinanza dell’11 settembre 2022 sulla parte generale del diritto delle assicurazioni sociali (OPGA) per l’attuazione della gestione degli atti di cui all’articolo 8 capoverso 2 OPGA scade il 30 settembre 2022.

Le presenti direttive vengono aggiornate nel contesto degli articoli 8 e seguenti OPGA. Inoltre, la possibilità di svolgere osservazioni per le assicurazioni sociali ha sollevato nuove questioni relative alla conservazione dei documenti.

Nelle presenti direttive si tiene anche conto della crescente digitalizzazione nelle assicurazioni sociali considerando la gestione degli atti in formato digitale quale regola e quella in formato cartaceo quale eccezione.

A seconda del formato in cui gli atti vengono gestiti (digitale o cartaceo), si pongono anche altre questioni concernenti la gestione, la conservazione e la distruzione degli atti. Di conseguenza, vengono ad esempio precisati i concetti di conservazione sistematica e di conservazione cronologica.

Pur riguardando in primo luogo gli atti cartacei, la giurisprudenza relativa alla numerazione delle pagine resta rilevante, in quanto gli incarti inerenti al settore delle assicurazioni sociali vanno ancora oggi trasmessi ai tribunali in formato cartaceo. Laddove possibile, vengono menzionati standard internazionali a titolo esemplificativo e ausiliario per l’attuazione, per esempio per la distruzione degli atti.

La struttura delle direttive viene adeguata conformemente a quella degli articoli 8 e seguenti OPGA. Le definizioni, i link, le abbreviazioni e la giurisprudenza vengono completati.

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1. Indice Abbreviazioni4
2. 1. Definizioni6
3. 2. Basi giuridiche e campo d’applicazione7
4. 2.1 Basi giuridiche7
5. 2.2 Campo d’applicazione personale e organizzativo8
6. 2.3 Campo d’applicazione materiale9
7. 3. Gestione (art. 8 OPGA)9
8. 4. Conservazione (art. 8a OPGA)10
9. 4.1 Conservazione sicura10
10. 4.2 Forma della conservazione10
11. 4.2.1 Principi10
12. 4.2.2. Eccezioni11
13. 4.2.3. Leggibilità e migrazione11
14. 4.3 Luogo della conservazione12
15. 4.4 Inizio e durata della conservazione13
16. 4.4.1 Inizio13
17. 4.4.2 Durata13
18. 5. Obbligo di offerta13
19. 6. Archiviazione14
20. 7. Distruzione15
21. 8. Entrata in vigore15

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Abbreviazioni

AF Assegni familiari nell’agricoltura

AFS Archivio federale svizzero

AI Assicurazione invalidità

art. articolo/i

AVS Assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti

CAF Cassa di compensazione per assegni familiari

cap. capitolo/i

CCONT Circolare sul contenzioso in ambito AVS, AI, IPG e PC CI Conto individuale

CO Codice delle obbligazioni (RS 220)

consid. considerando/i

cpv. capoverso/i

DTF Decisione del Tribunale federale svizzero, raccolta uffi-

ciale

IPG Indennità di perdita di guadagno

LAFam Legge federale del 24 marzo 2006 sugli assegni familiari

e sugli aiuti finanziari a organizzazioni familiari (Legge sugli assegni familiari; RS 836.2)

LAr Legge federale del 26 giugno 1998 sull’archiviazione

(Legge sull’archiviazione; RS 152.1)

LAVS Legge federale del 20 dicembre 1946 sull’assicurazione

per la vecchiaia e per i superstiti (RS 831.10)

lett. lettera/e

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LPD Legge federale del 19 giugno 1992 sulla protezione dei

dati (RS 235.1)

LPGA Legge federale del 6 ottobre 2000 sulla parte generale

del diritto delle assicurazioni sociali (RS 830.1)

LPTD Legge federale del 19 giugno 2020 sulle prestazioni tran-

sitorie per i disoccupati anziani (RS 837.2)

N. Numero/i marginale/i

OAVS Ordinanza del 31 ottobre 1947 sull’assicurazione per la

vecchiaia e per i superstiti (RS 831.101)

OLAr Ordinanza dell’8 settembre 1999 relativa alla legge fede-

rale sull’archiviazione (Ordinanza sull’archiviazione;

RS 152.11)

OPGA Ordinanza dell’11 settembre 2002 sulla parte generale

del diritto delle assicurazioni sociali (RS 830.11)

PC Prestazioni complementari all’AVS e all’AI

p. es. per esempio

PT Prestazioni transitorie per i disoccupati anziani

seg., segg. seguente, seguenti

Ufficio AI Ufficio dell’assicurazione invalidità

v. vedi

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1001 Atti: tutte le informazioni relative a un affare e rilevanti per

una decisione in merito¹, che sono state prodotte o ricevute nell’adempimento dei compiti dell’organo esecutivo.

1002 Informazioni: documenti e dati. Ne fanno parte anche tutti i

mezzi ausiliari e i dati complementari (p. es. metainformazioni, cronologia delle versioni precedenti) necessari alla comprensione e all’utilizzo di queste informazioni.

1003 Tra gli atti determinanti rientrano in particolare:

- decisioni;

- corrispondenze, pareri, rapporti, note, mezzi ausiliari rilevanti per le decisioni².

1004 La gestione degli atti comprende la costituzione degli atti, ^ex-1202 l’utilizzo dei documenti, la loro amministrazione nonché le

regole, i procedimenti e i mezzi necessari a tal fine. La gestione degli atti consente di elaborare gli affari e comprova l’attività dell’organo esecutivo.

1005 Conservazione: tenuta vera e propria dei dati da parte ^ex-1203 dell’organo esecutivo.

1006 Archiviazione: conservazione degli atti per un periodo inde-

terminato presso l’AFS o l’archivio cantonale competente.

1007 Distruzione: distruzione degli atti in formato digitale o ana-

logico.

1008 La migrazione è un procedimento volto a garantire la di^ex-1206 sponibilità degli atti sul lungo periodo. Essa garantisce l’uti-

lizzabilità degli atti anche in caso di cambiamento del contesto. Rientra nella migrazione per esempio anche la scansione di atti e la registrazione su supporti d’informazione elettronici.

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1009 Dati personali: tutte le informazioni relative a una persona

identificata o identificabile.

1010 Atti costitutivi: tutti gli atti originali firmati a mano che atte-

stano la fondazione degli organi esecutivi oppure l’ammissione o l’abbandono di associazioni fondatrici. Si tratta in particolare di:

- atti pubblici di accertamento;

- statuti;

- verbali degli organi decisionali (p. es. assemblee dei delegati, assemblee generali, associazioni fondatrici, adesione di nuove associazioni fondatrici);

- autorizzazioni, approvazioni e decisioni delle autorità di vigilanza;

- atti relativi alla garanzia secondo l’articolo 55 LAVS.

1011 Atti di organizzazione: in particolare gli originali firmati a

mano di:

- regolamenti delle casse;

- approvazioni e autorizzazioni delle autorità di vigilanza;

- atti concernenti il comitato direttivo della cassa, per esempio verbali, decisioni relative ai compiti di cui all’articolo 58 capoverso 4 LAVS.

2101 Le presenti direttive disciplinano la gestione, la conserva-

zione, l’archiviazione e la distruzione degli atti in ambito AVS, AI, IPG, PC, PT, AFam e AF.

2102 Si fondano sulle disposizioni dell’articolo 46 LPGA, degli

articoli 8 segg. OPGA e dell’articolo 156 capoverso 2 OAVS.

2103 Per quanto concerne la gestione, la conservazione e la di-

struzione degli atti in relazione con il materiale ottenuto in

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occasione di un’osservazione sono determinanti le disposizioni dell’articolo 43a capoverso 8 lettera b e capoverso 9 lettera b LPGA e degli articoli 8c e 9a capoverso 4 OPGA nonché le Direttive sull’osservazione nelle assicurazioni sociali (DOAS).

2104 Per gli atti relativi alla contabilità delle casse di compensa-

zione vanno inoltre osservate le Direttive per la contabilità ed il movimento di fondi delle casse di compensazione (DCMF).

2105 Per i conti individuali va tenuto conto anche delle Direttive

concernenti il certificato di assicurazione ed il conto individuale (D CA/CI).

2106 Per quanto concerne l’obbligo del segreto, per il tratta^ex-1102 mento degli atti sono determinanti le disposizioni dell’arti-

colo 33 LPGA e della Circolare sull’obbligo del segreto e sulla comunicazione dei dati nell’AVS/AI/IPG/PC/AF/AFam (COSCD).

2107 Per quanto concerne la consultazione degli atti (art. 47

LPGA) è determinante la COSCD.

2108 Sono fatte salve altre regole speciali concernenti l’obbligo ^ex-1103 di offerta degli atti agli archivi competenti e disposizioni

cantonali sulla gestione degli atti.

2201 Le presenti direttive si applicano agli organi esecutivi se^ex-1104 guenti:

- Ufficio centrale di compensazione, con la Cassa federale di compensazione e la Cassa svizzera di compensazione (art. 1 dell’ordinanza UCC del 3 dicembre 2008);

- casse di compensazione cantonali e loro agenzie;

- casse di compensazione professionali e loro agenzie;

- uffici AI;

- servizi PC cantonali e comunali nonché servizi PT;

- CAF secondo l’articolo 14 LAFam.

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2202 Se gli organi esecutivi delegano compiti a terzi, devono ^ex-1105 provvedere affinché questi ultimi rispettino le presenti diret-

tive.

2301 Nel campo d’applicazione materiale rientrano tutti gli atti

che possono essere determinanti per l’adempimento dei compiti degli organi esecutivi.

3001 Gli atti vanno gestiti in modo sistematico e cronologico.

3002 Una gestione degli atti sistematica deve rispettare sempre

criteri predefiniti, appropriati e conformi allo scopo, indipendentemente dalle modalità tecniche della sua attuazione. Deve permettere e garantire in ogni momento e in modo comprensibile la prova dell’attività amministrativa per quanto riguarda sia l’accertamento dei fatti che la procedura decisionale³.

3003 I documenti devono poter essere consultati nell’archivio si-

stematico in ordine cronologico.

3004 Ai fini della consultazione degli atti (articolo 47 LPGA) e

dell’inoltro ai tribunali e alle autorità, tutte le pagine dell’incarto vanno munite di un numero (numerazione delle pagine)⁴ e va allestito un indice degli atti.

3005 L’indice degli atti contiene un elenco in ordine cronologico

di tutti i dati registrati nell’ambito di una procedura. Per ogni documento messo agli atti occorre indicare un numero progressivo, il numero di pagine, la data di entrata, un numero

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d’identificazione e una breve descrizione del tipo di documento e/o del suo contenuto⁵.

4101 Gli atti vanno conservati in modo sicuro e al riparo da in-

flussi dannosi. Gli organi esecutivi dispongono di un dispositivo di sicurezza adeguato (v. p. es. ISO/IEC 27001).

4102 Per principio l’accesso agli atti deve essere garantito in

qualsiasi momento. I requisiti di disponibilità aumentano in funzione della criticità degli atti a livello operativo.

4103 Mediante misure di natura tecnica e organizzativa (p. es.

strategie per la gestione dell’accesso ai sistemi d’informazione e dispositivi di sicurezza per i locali) va garantito che gli atti siano protetti da accessi non autorizzati.

4104 Vanno previste misure che impediscano modifiche non do-

cumentate degli atti.

4211 Per principio gli atti vanno gestiti e conservati in formato di-

gitale. La conservazione in formato cartaceo costituisce l’eccezione.

4212 Per quanto riguarda la conversione di documenti cartacei ^ex-1306 in formato digitale, il documento originale deve poter es-

sere riprodotto fedelmente.

4213 In linea di massima, i documenti cartacei possono essere

distrutti dopo essere stati digitalizzati (v. cap. 7).

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4214 In caso di distruzione della firma originale dopo la scan-

sione, l’organo esecutivo rischia di non poter dimostrare l’autenticità del documento⁶. Si raccomanda pertanto di conservare in originale i documenti firmati a mano che devono essere firmati per legge o per motivi di prova.

4215 I documenti appartenenti a terzi (p. es. all’assicurato) e che

sono palesemente originali (p. es. carta d’identità, passaporto, certificati medici, diplomi) non vanno distrutti. Essi devono essere restituiti dopo la digitalizzazione.

4216 Tutte le modifiche apportate agli atti devono essere traccia-

bili.

4217 Gli atti più vecchi e quelli relativi a casi chiusi che sono di-

sponibili in formato cartaceo possono essere digitalizzati successivamente. Devono esserlo, se sono necessari nell’ambito di una consultazione degli atti (art. 47 LPGA) o di una procedura in corso.

4221 I conti annuali e i rapporti di revisione, muniti di firma,

vanno conservati su supporto cartaceo (v. art. 958f cpv. 2 e 14 CO).

4222 La conservazione dei libri e degli atti contabili è retta

dall’articolo 958f capoverso 3 CO.

4223 Gli atti costitutivi e di organizzazione vanno conservati in

formato originale.

4231 L’organo esecutivo deve verificare regolarmente l’integrità

e la leggibilità dei supporti d’informazione e, se necessario, provvedere alla migrazione in formati di dati attuali.

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4232 In occasione della migrazione di atti in un altro formato o ^ex-1306 su un altro supporto d’informazione occorre garantire che

siano preservate la completezza, l’esattezza, la disponibilità e la leggibilità dei dati. La procedura di migrazione deve essere protocollata e il protocollo va conservato insieme agli atti.

4233 Deve essere disponibile una copia di sicurezza degli atti re-

golarmente aggiornata.

4301 Gli atti possono essere conservati presso gli organi esecu^ex-1501 tivi o in un altro luogo situato in Svizzera idoneo al tipo e

alla durata di conservazione. Un luogo è idoneo se è conforme allo scopo, ben accessibile e sufficientemente sicuro ai sensi del capitolo 4.1.

4302 Se gli atti sono conservati al di fuori degli organi esecutivi ^ex-1502 (p. es. presso un’azienda di servizi esterna), i terzi interes-

sati sono tenuti per contratto a rispettare le disposizioni concernenti l’obbligo del segreto, la protezione dei dati e la conservazione conforme al diritto (tenendo conto anche di quanto previsto nel cap. 4.1) e a consentire la consultazione entro un termine adeguato.

4303 Per i dati personali va garantita la protezione dei dati se-

condo la LPD e le prescrizioni cantonali vigenti e ci si deve assicurare che le autorità straniere non vi abbiano accesso.

4304 La responsabilità per il rispetto delle disposizioni concer-

nenti la conservazione conforme al diritto, l’obbligo del segreto e la protezione dei dati incombe in ogni caso all’organo esecutivo.

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4411 Per il calcolo della durata della conservazione degli atti, ^ex-1601 l’inizio è definito come segue:

- in generale, alla fine dell’anno civile in cui gli atti sono stati prodotti o sono passati in giudicato;

- per gli atti in cui vengono effettuate continuamente registrazioni (p. es. conti contabili), alla fine dell’anno civile in cui è stata effettuata l’ultima registrazione;

- per gli atti relativi ai casi individuali di prestazioni in denaro o in natura, alla fine dell’anno civile in cui il diritto alle prestazioni si è estinto.

4421 Gli atti devono essere conservati in modo tale da poter es^ex-1602 sere distrutti dieci anni dopo l’estinzione del diritto alle pre-

stazioni, se è certo che non saranno più necessari per future prestazioni. Questo avviene al più tardi al compimento dell’età ipotetica di 150 anni da parte dell’assicurato.

4422 In deroga al N. 4421 si applicano le regole seguenti:

^ex-1603 - gli atti costitutivi e di organizzazione vanno conservati

illimitatamente;

- gli atti della contabilità vanno conservati in generale per dieci anni (art. 958f cpv. 1 CO).

5001 Dopo la scadenza della durata di conservazione va verifi-

cato se gli atti in questione siano soggetti all’obbligo di offerta a un archivio.

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6001 Gli organi esecutivi verificano regolarmente se i loro archivi ^ex-1701 e le loro memorie di dati contengano documenti da archi-

viare e li offrono per ripresa all’archivio competente.

6002 Conformemente all’articolo 6 LAr e all’articolo 4 OLAr,

dopo la scadenza della durata di conservazione gli organi esecutivi seguenti sono tenuti a offrire all’AFS di riprendere i loro atti:

- l’Ufficio centrale di compensazione;

- la Cassa svizzera di compensazione;

- la Cassa federale di compensazione;

- l’ufficio AI per gli assicurati residenti all’estero.

6003 Il valore archivistico degli atti è determinato insieme con

l’AFS (art. 7 cpv. 1 LAr).

6004 Conformemente alle disposizioni cantonali, dopo l’estin-

zione dell’obbligo di conservazione gli organi esecutivi seguenti sono tenuti a offrire all’archivio cantonale competente di riprendere i loro atti:

- le casse di compensazione cantonali;

- gli uffici AI;

- le CAF secondo l’articolo 14 lettere a e b LAFam.

6005 Il valore archivistico degli atti è determinato dall’archivio

cantonale competente.

6006 In seguito a una decisione di principio dell’AFS del 15 giu-

gno 2010, le casse di compensazione professionali e le CAF da esse gestite secondo l’articolo 14 lettera c LAFam sono esonerate fino a nuovo avviso dall’obbligo di offrire all’AFS i loro documenti non più necessari (allegato I).

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7001 Dopo la scadenza della durata di conservazione gli atti giu^ex-1802 dicati senza valore archivistico dall’archivio competente de-

vono per principio essere distrutti.

7002 La distruzione degli atti deve essere eseguita rispettando la ^ex-1803 riservatezza di tutte le informazioni ivi contenute.

7003 Si deve garantire che gli atti vengano distrutti o cancellati in ^ex-1804 modo definitivo secondo standard riconosciuti a livello in-

ternazionale (v. p. es. ISO/IEC 21964, prescrizioni della National security agency).

7004 Tutte le operazioni di cancellazione e di distruzione degli ^ex-1805 atti devono essere protocollate (quando, come e da chi

sono state effettuate).

7005 Se la distruzione viene effettuata da terzi, l’organo esecu-

tivo si assicura per contratto che le presenti direttive vengano rispettate.

8001 Le presenti direttive entrano in vigore il 1° ottobre 2022.

Con effetto dalla stessa data, le Direttive sulla gestione degli atti nell’AVS/AI/IPG/PC/AF/AFam del 1° gennaio 2011 sono abrogate.

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Allegato I Decisione di principio AFS (soltanto in tedesco)

DFI UFAS | Direttive concernenti la gestione, la conservazione, l’archiviazione e la distruzione degli atti in ambito AVS/AI/IPG/PC/PT/AFam/AF (DGA)

Valide dal 1° ottobre 2022 | Stato: 1° ottobre 2022 | 318.107.10

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DFI UFAS | Direttive concernenti la gestione, la conservazione, l’archiviazione e la distruzione degli atti in ambito AVS/AI/IPG/PC/PT/AFam/AF (DGA)

Valide dal 1° ottobre 2022 | Stato: 1° ottobre 2022 | 318.107.10