Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des documents dans les domaines AVS/AI/APG/PC/Ptra/AFamAgr/AFam (DGD) (valables dès : 1.10.2022

1

Directives sur la gestion, la conservation, l’ar-

chivage et la destruction des documents dans

les domaines AVS/AI/APG/PC/Ptra/AFa-

mAgr/AFam (DGD)

Valable à partir du 1^eroctobre 2022

État : 1er octobre 2022

2

Avant-propos

La présente version est une nouvelle édition qui entre en vigueur le 1^eroctobre 2022 et remplace les directives sur la gestion des dossiers dans les domaines AVS/AI/APG/PC/AfamAgr/Afam du 1^erjanvier 2011. Des précisions utiles du standard de mise en œuvre eAVS/AI par rapport à la dernière version ont été directement intégrées dans les directives. Ce standard ne fait donc plus partie des directives. Le délai transitoire (art. 18b, al. 2, OPGA) pour la mise en œuvre de la gestion des dossiers selon l'art. 8 al. 2 OPGA prendra fin le 30 septembre 2022.

Ces directives sont mises à jour dans le contexte de l’article 8 ss OPGA. De plus, la possibilité de réaliser des observations dans les assurances sociales a soulevé de nouvelles questions en terme de conservation des documents.

Ces directives tiennent également compte de la digitalisation croissante dans les assurances sociales en définissant que la gestion de documents au format digital est la règle et le format papier l'exception.

Selon que la gestion des dossiers se fait sous forme digitale ou papier, des questions concrètes se posent également concernant la gestion des documents, la conservation et la destruction. En conséquence, p. ex., les notions de conservation systématique et chronologique sont précisées.La jurisprudence concernant la pagination concerne en premier lieu les documents papier, mais reste pertinente, car les demandes adressées aux tribunaux dans le domaine des assurances sociales doivent encore aujourd'hui être faites sur papier.

Lorsque cela est possible, des normes internationales sont mentionnées à titre d'exemple et d'aide à la mise en œuvre, p. ex. pour la destruction de documents.

La structure des directives est adaptée aux art. 8 ss OPGA. Les définitions, les liens, les abréviations et la jurisprudence sont également complétés.

3

1. Table des matières Abréviations4
2. 1. Notions6
3. 2. Bases légales et champ d’application7
4. 2.1 Bases légales7
5. 2.2 Champ d’application personnel/organisationnel8
6. 2.3 Champ d’application matériel9
7. 3. Gestion (art. 8 OPGA)9
8. 4. Conservation (art. 8a OPGA)10
9. 4.1 Conservation sécurisée10
10. 4.2 Forme de la conservation11
11. 4.2.1 Principes11
12. 4.2.2 Exceptions12
13. 4.2.3 Lisibilité et migration12
14. 4.3 Lieu de conservation12
15. 4.4 Début et durée de la conservation13
16. 4.4.1 Début13
17. 4.4.2 Durée13
18. 5. Obligation de proposer les documents14
19. 6. Archivage14
20. 7. Destruction15
21. 8. Entrée en vigueur15
22. Annexe I Décision de principe AFS (seulement en allemand)16

4

Abréviations

AFamAgr Allocations familiales dans l’agriculture

AFS Archives fédérales suisses

AI Assurance-invalidité

APG Allocations pour perte de gain en cas de service et de

maternité

AVS Assurance-vieillesse et survivants

CAF Caisse de compensation pour allocations familiales CCONT Circulaire sur le contentieux dans l’AVS, l’AI, les APG et

les PC

ch. chiffre

CI Compte individuel

CO Code des obligations

LAFam Loi fédérale sur les allocations familiales

LAr Loi fédérale sur l’archivage

LAVS Loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants LPD Loi fédérale sur la protection des données

LPGA Loi fédérale sur la partie générale du droit des assu-

rances sociales

LPtra Loi fédérale sur les prestations transitoires pour les chô-

meurs âgés

Office AI Office de l’assurance-invalidité

OLAr Ordonnance relative à la loi fédérale sur l’archivage

5

OPGA Ordonnance sur la partie générale du droit des assurances sociales

PC Prestations complémentaires à l’AVS et à l’AI

Ptra Prestations transitoires pour chômeurs âgés

RAVS Règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants

DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des documents dans les domaines AVS/AI/APG/PC/Ptra/AFamAgr/AFam (DGD)

Valable à partir du 1er octobre 2022 | État : 1er octobre 2022 | 318.108.10

6

1001 On entend par document toute information importante pour

les affaires et pour la prise de décision¹, créée ou reçue lors de l’accomplissement d’une tâche de l’organe d’exécution.

1002 Ces informations sont des documents et des données.

Cette notion comprend aussi les ressources et données complémentaires (p. ex. méta-informations, données d’historique) nécessaires pour comprendre et utiliser ces informations.

1003 Font partie des documents déterminants, notamment :

- les décisions ;

- la correspondance, les avis, les rapports, les notes et les aides déterminants pour la prise de décision².

1004 La notion de gestion des documents regroupe la constitu^ex-1202 tion des documents, l’utilisation de documents, l’adminis-

tration ainsi que les règles, procédures et instruments nécessaires à celle-ci. La gestion des documents accompagne le traitement des affaires et atteste l’activité de l’organe d’exécution.

1005 On entend par conservation des documents le stockage ^ex-1203 des données proprement dit par l’organe d’exécution.

1006 On entend par archivage des documents leur conservation

illimitée par les AFS ou les archives cantonales compétentes.

1007 On entend par destruction des documents la destruction de

documents numériques ou physiques.

1008 On entend par migration la stratégie visant à garantir la dis^ex-1206 ponibilité à long terme des documents. Celle-ci assure que

les documents resteront utilisables, y compris en cas de

7

modification des conditions environnantes. La migration comprend également, par exemple, la numérisation de documents et la saisie sur des supports d’informations électroniques.

1009 On entend par données personnelles toutes les informa-

tions qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable.

1010 On entend par actes constitutifs, tous les documents origi-

naux signés à la main, qui attestent de la création des organes d’exécution ou qui documentent l’arrivée ou le départ des associations fondatrices. Il s’agit entre autres :

- des actes authentiques de constatation ;

- des statuts ;

- des procès-verbaux des instances qui prennent des décisions (p.ex. assemblées des délégués, assemblées générales, associations fondatrices, adhésion de nouvelles associations fondatrices) ;

- des autorisations, approbations et décisions des autorités de surveillance ;

- des documents relatifs aux sûretés selon l’art. 55 LAVS.

1011 On entend par documents relatifs à l’organisation, entre

autres originaux signés à la main :

- les règlements des caisses ;

- les approbations, autorisations des autorités de surveillance ;

- les documents concernant le comité de direction de la caisse, p. ex. procès-verbaux, décisions concernant les obligations selon l'art. 58, al. 4, LAVS.

2101 Les présentes directives règlent la gestion, la conservation,

l’archivage et la destruction des documents dans l’AVS, l’AI, les APG, les PC, les Ptra, les AFam et les AFamAgr.

8

2102 Elles se basent sur les dispositions des articles 46

LPGA, 8 ss OPGA et 156, al. 2, RAVS.

2103 La gestion, la conservation et la destruction des documents

en lien avec le matériel d’observation sont soumises aux dispositions des art. 43a, al. 8, let. b et al. 9, let. b, LPGA, des art. 8c et 9a, al. 4, OPGA, ainsi que des directives sur les observations effectuées pour les assurances sociales (DOAS).

2104 Pour le traitement des documents de comptabilité des

caisses de compensation il faut également tenir compte des directives sur la comptabilité et les mouvements de fonds des caisses de compensation (DCMF).

2105 Pour les comptes individuels, il faut également tenir

compte des directives concernant le certificat d’assurance et le compte individuel (D CA/CI)

2106 Pour l’obligation de garder le secret, le traitement des do^ex-1102 cuments est soumis aux dispositions de l’art. 33 LPGA et

de la circulaire sur l’obligation de garder le secret et sur la communication des données dans le domaine de

l’AVS/AI/APG/PC/AFA/AF (COGSC).

2107 Pour la consultation du dossier (art. 47 LPGA, les disposi-

tions applicables sont en principe celles de la circulaire sur l’obligation de garder le secret et sur la communication des données dans le domaine de

l’AVS/AI/APG/PC/AFA/AF(COGSC).

2108 Demeurent réservées les règles supplémentaires spéciales ^ex-1103 sur l’obligation de proposer les documents aux archives

compétentes et les dispositions des cantons relatives à la gestion des documents.

2201 Les présentes directives s’appliquent aux organes d’exécu^ex-1104 tion suivants :

9

- la Centrale de compensation avec la Caisse fédérale de compensation et la Caisse suisse de compensation (art. 1 de l’Ordonnance du DFF sur la Centrale de compensation );

- les caisses de compensation cantonales et leurs

agences ;

- les caisses de compensation professionnelles et leurs agences ;

- les offices AI ;

- les organes cantonaux et communaux des PC et les organes des Ptra ;

- les caisses de compensation pour allocations familiales visées à l’art. 14 LAFam.

2202 Si les organes d’exécution délèguent des tâches à des ^ex-1105 tiers, ils veillent à ce que ces derniers observent les pré-

sentes directives.

2301 Le champ d’application matériel comprend tous les docu-

ments pouvant être déterminants pour l’accomplissement des tâches des organes d’exécution³.

3001 Les documents sont gérés systématiquement et dans

l’ordre chronologique.

3002 Une gestion systématique des documents doit toujours se

dérouler selon des critères définis, appropriés et conformes aux objectifs poursuivis, et ce indépendamment de leur mise en œuvre technique. Elle doit en outre fournir et garantir à tout moment et de manière compréhensible l’attestation de l’activité administrative concernant non seulement

10

l’instruction des faits, mais aussi le processus de prise de décision⁴.

3003 Les documents doivent être consultables selon l’ordre

chronologique dans le système de classement systématique.

3004 Pour toute demande de consultation d’un dossier (art. 47

LPGA) ainsi que pour la transmission aux tribunaux et autorités, les pages du dossier doivent être entièrement numérotées (paginer) et un bordereau doit être créé⁵.

3005 Un bordereau contient une liste chronologique de toutes

les données saisies dans le cadre d’une procédure. Il consiste en un numéro de séquence, le nombre de pages de chaque document enregistré, la date de réception du document, un identificateur de document ainsi qu’une brève description du type de document et de son contenu⁶.

4101 Les documents sont conservés de manière sécurisée et

sont protégés contre toute cause d’endommagement. Les organes d’exécution disposent d’un dispositif de sécurité correspondant (cf. p.ex. ISO/IEC 27001).

4102 L’accès aux documents doit être garanti, en principe, en

tout temps. Les exigences de disponibilité sont d'autant plus élevées que les documents sont critiques pour l’exécution.

4103 Des mesures techniques et organisationnelles (p.ex. con-

cepts de contrôle d’accès aux systèmes d’information et

11

dispositif de sécurité pour les locaux) doivent être prises pour garantir que les documents sont protégés contre tout accès non autorisé.

4104 Des mesures doivent être prises pour éviter que des modi-

fications non répertoriées soient apportées aux documents.

4211 Les documents doivent en principe être gérés et conservés

au format numérique. La conservation sur papier est l’exception.

4212 Lors de la numérisation de documents papier, il faut pou^ex-1306 voir reproduire fidèlement le contenu de l’original.

4213 Les documents papier peuvent en principe être détruits

après leur numérisation (cf. chapitre 7).

4214 Si l'original de la signature est détruit après avoir été

scanné, l'organe d'exécution risque de ne pas pouvoir prouver l'authenticité du document⁷. Il est donc recommandé de conserver l'original des documents signés à la main qui doivent être signés en vertu de la loi ou pour des raisons de preuve.

4215 Les documents appartenant à un tiers (p. ex. à la personne

assurée) et qui sont manifestement des originaux (p.ex.

pièce d’identité, passeport, certificat médical, diplôme,

etc..) ne doivent pas être détruits. Ils seront restitués à la personne concernée après leur numérisation.

4216 Toute modification d’un document doit être traçable.

4217 Les anciens documents et les documents relatifs à des cas

clôturés, au format papier, peuvent être numérisés ultérieurement. Ceux qui sont nécessaires dans le cadre d’une

12

consultation du dossier (art. 47 LPGA) ou d’une procédure en cours doivent être numérisés.

4221 Le compte annuel et les rapports de révision doivent être

conservés par écrit et signés (cf. art. 958f, al. 2, CO et art. 14 CO).

4222 La conservation des livres de comptes et des documents

comptables est soumise à l’art. 958f, al. 3, CO.

4223 Les actes constitutifs et les documents relatifs à l’organisa-

tion doivent être conservés au format original.

4231 L’organe d’exécution est tenu de vérifier régulièrement l’in-

tégrité et la lisibilité des supports d’information, et si nécessaire, de migrer vers des formats de données actuels.

4232 Lors de la migration de documents dans un autre format ou ^ex-1306 sur un autre support, il faut s’assurer que l’opération se fait

en conservant l’intégralité du contenu et que celui-ci reste disponible et lisible. L’opération de migration doit faire l’objet d’un procès-verbal qui doit être conservé avec les documents.

4233 Une copie de sauvegarde des documents doit être dispo-

nible. Cette copie est régulièrement mise à jour.

4301 Les documents peuvent être conservés auprès des or^ex-1501 ganes d’exécution ou dans un autre lieu en Suisse, adapté

au type et à la durée de conservation. Un lieu est adapté, s’il est approprié, facilement accessible et suffisamment sûr au sens du chapitre 4.1.

4302 Si la conservation n’est pas assurée par les organes d’exé^ex-1502 cution (p. ex. si cette tâche est déléguée à une société de

13

services externe), ce tiers doit s’engager contractuellement au respect des règles concernant l’obligation de garder le secret, la protection des données et la conservation conforme au droit (en tenant compte également du chapitre 4.1.) ainsi que pour permettre la consultation dans un délai raisonnable.

4303 Pour les données personnelles, la protection des données

selon la LPD et les dispositions cantonales doit être garantie et il faut s'assurer que les autorités étrangères n'y ont pas accès.

4304 La responsabilité du respect des dispositions concernant la

conservation conforme au droit, l’obligation de garder le secret et la protection des données incombe dans tous les cas à l’organe d’exécution.

4411 Pour le calcul de la durée de conservation des documents, ^ex-1601 le début est défini de la manière suivante :

- En général, après écoulement de l’année calendaire au cours de laquelle les documents ont été créés ou ont acquis force de loi.

- Pour les documents dans lesquels les inscriptions sont permanentes (p. ex. livres de comptes), après échéance de l’année calendaire au cours de laquelle a été effectuée la dernière inscription.

- Pour les documents relatifs à des cas individuels de prestations en espèces ou en nature, après échéance de l’année calendaire au cours de laquelle le dernier droit aux prestations s’est éteint.

4421 Les documents sont conservés dix ans après l’extinction ^ex-1602 du dernier droit à une prestation, après quoi ils peuvent

être détruits s’il est certain qu’ils ne seront plus nécessaires pour des prestations octroyées ultérieurement. Cette

14

condition est remplie au plus tard lorsque la personne assurée atteint l'âge hypothétique de 150 ans.

4422 Les règles suivantes s’appliquent en dérogation au ch.

^ex-1603 4421 :

- Les actes constitutifs et les documents d’organisation sont conservés pour une durée illimitée.

- Les documents de comptabilité sont conservés dix ans (art. 958f, al. 1, CO).

5001 À la fin de la période de conservation, il convient de vérifier

s’il existe une obligation de proposer les documents concernés à des archives.

6001 Les organes d’exécution vérifient régulièrement si leurs ar^{ex- 1701} chives et stocks d’informations contiennent des documents

à proposer aux archives compétentes.

6002 Conformément à l’art. 6 LAr et à l’art. 4 OLAr, les organes

d’exécution suivants sont tenus de proposer leurs documents aux AFS après écoulement du délai de conservation :

- la Centrale de compensation ;

- la Caisse suisse de compensation ;

- la Caisse fédérale de compensation ;

- l’office AI pour les assurés résidant à l’étranger.

6003 La valeur archivistique des documents est déterminée con-

jointement avec les AFS (art. 7, al. 1, LAr).

6004 Conformément aux dispositions cantonales, les organes

d’exécution suivants sont tenus de proposer leurs documents aux archives cantonales compétentes après écoulement du délai de conservation :

- les caisses de compensation cantonales ;

15

- les offices AI ;

- la CAF, conformément à l’art. 14, let. a et b, LAFam.

6005 Les archives compétentes décident de la valeur archivis-

tique des documents.

6006 Suite à une décision de principe des AFS du 15 juin 2010,

les caisses de compensation professionnelles et les CAF qu’elles gèrent, conformément à l’art. 14, let. c, LAFam,

sont libérées de l’obligation de proposer aux AFS les documents dont elles n’ont plus besoin (annexe 1).

7001 Si les archives compétentes jugent qu’un document ne doit ^ex-1802 pas être archivé, celui-ci est détruit après écoulement de la

durée de conservation.

7002 La destruction des documents doit être effectuée dans le ^ex-1803 respect de la confidentialité de toutes les informations

qu’ils contiennent.

7003 Il faut s’assurer que les documents sont détruits de ma^ex-1804 nière irrévocable selon des standards reconnus internatio-

nalement (cf. p.ex. ISO/IEC 21964, instructions de la NSA).

7004 Toutes les opérations de suppression et de destruction de ^ex-1805 documents font l’objet d’un procès-verbal (quand, comment

et par qui).

7005 Si la destruction du document est effectuée par un tiers,

l’organe d’exécution s’assure contractuellement du respect des présentes directives.

8001 Les présentes directives entrent en vigueur le 1^eroctobre

2022, date à laquelle les directives sur la gestion des dossiers dans les domaines AVS/AI/APG/PC/AfamAgr/Afam du 1^erjanvier 2011 sont abrogées.

16

DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des documents dans les domaines AVS/AI/APG/PC/Ptra/AFamAgr/AFam (DGD)

Valable à partir du 1er octobre 2022 | État : 1er octobre 2022 | 318.108.10

17

DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des documents dans les domaines AVS/AI/APG/PC/Ptra/AFamAgr/AFam (DGD)

Valable à partir du 1er octobre 2022 | État : 1er octobre 2022 | 318.108.10