Directives sur le contrôle de l’affiliation des employeurs à une institution de prévoyance professionnelle conformément à l’article 11 LPP (CAIP) (valables dès: 01.01.2005

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Directives sur le contrôle de l’affiliation des employeurs à une institution de prévoyance professionnelle conformément à l’article

11 LPP (CAIP)

Valables à partir du 1er janvier 2005

Etat: 1er avril 2024

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Préambule

La première révision de la LPP prévoit entre autres la modification de l’article 11 LPP relatif à la procédure du contrôle d’affiliation d’un employeur à une institution de prévoyance. La nouveauté consiste à ce que les autorités de surveillance ne prennent plus part à la procédure ce qui signifie en même temps que les caisses de compensation se voient attribuées de nouvelles tâches.

Les directives du 21 novembre 1989 ont dû être adaptées en conséquence. Les présentes directives ont été établies par l’OFAS, discutées et acceptées par les caisses de compensation ainsi que par l’institution supplétive de la prévoyance professionnelle.

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Remarques préliminaires au supplément 2, valable à partir du 1er janvier 2015

Depuis l’entrée en vigueur des Accords bilatéraux avec l’UE et de l’accord correspondant avec l’AELE, les employeurs de ces pays qui emploient des travailleurs salariés en Suisse sans y avoir d’établissement sont soumis au droit suisse des assurances sociales pour leurs salariés en Suisse et par conséquent à la prévoyance professionnelle obligatoire.

Le présent supplément précise la procédure de contrôle à suivre, lorsqu’il y a un arrangement au sens de l’art. 109 du règlement CEE n° 574/72 et que le travailleur «exécute les obligations de l’employeur en ce qui concerne le versement des cotisations».

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Remarques préliminaires au supplément 2, valable à partir du 1er janvier 2015

Le présent supplément introduit un nouveau cm qui régit le moment de l’annonce à l’IS d’un employeur suite au contrôle initial.

De plus, les pastilles au cm 3010 sont remplacées par des lettres.

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Remarques préliminaires au supplément 3, valable à partir du 1er janvier 2021

Dans le présent supplément, une mise à jour des dispositions légales et des références a été faite. Il s’agit en particulier des chiffres faisant référence au règlement (CE) no. 987/2009 du Parlement européen fixant les modalités d’application du règlement (CE) no.

883/2004 portant sur la coordination des systèmes de sécurité sociale.

Le cm 2040 a été adapté puisque, dès le 1.1.2021, le contrôle de l’employeur ne doit plus nécessairement être effectué sur place.

La mention 1/21 permet de repérer facilement ces modifications.

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Remarques préliminaires au supplément 4, valable à partir du 1er avril 2024

Depuis que le Royaume-Uni a quitté l’Union européenne le 31 janvier 2020, l’Accord sur la libre circulation des personnes entre la Suisse et l’Union européenne ainsi que la coordination en matière de sécurité sociale contenue dans son annexe II a cessé de s’appliquer dans les relations entre la Suisse et le Royaume-Uni.

Après une période de transition, une nouvelle Convention sur la coordination de la sécurité sociale entre la Confédération suisse et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord est entrée officiellement en vigueur dès le 1^er octobre 2023. Son objectif est d’atteindre une coordination proche des règles applicables sous l’ancien régime.

A l’instar du règlement (CE) no 987/2009 du Parlement européen fixant les modalités d’application du règlement (CE) no 883/2004 portant sur la coordination des systèmes de sécurité sociale, la Convention sur la coordination de la sécurité sociale entre la Confédération suisse et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord prévoit que les employeurs de ces pays qui emploient des travailleurs salariés en Suisse sans y avoir d’établissement sont soumis au droit suisse des assurances sociales pour leurs salariés en Suisse et par conséquent à la prévoyance professionnelle obligatoire. L’employeur n’ayant pas d’établissement dans l’Etat membre sur le territoire duquel le travailleur salarié est occupé et ce travailleur salarié peuvent également convenir que ce dernier exécute les obligations de l’employeur en ce qui concerne le versement des cotisations.

Le présent supplément comporte donc un renvoi disposant que l’article 18 alinéa 2 de la Convention sur la coordination de la sécurité sociale entre la Confédération suisse et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord prévoit une réglementation analogue à l’article 21 alinéa 2 du Règlement (CE) no 987/2009 du Parlement européen fixant les modalités d’application du règlement (CE) no 883/2004 portant sur la coordination des systèmes de sécurité sociale.

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1. Table des matières Abréviations8
2. 1. Généralités9
3. 1.1 Base légale9
4. 1.2 Principe9
5. 1.3 Convention sur la coordination de la sécurité sociale entre la Confédération suisse et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord10
6. 2. Procédure10
7. 2.1 Principe10
8. 2.2 Cas 1: Le contrôle initial11
9. 2.3 Cas 2: Le contrôle courant d’affiliation12
10. 2.4 Cas 3: Le contrôle d’employeur12
11. 2.5 Cas 4: Le contrôle de réaffiliation12
12. 2.6 La mise en demeure de l’employeur14
13. 3. Documents à remettre15
14. 4. Affiliation d’office16
15. 5. Conservation des dossiers16
16. 6. Obligation de renseigner16
17. 6.1 Les institutions de prévoyance16
18. 6.2 Les caisses de compensation17
19. 6.3 L’institution supplétive17
20. 7. Couverture des frais18

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Abréviations

LPP Loi fédérale sur la prévoyance professionnelle

vieillesse, survivants et invalidité

OPP 2 Ordonnance sur la prévoyance professionnelle

vieillesse, survivants et invalidité

AVS Assurance-vieillesse et survivants

IS Institution supplétive de la prévoyance profession-

nelle

IP Institution de prévoyance professionnelle enregis-

trée

CE 883/2004 Règlement (CE) no 883/2004 du Parlement euro-

péen et du Conseil du 29 avril 2004 portant sur la coordination des systèmes de sécurité sociale (SR 0.831.109.268.1)

CE 987/2009 Règlement (CE) no 987/2009 du Parlement euro-

péen et du Conseil du 16 septembre 2009 fixant les modalités d’application du règlement (CE) no 883/2004 portant sur la coordination des systèmes de sécurité sociale (SR 0.831.109.268.11)

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1010 Les présentes directives s’appuient sur l’article 9 OPP 2.

1020 En vertu de l’article 11 al. 6 LPP, l’employeur est tenu de

s’affilier, pour son personnel assujetti à la prévoyance professionnelle obligatoire, à une institution de prévoyance enregistrée (IP). C’est avant tout à lui qu’il appartient d’examiner si son personnel remplit les conditions d’assujettissement. Il doit collaborer à cette fin avec les services compétents (caisse de compensation, l’institution supplétive [IS]). Les mesures de contrôle prévues dans les présentes directives n’ont pas pour effet de dégager sa responsabilité en cas de non-affiliation.

1021 Conformément à l’article 11 al. 6 LPP respectivement

art. 9, al. 3 OPP 2, les caisses de compensation doivent annoncer à l’IS les employeurs qui ne satisfont pas à leur obligation d’être affiliés à une IP.

1022 En vertu de l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 l’employeur 1/21 n’ayant pas d’établissement dans l’Etat membre sur le terri-

toire duquel le travailleur salarié est occupé et ce travailleur salarié peuvent convenir que ce dernier exécute les obligations de l’employeur en ce qui concerne le versement des cotisations (nommé ci-après «cotisant selon art. 21 al. 2 du CE 987/2009 »). L’employeur demeure toutefois soumis aux règles de la prévoyance professionnelle obligatoire et son affiliation doit être contrôlée.

1023 Le cotisant selon art. 21 al. 2 du CE 987/2009 est tenu de 1/21 communiquer un tel arrangement à la caisse de compen-

sation compétente.

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Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord

1030 Les chiffres marginaux de la présente directive mention-4/24 nant l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 font également réfé-

rence, par analogie, à l’art. 18 al. 2 de la Convention sur la coordination de la sécurité sociale entre la Confédération suisse et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord.

2010 Les caisses de compensation examinent conformément à

l’article 11, 4^ealinéa, LPP et en se basant sur les données dont elles disposent pour l’AVS, si l’employeur occupe du personnel assujetti à la prévoyance professionnelle obligatoire et s’il est affilié à une IP.

2011 Si l’employeur prétend n’occuper aucun personnel assu-

jetti, la caisse de compensation examine, en particulier en se basant sur les données de l’AVS, si les renseignements fournis par l’employeur relatifs à l’âge et au salaire de ses salariés, sont exacts ou du moins plausibles.

2012 Les caisses de compensation doivent assurer un contrôle

de l’affiliation des employeurs conformément aux cm 2010 et 2011 ainsi qu’aux dispositions particulières des

cm 2020ss

– au moment d’introduire un employeur dans son registre des affiliés (cas 1),

– lors du décompte annuel des cotisations AVS (cas 2),

– au moment du contrôle d’employeur (cas 3).

L’IS assume le contrôle de réaffiliation (cas 4).

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2013 Les caisses de compensation examinent en se basant sur 1/21 les données dont elles disposent pour l’AVS, si le cotisant

selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 est assujetti à la prévoyance professionnelle obligatoire et s’il est affilié à une IP.

2014 Les caisses de compensation doivent assurer un contrôle 1/08 de l’affiliation des cotisants selon l’art. 21 al. 2 du CE

987/2009 conformément au cm 2013 ainsi qu’aux dispositions particulières des cm 2022ss

– au moment d’introduire un cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 dans son registre des affiliés (cas 1),

– lors du décompte annuel des cotisations AVS (cas 2), L’IS assume le contrôle de réaffiliation (cas 4).

2020 Au moment d’introduire un employeur dans son registre

des affiliés, la caisse de compensation examine s’il occupe du personnel soumis à la prévoyance professionnelle obligatoire et si, le cas échéant, il est affilié ou non à une IP.

2021 La caisse de compensation exige que lui soit remise l’at-

testation de l’IP certifiant que l’employeur est affilié conformément à la LPP. Lorsqu’il est seul employeur affilié à l’IP, une copie de la décision d’enregistrement délivrée par l’autorité de surveillance de la prévoyance professionnelle constitue une attestation suffisante.

2022 Au moment d’introduire un cotisant selon l’art. 21 al. 2 du 1/21 CE 987/2009 dans son registre des affiliés, la caisse de

compensation examine s’il est soumis à la prévoyance professionnelle obligatoire ; le cas échéant, elle exige que lui soit remise l’attestation de l’IP certifiant que le cotisant est affilié conformément à la LPP.

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2030 S’il ressort de l’examen des cm 2010 et 2011 que l’em-

ployeur doit être affilié à une IP et qu’en donnant le nom de l’IP, l’employeur confirme son affiliation ou s’il rend vraisemblable qu’il n’occupe aucun personnel assujetti, le cas peut être classé. Si nécessaire, la caisse de compensation exige que l’attestation d’affiliation à une IP lui soit remise immédiatement.

2031 La déclaration de l’employeur peut soit, au choix de la

caisse de compensation, être intégrée au décompte annuel des salaires soit faire l’objet d’une communication séparée.

2032 Le contrôle d’affiliation est effectué chaque année. Il est en

règle générale achevé le 30 juin de chaque année.

2033 S’il ressort de l’examen selon le cm 2013 que le cotisant en 1/21 vertu de l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 doit être affilié à une

IP et qu’en donnant le nom de l’IP, le cotisant confirme son affiliation, le cas peut être classé. Si nécessaire, la caisse de compensation exige que l’attestation d’affiliation à une IP lui soit remise immédiatement.

2040 S’il ressort de l’examen selon les cm 2010 et 2011 que 1/21 l’employeur doit être affilié à une IP, le réviseur doit vérifier

l’affiliation de l’employeur et consigner le résultat de son contrôle dans son rapport.

2050 Le contrôle de réaffiliation est exécuté par l’IS au nom des

caisses de compensation.

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2051 Lorsque l’IS est informée de la résiliation d’un contrat d’affi-1/21 liation à une IP conformément à l’article 11 al. 3bis LPP,

elle examine sur la base de l’annonce de la résiliation du contrat d’affiliation si l’employeur occupe du personnel assujetti à la LPP respectivement si le cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 conserve son statut et s’il est soumis à la LPP.

– Si l’employeur n’a aucun personnel assujetti à la prévoyance professionnelle, le cas est classé.

– Si l’employeur occupe des salariés qui devraient être assujettis à la prévoyance professionnelle obligatoire, l’IS somme l’employeur de s’affilier dans les deux mois à une IP.

– Si le cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 a perdu son statut ou n’est plus soumis à la LPP, le cas est classé.

– Si le cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 conserve son statut et s’il est soumis à la LPP l’IS somme l’employeur de s’affilier dans les deux mois à une IP.

2052 Sur la base des documents transmis par l’employeur ou le 1/21 cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009, l’IS décide de

la suite de la procédure :

– Si l’employeur prouve qu’il n’occupe plus de personnel assujetti, le cas peut être liquidé.

– Si le cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 prouve qu’il a perdu son statut ou qu’il n’est plus soumis à la LPP, le cas peut être liquidé.

– Si l’employeur ou le cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 prouve qu’il existe un nouveau contrat d’affiliation, le cas peut être liquidé.

– Au cas contraire, l’IS procède à l’affiliation d’office.

2053 Sur son site internet protégé, l’IS tient à l’intention des 1/21 caisses de compensation un registre des employeurs et

des cotisants selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 qui documente les modifications des affiliations. Les employeurs et les cotisants selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 sont répertoriés par caisse de compensation à laquelle ils sont affiliés.

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2060 Au cas où l’employeur, malgré un rappel, ne répond pas à 1/08 la caisse de compensation ou refuse de fournir les docu-

ments demandés et s’il ressort des données de l’AVS que l’employeur occupe des salariés qui devraient être assujettis à la prévoyance professionnelle obligatoire, la caisse de compensation somme l’employeur de s’affilier dans les deux mois à une IP. Si l’employeur ne se soumet pas à la mise en demeure de la caisse de compensation dans le délai imparti, celle-ci l’annonce à l’IS pour affiliation rétroactive.

2060.0 L’annonce à L’IS suite au contrôle initial s’effectue unique-1/15 ment après l’obtention de la liste des salaires soumis à

l’AVS ou des attestations de salaires conformément au cm 3010 let. d et e, mais au plus tard lors du 1^ercontrôle courant d’affiliation.

2060.1 Si, malgré un rappel, l’employeur à l’étranger ou le cotisant 4/24 selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 ne répondent pas à la

caisse de compensation ou ne lui fournissent pas les documents demandés, celle-ci somme l’employeur de s’affilier dans les deux mois à une IP. La sommation est adressée directement à l’employeur, par courrier recommandé avec accusé de réception (art. 76 al. 3 CE 883/2004) et avec copie au cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009. Si l’employeur ne se soumet pas à la mise en demeure dans le délai imparti, la caisse de compensation l’annonce à l’IS pour affiliation rétroactive. Elle en informe le cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009.

2061 Si, malgré les explications de l’employeur, la caisse de

compensation à des doutes quant à la validité des motifs de ne pas être affilié, celle-ci l’annonce à l’IS.

2062 La caisse de compensation facture à l’employeur retarda-

taire les frais administratifs qu’il a occasionnés.

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3010 Tous les documents permettant d’éclaircir l’obligation de 1/15 s’affilier de l’employeur seront joints à l’annonce remise à

l’IS. On spécifiera les documents inexistants. Il s’agit notamment des documents suivants :

a) Le questionnaire d’affiliation même rempli de manière incorrecte, insuffisante ou illisible.

b) La confirmation que l’employeur a été invité à fournir les renseignements.

c) La sommation de s’affilier à une IP.

d) La liste des salaires soumis à l’AVS pour la ou les années dénoncées, comprenant au minimum pour chaque employé son nom, son numéro AVS, son salaire soumis à l’AVS, sa période salariée.

e) A défaut de la liste des salaires, les dernières attestations de salaires ou autres documents prouvant l’existence de salariés soumis à la LPP.

f) La correspondance.

g) Le rapport sur le contrôle d’employeur.

3011 Le dossier doit contenir notamment les informations sui-

vantes :

– La date d’affiliation de l’entreprise à la caisse de compensation.

– La caisse de compensation précédente à laquelle l’entreprise était affiliée ou s’il s’agit d’une première affiliation à une caisse de compensation.

3012 Tous les documents permettant d’éclaircir l’obligation de 1/21 s’affilier du cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 se-

ront joints à l’annonce remise à l’IS. On spécifiera les documents inexistants. Il s’agit notamment des documents suivants :

– Le questionnaire d’affiliation même rempli de manière incorrecte, insuffisante ou illisible.

– La sommation de s’affilier à une IP.

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– L’arrangement par lequel le cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 a convenu avec l’employeur qu’il exécuterait les obligations de celui-ci en ce qui concerne le versement des cotisations.

– Les dernières attestations de salaires.

– La correspondance.

4010 En vertu de l’article 60, 2^èmealinéa, lettre a, LPP, l’IS est te-

nue d’affilier d’office les employeurs qui ne se conforment pas à leur obligation de s’affilier.

4011 Pour rendre sa décision et la motiver, l’IS doit normalement 1/08 pouvoir s’appuyer sur les indications qui lui ont été remises

par la caisse de compensation ; se référer aux

chiffres 3010, 3011 et 3012.

5010 Les Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et 1/21 la destruction des documents dans les domaines

AVS/AI/APG/PC/Ptra/AFamAgr/AFam (DGD) valable dès le 1.10.2022, sont applicables par analogie.

6010 En cas de résiliation d’un contrat d’affiliation liant une IP à 1/21 un employeur (art. 11 al. 3^bisLPP) l’IP doit en informer l’IS

dans les 60 jours mais au plus tard 30 jours après

l’échéance du contrat. L’annonce doit contenir les éléments suivants :

– Le nom et l’adresse de l’employeur conformément au registre du commerce et du cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009

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– Le motif de la résiliation du contrat d’affiliation

– Résiliation par l’employeur

– Résiliation par l’IP

– Plus de personnel assujetti

– faillite

– L’existence de personnel assujetti à la prévoyance professionnelle obligatoire à la date de résiliation du contrat

– L’existence d’un nouveau contrat d’affiliation à une IP reconnue à la date d’annonce à l’IS

– L’adresse de la nouvelle IP

– La personne de contact auprès de l’IP

– La caisse de compensation auprès de laquelle l’employeur est affilié.

Toutes les résiliations de contrats doivent être annoncées à l’IS, quel que soit le motif de la résiliation.

6020 Les caisses de compensation doivent fournir à l’IS, sur de-1/08 mande, tous les renseignements et documents néces-

saires à l’application de la prévoyance professionnelle dont elles disposent dans leurs dossiers ; se référer aux

cm 3010, 3011 et 3012.

6030 L’IS informe les caisses de compensation au sujet de l’exé-1/08 cution du contrôle de réaffiliation.

6031 L’IS informe les caisses de compensation au sujet de la li-

quidation définitive des cas qu’elles ont annoncés.

6032 Les renseignements et documents devront servir exclusi-

vement aux besoins de la prévoyance professionnelle et ne seront pas communiqués à des tiers, sans l’accord exprès de la caisse de compensation compétente ou de l’office fédéral des assurances sociales.

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7010 Le fonds de garantie verse aux caisses de compensation 1/08 AVS un dédommagement de 9 francs pour chaque cas de

contrôle de l’affiliation d’un employeur ou d’un cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 qui dépend d’elle (art. 56 al. 1 let. h LPP et art. 9 al. 5 OPP 2). Avant le 31 mars de l’année suivante, au moyen du formulaire prescrit par l’office, les caisses de compensation AVS annoncent au fonds de garantie les contrôles qu’elles ont effectués.

7011 Les frais administratifs facturés aux employeurs ou d’un

cotisant selon l’art. 21 al. 2 du CE 987/2009 retardataires selon les prescriptions du cm 2062 qui ne peuvent être recouvrés sont pris en charge par le fonds de garantie LPP.

7012 Le fonds de garantie indemnise l’IS des coûts engendrés.

7013 Avant le 31 mars de l’année suivante, l’IS annonce au

fonds de garantie le coût et les contrôles qu’elle a effectués.