Directives sur l’échange de données avec le registre des entreprises et établissements ED-REE (valables dès: 01.01.2017

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Directives sur l’échange de données avec le

registre des entreprises et établissements ED-

REE

Valables dès le 1er janvier 2017

Etat: 1er janvier 2025

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Avant-propos

Conformément à l’article 50a al.1 let. c LAVS, les caisses de compensation AVS peuvent communiquer des données aux organes de la statistique fédérale, conformément à la loi du 9 octobre 1992 sur la statistique fédérale.

Conformément à l’article 6 al. 1bis LSF, la participation des personnes physiques ou morales et des institutions chargées de tâches de droit publique aux relevés indirects est obligatoire.

Conformément à l’article 63 al.3 LAVS, le Conseil fédéral veille notamment à l’utilisation rationnelle des moyens techniques.

Conformément à l’article 176 al. 4 RAVS, l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS) veille à l’utilisation rationnelle des installations techniques.

Conformément à l’art. 4 let. i et j de l’ordonnance sur le Registre des entreprises et des établissements (OREE), les registres des caisses de compensations AVS sont des sources d’informations pour ledit registre.

En vertu des éléments ci-dessus, les présentes directives arrêtent les principes généraux en matière d’échange de données entre les caisses de compensation AVS et le Registre des entreprises et des établissements (REE).

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Remarque préliminaire à la version du 1er janvier 2025

(Seules les modifications importantes sont mentionnées)

Les directives ED-REE seront adaptées comme suit à partir du 1^er janvier 2025 :

– Suppression des mentions au message 5052-000101 et 5052- 000102 car la méthode de livraison DAILY n’est plus d’actualité.

– Modifications de la dénomination des messages 5053 et 5054 de livraision « annuelle, resp. régulière » et « annuelle » en livraison « trimestrielle ».

– Suppression du cm. 1502 et modification du cm. 1501 pour ne mentionnner que la méthode de livraision QUARTERLY.

– Suppression du chapitre 2 qui fait référence à la méthode de livraison DAILY.

– Suppression du cm. 4105.

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Remarque préliminaire à la version du 1er janvier 2022

(Seules les modifications importantes sont mentionnées)

Les directives ED-REE seront adaptées à partir du 1^erjanvier 2022 de façon à ce que les messages concernant les données de base des affiliés des caisses de compensation AVS contiennent une description d’activité(s) en forme de texte libre pour les nouveaux affiliés.

– Cm. 1402.1 (nouveau):

Ce chiffre marginal précise ce qui doit être déclaré comme activités des nouveaux affiliés à travers le champ «kindOfActivity» lors de la déclaration de données de base. La livraison de la description des activités est obligatoire à partir du 1^erjanvier 2024.

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Remarque préliminaire à la version du 1er janvier 2021

(Seules les modifications importantes sont mentionnées)

Les directives ED-REE seront adaptées à partir du 1^erjanvier 2021 de façon qu’à l’avenir, les déclarations des salaires et des revenus ne seront plus seulement envoyées au registre des entreprises et des établissements (REE) au cours des 3^èmeet 4^èmetrimestres, mais aussi au cours des 4 trimestres. Toutefois, au cours des 1^eret 2^ème trimestres, le REE s’abstiendra de demander aux caisses de compensations de l’AVS des informations de clarification sur les salaires et les revenus.

– Cm. 2102.1 (nouveau):

1^eret 2^èmetrimestre enregistrés.

– Cm. 2104.1 et 2104.2 (nouveau):

Les semaines civiles pour le 1^eret 2^èmetrimestre enregistrés.

– Cm. 2204.1 (nouveau):

Dispositions relatives au moment de la transmission des données au cours des 1^eret 2^èmetrimestres avec un nouveau régime de transmission des données.

– Cm. 4105 et 4106 (nouveau):

Exécution du mode d’interrogation du OFS au 1^eret 2^èmetrimestre pour les modes de livraison DAILY et QUARTERLY .

– Cm. 4301 (nouveau):

Exécution, comment les clarifications sont faites au cours de l’année.

– Cm. 3102 et 3202 supprimé.

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1. Table des matières Abréviations7
2. 1. Champ d’application, prérequis, normes, contenu et méthodes8
3. 1.1 Champ d’application8
4. 1.2 Prérequis8
5. 1.3 Normes applicables8
6. 1.4 Contenu des données échangées9
7. 1.5 Méthodes11
8. 3. QUARTERLY11
9. 3.1 Principe11
10. 3.2 Déroulement12
11. 4. Contrôle et corrections13
12. 4.1 Pendant l’année13
13. 4.2 Final13
14. 4.3 Clarifications au cours de l’année14
15. 5. Tâches des caisses de compensation14
16. 5.1 Principe14
17. 5.2 Organisation15
18. 6. Tâches de l’OFS15
19. 6.1 Principe15
20. 6.2 Rapport annuel15

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Abréviations

AVS Assurance-vieillesse et survivants

CC Caisse de compensation AVS

IDE Numéro d’identification des entreprises

LAVS Loi fédérale sur l'assurance-vieillesse et survivants, RS

831.10

LSF Loi sur la statistique fédérale, RS 431.01

NOGA Nomenclature générale des activités économiques OFAS Office fédéral des assurances sociales

OFS Office fédéral de la statistique

OREE Ordonnance sur le Registre des entreprises et des éta-

blissements, RS 431.903

RAVS Règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants, RS

831.101

REE Registre des entreprises et des établissements

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1101 En vertu des articles 50a al.1 let.c, 63 al.3 de la Loi fédé-

rale sur l'assurance-vieillesse et survivants (LAVS RS 831.10) ainsi que de l’article 176, paragraphe 4, du règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants (RAVS,

RS 831.101) et à l’art. 4 let. i et j de l’ordonnance sur le Registre des entreprises et des établissements (OREE, RS 431.903), les présentes directives règlent les conditions- cadres pour l’échange de données entre les caisses de compensation AVS et le Registre des entreprises et des établissements (REE).

1102 Les caisses de compensation AVS sont reconnues comme

des sources du REE.

1201 Les directives sur la plateforme informatique d'échange de

données (PED) entre caisses de compensation AVS et offices AI règlent les conditions techniques de l’échange.

1301 Le contenu de l’échange est défini dans les schémas

5053, 5054 publiés par l’OFS sur https://www.eahv- iv.ch/fr/%C3%A9change-de-donnees.

1302 La version des schémas en vigueur est communiquée par

l’OFAS.

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1303 Ces directives concernent les messages suivants.

Contenu Message nu- Nom du message méro

Données de bases 5053-000101 Livraison trimestrielle du registre sur les affiliés complet

Liens entre affiliés 5053-000102 Livraison trimestrielle des liens entre entités CC

Salaires 5054-000101 Livraison annuelle des salaires

– inscriptions CI

Revenus 5054-000102 Livraison annuelle des salaires

– revenu des indépendants (SE)

1401 Les données échangées au format XML concernent les

données de base sur les affiliés, les données sur les liens entre affiliés, les salaires et les revenus.

1402 Les données de bases sur les affiliés (p.ex. nom, adresse,

forme juridique, type d’entreprise, entrée, sortie, etc.) sont envoyées conformément au schéma 5053-000101 «livraison trimestrielle du registre complet».

1402.1 Dans les messages des données de base pour les nou-

veaux affiliés, le champ «kindOfActivity» contient une description aussi précise que possible de l’activité/des activités du nouvel affilié. Cette description est saisie en forme de texte libre et peut également être directement reprise du questionnaire d’affiliation. Si cette description devait être trop générale (par ex. conseil, construction ou commerce) et que la caisse de compensation possède des informations supplémentaires permettant de mieux décrire l’activité (p.ex. conseil en informatique, menuiserie ou librairie), la description plus détaillée sera préférée. La description est constituée de mots-clés et, si nécessaire, d’une description plus détaillée ou d’une paraphrase.

Si la caisse de compensation AVS est informée d’un changement d’activité, cette nouvelle activité est annoncée de manière la plus détaillée possible.

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Dans le cas d’associés de société de personne, la description de l’activité peut également se référer à la société de personne.

Si le nouvel affilié de la caisse ne correspond pas à un type d’unité qui reçoit un IDE (personne avec activité indépendante seulement à l’étranger, salarié sans employeur soumis à cotisations, immeuble avec concierge, employeur de personnel de maison, revenu unique provenant d'un gain de liquidation, etc.), la raison d’exclusion est à notifier dans la description de l’activité de l’affilié à moins que cette dernière n’apparaisse pas déjà ailleurs dans la livraison de données sans ambiguïté (firmForm, address).

Dans le cas d’un immeuble, la société fiduciaire qui s’occupe des cotisations AVS peut, si cette dernière est connue, également être nommée (p.ex. immeuble, conciergerie cotisée par …), pour autant que cela ne soit pas déjà couvert ailleurs (address resp. message 5053-000102).

Dans le cas où la caisse de compensation ne bénéficie d’aucune information sur l’activité exercée car, par

exemple, la demande d’affiliation a été effectuée sans autres informations sur la base d’une annonce des impôts, cette information peut également être transmise sous la forme d’un commentaire (p. ex. enregistrement sans autre connaissance des activités sur la base d’une annonce des impôts).

Pour les affiliés qui doivent s’inscrire au registre du commerce, la caisse de compensation AVS n’est pas tenue de fournir une description des activités. Il n’existe pas non plus d’obligation systématique de compléter a posteriori la description d’activité des unités déjà existantes.

La livraison de la description de l’activité pour un nouvel affilié par la caisse de compensation AVS sous forme de texte libre via les messages des données de base est obligatoire dès le 1^erjanvier 2024 au plus tard.

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1403 Les données sur les liens entre affiliés sont envoyées con-

formément au schéma 5053-000102 «livraison trimestrielle des liens entre entités CC».

1404 Les données salariales des affiliés (salaires et revenus des

personnes indépendantes) sont envoyées conformément aux schémas 5054-000101 «livraison annuelle des salaires

- inscriptions CI» et 5054-000102 «livraison annuelle des salaires - revenu des indépendants (SE)».

1501 Les caisses de compensation AVS livrent selon la méthode

de livraison QUARTERLY (cm 3101 – 3201).

Vue d’ensemble du processus QUARTERLY :

3101 Livraison des effectifs complets 5053-000101 «livraison tri-

mestrielle du registre complet», 5053-000102 «livraison trimestrielle des liens entre entités CC», 5054-000101 «livraison annuelle des salaires – inscriptions CI» et 5054-

000102 «livraison annuelle des salaires – revenu des indépendants (SE)»quatre fois par an au REE.

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3103 Pour la livraison des effectifs complets (cm 3101) des enti-

tés, des liens, des salaires et revenus, l’extraction des données est à exécuter en même temps pour des raisons de cohérence.

3104 Le délai de livraison pour le 1^ertrimestre est fixé à la se-

maine 8.

3105 Le délai de livraison pour le 2^èmetrimestre est fixé à la se-

maine 21.

3106 Le délai de livraison pour le 3^èmetrimestre est fixé à la se-

maine 32. Toutefois, en accord avec l’OFS, une livraison entre la semaine 28 et la semaine 34 peut être réalisée.

3107 Le délai de livraison pour le 4^èmetrimestre est fixé aux se-

maines 44 à 48 au moment où le traitement des salaires de l’année précédente est terminé.

3201 La caisse de compensation AVS livre les fichiers XML con-

formes aux schémas 5053-000101 «livraison annuelle,

resp. régulière, du registre complet», 5053-000102 «livraison annuelle, resp. régulière, des liens entre entités CC», 5054-000101 «livraison annuelle des salaires – inscriptions CI» et 5054-000102 «livraison annuelle des salaires – revenu des indépendants (SE)» à l’OFS.

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4101 Si la livraison des données est incomplète ou la sélection

des données est incorrecte, l’OFS prend contact par téléphone ou par courriel dans un délai de maximum 3 jours ouvrables pour demander une nouvelle livraison.

4102 Après avoir reçu des données complètes et conformes à la

sélection demandée, l’OFS pose des questions à la personne de contact de la caisse de compensation AVS sur des incohérences ou sur des clarifications dans les données reçues dans un délai de six semaines au plus tard.

4103 La caisse de compensation AVS répond à l’OFS dans les

six semaines au plus tard.

4104 L’OFS applique les réponses des caisses de compensation

AVS aux données et clôt cette livraison.

4106 Les requêtes de l’OFS au cours des 1^eret 2^èmetrimestres

sont limitées aux questions concernant les données de base des affiliés et les liens entre les affiliés (régime 5053- 000101 et 5053-000102).

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4201 Après la livraison du 4^èmetrimestre, l’OFS effectue le con-

trôle final des livraisons de l’année et en informe la caisse de compensation jusqu’au 30.4 de l’année suivante.

4301 Indépendamment des livraisons de données spécifiques, il

peut s’avérer nécessaire en cours d’année de clarifier des questions concernant les données fournies par les caisses de compensation de l’AVS. Dans ce cas, l’OFS prend contact au cas par cas avec la caisse de compensation AVS compétente et clarifie la question.

5101 Les caisses de compensation livrent les données au REE.

5102 Elles répondent aux questions de l’OFS dans un délai de

six semaines.

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5201 La caisse de compensation nomme une personne de con-

tact technique et une personne de contact organisationnelle.

5202 Elle communique les coordonnées de ces personnes ainsi

que les mutations à l’OFS.

6101 L’OFS plausibilise les données transmises et donne un

feedback aux caisses de compensation AVS.

6102 Il publie la liste des personnes de contact.

6103 Il publie le concept et les schémas d’échange de données.

6201 L’OFS rend annuellement à l’OFAS un rapport sur la situa-

tion du déroulement de l’échange des données des caisses de compensation avec le REE de l’année précédente.