Enregistrements sonores des entretiens / Capacités fonctionnelles

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Département fédéral de l'intérieur DFI

Office fédéral des assurances sociales OFAS

Domaine Assurance-invalidité

POST CH AG

CH-3003 Berne OFAS; Bam

À l'attention des experts

Référence : BSV-D-0E663401/708

Info SuisseMED@P 5/2021

Berne, 16 décembre 2021

Informations: Enregistrements sonores des entretiens / Capacités fonctionnelles

Madame, Monsieur,

Par la présente, nous souhaitons vous donner de plus amples informations concernant les nouveautés dans le domaine des expertises médicales.

Enregistrements sonores des entretiens

Aujourd'hui déjà l'expert peut enregistrer l'entretien ayant lieu dans le cadre d'une expertise médicale et le conserver avec l'expertise dans ses dossiers. La nouvelle réglementation prévue dans la LPGA concernant les enregistrements sonores des entretiens ayant lieu dans le cadre d'expertises médicales mandatées par les assurances sociales n'engendre aucun changement de fond de cette situation. Si l'expert souhaite conserver dans ses dossiers des enregistrements sonores et des expertises, il peut le faire, mais il est alors soumis aux mêmes exigences que les offices AI concernant le devoir de diligence et l'obligation de conserver les documents. Il doit par conséquent respecter les prescriptions sur l'obligation de garder le secret et la protection des données conformément aux dispositions applicables de la LPGA¹ et de la LPD². L'expert doit en particulier prendre toutes les mesures architecturales, techniques et organisationnelles, afin que toutes les données mises à disposition par l'assurance-invalidité ou obtenues de la part de la personne assurée dans le cadre de l'expertise, ainsi que les enregistrements sonores, soient protégés contre les accès non autorisés et le risque de perte.

1 RS 830.1

2 RS 235.1

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De manière générale, on peut dire que les experts peuvent comme auparavant utiliser les enregistrements sonores comme aide à la rédaction du rapport d'expertise, et donc les écouter. Cependant,

l'enregistrement sonore conservé dans le dossier de l'office AI ne peut être écouté que sur demande de l'assuré en vue de vérifier la conformité du contenu de l'expertise avec les déclarations faites lors de l'entretien. La demande correspondante doit être adressée à l'office AI compétent et ce dernier en informe l'expert ou les experts. Seul l'office AI est compétent pour traiter la demande de l'assuré. Ceci afin de garantir que l'enregistrement sonore ne soit écouté qu'en cas de litige et uniquement par

l'assuré lui-même, l'office AI et les tribunaux compétents (tribunaux cantonaux des assurances sociales, Tribunal administratif fédéral, Tribunal fédéral). Si la validité de l'expertise n'est pas remise en cause par l'assuré, l'enregistrement reste inutilisé et donc aussi protégé contre l'accès par des tiers.

Selon l'ordonnance, l'assuré peut renoncer à l'enregistrement sonore par une déclaration écrite qu'il adresse à l'office AI (art. 7k, al. 3, let. a, OPGA). Si aucune déclaration de renonciation n'a été déposée, mais que l'assuré demande à l'expert avant de commencer l'entretien qu'il ne soit procédé à aucun enregistrement, ou qu'il demande l'interruption de l'enregistrement en cours d'entretien, l'expert attire l'attention de l'assuré sur le fait que l'enregistrement doit avoir lieu mais qu'il a le droit de demander à l'office AI sa destruction (art. 7k, al. 3, let. b, OPGA).

En annexe, nous vous transmettons un récapitulatif des informations sur les enregistrements sonores.

A partir du 22 décembre 2021, vous trouverez sur le site Internet https://www.eahv-iv.ch/fr/iva des instructions pas à pas pour l'inscription et l'utilisation du système ainsi que de courtes vidéos explicatives. La plateforme web permettant de télécharger et de transmettre les enregistrements sonores est disponible à l'adresse https://iva.ivsk.ch/. L'application «IV-Tonaufnahmen» avec laquelle les enregistrements sonores pourront être réalisés, téléchargés et transmis à l'office AI sera disponible dans l'AppStore. L'application Android sera publiée dans PlayStore à partir du 18 janvier 2022. A partir du 3 janvier 2022 vous obtiendrez de plus un soutien de l'assistance téléphonique. Vous trouvez aussi d'autres informations à ce sujet sur le site Internet https://www.eahv-iv.ch/fr/iva. En cas de questions sur les aspects techniques en lien avec les enregistrements sonores, vous pouvez entre-temps vous adresser à Monsieur Jérôme Brugger de eAHV/IV – eAVS/AI (Tél: +41 31 326 76 76).

Capacités fonctionnelles

En vue de la détermination des capacités fonctionnelles par le SMR (art. 49, al. 1^bis, RAI), il est essentiel que, dans l'expertise médicale, toutes les limitations de l'assuré, de nature qualitative et quantitative, soient prises en compte dans l'évaluation de la capacité de travail respectivement du rendement attendu de l'assuré.

Les limitations concrètes, de nature qualitative et quantitative, prises en compte (p. ex. besoin de pauses supplémentaires, nécessité d'un accompagnement étroit par l'employeur, pas de travaux au-dessus de la tête, etc.) doivent ressortir de l'expertise. Toutefois, les différentes limitations ne doivent pas être quantifiées séparément et additionnées, mais prises en compte dans la quantification de la capacité de travail dans le cadre d'une évaluation globale.

Nous vous prions de recevoir, Madame, Monsieur, nos salutations les meilleures.

Ralf Kocher, avocat Magali Baumann, MA en Économie politique

Responsable du secteur Procédures et rentes Secteur Procédures et rentes

Copie à : Secrétariat général de la COAI

Annexe : Information sur les enregistrements sonores 2/2

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Annexe : Information sur les enregistrements sonores

Informations générales (Info SuisseMED@P 3/2021 du 4.11.2021, ch. 3117 CPAI)

À partir du 1er janvier 2022, les entretiens entre l’assuré et l’expert devront faire l’objet

d’enregistrements sonores (art. 44, al. 6, LPGA).

Le Conseil fédéral a précisé les modalités d’application à l’art. 7k OPGA (y compris dans le

commentaire).

Tous les entretiens réalisés dans le cadre des expertises devront faire l’objet d’enregistrements sonores à partir du 1er janvier 2022, indépendamment de la date d’attribution du mandat.

Les enregistrements sonores sont conservés dans le dossier de l’assureur.

Les enregistrements sonores des conversations entre les personnes assurées et les experts

garantissent une procédure correcte, contribuent à l'assurance qualité des rapports d'expertise, créent de la transparence et préviennent les litiges juridiques.

Les enregistrements sonores peuvent être utilisés pour clarifier les faits, par exemple si la personne assurée a l'impression que la durée de la conversation ou les déclarations faites lors de l'entretien n'ont pas été correctement reflétées dans le rapport d'expertise.

« L’enregistrement sonore constitue d’une part une mesure de prévention visant à éviter les abus ; d’autre part, il permet d’accroître la transparence et la qualité des entretiens. En effet, c’est le seul moyen de savoir, en cas de conflit, ce qui a réellement été dit lors de l’entretien entre la personne concernée et l’expert. »

« Aujourd’hui, la question de savoir ce qui a exactement été dit lors de l’expertise donne souvent lieu à des litiges juridiques de longue durée. L’enregistrement des entretiens tel que nous le proposons apporte de la clarté en la matière et protège les deux parties. Cette mesure n’est donc pas seulement dans l’intérêt de l’assuré – qui est ainsi protégé si des indications figurant dans l’expertise sont ou lui semblent être erronées –, mais aussi dans celui des experts. »

L'entretien inclut l’anamnèse et la description, par la personne assurée, de l’atteinte à sa santé.

Si des tests psychologiques sont effectués dans le cadre d'évaluations psychiatriques ou

neuropsychologiques, pour des raisons de droit d'auteur (protection des droits d'auteur des

propriétaires des tests), seules l'anamnèse et la description de la plainte par la personne assurée peuvent être enregistrées, mais pas les tests.

Lorsque l’office AI transmet à l’assuré la communication annonçant qu’une expertise est nécessaire, il l’informe que les entretiens seront enregistrés et qu’il aura le droit d’écouter les enregistrements sonores sur demande. En outre, l’office AI informe l’assuré qu’il a la possibilité de renoncer à

l’enregistrement sonore (art. 44 al. 6 LPGA, art. 7k, al. 2, OPGA). Le formulaire officiel de renonciation doit être annexé à la communication.

Renonciation à l’enregistrement sonore (ch. 3118-3121 CPAI, commentaire art. 7k OPGA)

L'enregistrement sonore est volontaire et toute personne assurée peut y renoncer. En règle générale, la renonciation doit être déclarée avant l'entretien. Cependant, la personne assurée peut aussi

décider de renoncer à l'enregistrement sonore après l'entretien, dans un délai de 10 jours. Dans ce cas l’enregistrement effectué sera détruit.

En cas d'expertises impliquant deux ou plusieurs disciplines médicales, la personne assurée peut renoncer à l'enregistrement sonore de l'ensemble ou d'une partie seulement des entretiens.

La déclaration de renonciation peut être présentée auprès de l’office AI au plus tard 10 jours après que l’entretien auquel l’assuré veut renoncer a eu lieu (art. 7k, al. 3, OPGA).

Si l’assuré décide avant l’entretien de renoncer à l’enregistrement et qu’il envoie la déclaration de renonciation à temps à l’assureur, l’entretien n’est pas enregistré.

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Si l’assuré décide seulement après coup qu’il ne souhaite pas d’enregistrement, il doit demander à l’organe d’exécution de détruire celui-ci dans les dix jours qui suivent l’entretien. En règle générale, l’expertise n’est pas encore terminée à ce stade, ce qui signifie que l’expert n’enverra que son rapport écrit à l’organe d’exécution. Dans le cas des expertises bidisciplinaires ou pluridisciplinaires, seuls les enregistrements des entretiens auxquels l’assuré n’a pas renoncé et dont il n’a pas demandé la destruction sont transmis et inclus dans le dossier (cf. art. 44, al. 6, LPGA).

Une déclaration de renonciation ne peut pas être présentée auprès de l’expert.

La renonciation ne peut être communiquée qu’à l’organe d’exécution. Ceci permet d’éviter que l’assuré se sente influencé par l’expert dans son choix.

De plus, la relation de confiance entre l’assuré et l’expert ne devrait pas être mise à mal par

l’évocation de cette question avant l’entretien.

La personne assurée doit présenter une déclaration de renonciation écrite et signée.

Immédiatement après sa réception, l’office AI en communiquera une copie à l’expert ou aux experts (art. 7k, al. 3, LPGA).

La personne assurée peut révoquer sa déclaration de renonciation auprès de l’office AI, oralement ou par écrit, avant l’entretien (art. 7k, al. 4, OPGA). L’office AI informera l’expert ou les experts dans les meilleurs délais.

Début et fin de l’enregistrement sonore (art. 7k, al. 6, OPGA, Info SuisseMED@P 3/2021 du 4.11.2021)

Afin de garantir que l’entretien a été enregistré correctement et dans sa totalité, l’assuré et l’expert devront tous deux confirmer oralement, au début et à la fin de l’enregistrement sonore, le début et la fin de l’entretien en précisant à chaque fois l’heure. Ils confirmeront de la même manière toute interruption de l’enregistrement.

Transmission (ch. 3122 CPAI, Info eAHV/IV du 4.11.2021)

L’expert est responsable de la prise de son et de la transmission de l’enregistrement.

L’enregistrement est transmis à l’office AI en même temps que le rapport d’expertise.

Après réception de l’enregistrement, l’office AI est responsable de son stockage et de son archivage.

L’enregistrement faisant partie intégrante du dossier, l’assuré peut le consulter et l’écouter au même titre que le reste du dossier.

Seul l’enregistrement sonore des entretiens auxquels l’assuré n’a pas renoncé fait partie de

l’expertise et est conservé dans le dossier (art. 44, al. 6, LPGA).

Une copie du formulaire officiel de renonciation signé par l’assuré devra être annexée au rapport d’expertise.

Constatation de défauts techniques (ch. 3123-3127 CPAI)

Si l’office AI constate que l’enregistrement sonore n’est pas techniquement correct, il doit contacter l’expert ou le centre d’expertise.

Si le défaut technique de l’enregistrement sonore ne peut être corrigé, il doit informer l’assuré.

Si l’assuré remet en cause la validité de l’expertise sur la base de ces informations, il doit le notifier par écrit à l’office AI dans un délai de 10 jours à compter de la date de l’information, en indiquant les raisons.

Si l’assuré souhaite remettre en cause l’exploitabilité du rapport en raison de défauts techniques de l’enregistrement sonore qu’il a lui-même découverts, il doit en informer l’office AI par écrit, en

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indiquant les motifs, au plus tard 10 jours après que l’enregistrement sonore lui a été transmis pour écoute.

L’office AI examine la demande de l’assuré et cherche à trouver avec lui une solution pour la suite de la procédure. Si l’assuré et l’office AI ne parviennent pas à se mettre d’accord, l’office AI rend une décision incidente.

Accès (ch. 3128-3129 CPAI, Info eAHV/IV du 4.11.2021)

L'enregistrement sonore ne peut être écouté que sur demande de l’assuré en cas de litige.

Uniquement l'office AI, les tribunaux compétents et l’assuré lui-même peuvent l’écouter.

L'enregistrement sonore ne peut être écouté et utilisé que dans le cadre de la procédure AI et d’une éventuelle procédure de recours. La transmission de l’enregistrement à des tiers (p. ex. assuranceaccidents ou autres personnes légitimées à présenter recours conformément à l’art. 49 LPGA, art. 7l, al. 1, OPGA) n’est pas autorisée.

Si l'assuré demande à écouter l'enregistrement, l’office en informe l’expert ou les experts.

Seuls l'assuré et l’office AI ayant mandaté l’expertise peuvent écouter l’enregistrement sonore. Dans le cadre d’une procédure de recours contre une décision de l’office AI, le tribunal chargé de trancher l’affaire a également accès à l’enregistrement.

Si, dans l’accomplissement de ses tâches (art. 7p, al. 4 et 5, OPGA), la Commission fédérale

d’assurance qualité des expertises médicales demande l’accès aux enregistrements sonores des expertises, ceux-ci doivent être envoyés avec l’expertise (art. 7k, al. 6, OPGA).

Mise en œuvre des enregistrements sonores (Info eAHV/IV du 4.11.2021)

Pour la prise de son, il peut utiliser l’appareil de son choix (comme par ex. un dictaphone).

L’application d’enregistrement dédiée à l’AI permet aux experts d’enregistrer un entretien, de le réécouter en cas de besoin pour établir le rapport et de le transmettre directement à l’AI.

L’application est disponible pour les smartphones Apple et Android.

Site Internet: https://www.eahv-iv.ch/de/iva

WebApp: https://iva.ivsk.ch/

AppStore: «IV-Tonaufnahmen»

PlayStore: «IV-Tonaufnahmen» (à partir du 18.01.2022)

Les enregistrements d’entretiens sont à transmettre à l’office AI au plus tard lors de la transmission de l’expertise d’expertise par l’intermédiaire d’une plateforme web spécifique prenant en charge les formats audio courants (mp3, aac, dss).

Pour permettre l’enregistrement des entretiens à partir du 1er janvier 2022, l’expert doit disposer d'un smartphone ou autre appareil d’enregistrement.

Que l’expert se serve d’un appareil d’enregistrement ou de l’application, l’office AI devra valider l’enregistrement une fois téléchargé sur la plateforme et transmettre à l’expert les informations de login permettant de le réécouter.