Communication sur le projet de gestion automatique des formulaires électroniques

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Département fédéral de l'intérieur DFI

Office fédéral des assurances sociales OFAS

Etat-major de direction DS - IT-Management ITM

Communiqué eGov n° 046 du 15.11.2022

Alloué

• Caisses de compensation AVS

• Offices AI

Objet : Formulaires électroniques du Centre d'information AVS/AI

Projet de gestion automatique des formulaires électroniques.

1 Description du projet

Le Centre d'information AVS/AI met à disposition sur son portail www.ahv-iv.ch une vaste collection de formulaires électroniques dans le domaine de l'AVS/AI, qui sont utilisés dans toute la Suisse. Les formulaires électroniques sont remplis par les personnes assurées ou par des tiers (p. ex. représentant de la personne assurée ou mandataire ou curateur, etc.) ou encore par des collaborateurs des diverses agences, signés si nécessaire et envoyés par courrier à la caisse de compensation ou à l'office AI compétent.

Le projet "P14 Traitement automatisé des formulaires" a pour objectif que les formulaires de l'AVS et de l'AI puissent être non seulement remplis en ligne, mais aussi envoyés électroniquement et sous forme structurée via sedex aux organes d'exécution (OE). Cette solution a été mise en œuvre dans le cadre du projet commun de l’association eAVS/AI, de la Centrale de compensation (CdC) et du Centre d'information AVS/AI. Le 1er juillet 2022, la première tranche de formulaires a été mise en production du côté de l'AVS et de l'AI avec les priorités 1 et 2.

Les premières semaines de fonctionnement ont révélé plusieurs points critiques signalés par les OEs et les services informatiques de ces derniers. L'un des principaux points critiques est que le nouveau processus avec la page de signature entraîne des dépenses supplémentaires et des retards. La fonctionnalité demandée, à savoir que la page de signatures puisse être activée ou désactivée par formulaire, n'a pas encore été réalisée. Une page de signature a ainsi été exigée pour chaque formulaire.

2 Suppression des signatures sur certains formulaires

L’association eAVS/AI a reçu de l'OFAS la liste des formulaires qui n'exigent définitivement pas de signature le 23.03.2022 (dans le cadre de la commission de coordination CoCo eGov). C'était relativement tard dans le déroulement du projet (3 mois avant le déploiement). La solution mise en œuvre par la CdC

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conformément à l'architecture validée ne permettait pas encore d'activer ou de désactiver par formulaire si une signature était exigée. Les tests et la préparation de l'introduction étaient très avancés, c'est pourquoi le mandant eAVS/AI a décidé d'introduire la solution telle quelle.

La mise en œuvre technique de la fonctionnalité d'activation/désactivation individuelle de la page de signatures est en cours de réalisation et doit être introduite le plus rapidement possible ; elle peut être décrite :

• La feuille de signatures n'est pas nécessaire si aucune signature n'est requise.

Si des annexes doivent être envoyées par papier, un document est établi avec indication des éventuelles annexes et de l'adresse d'envoi.

• Si une signature est exigée, une feuille de signatures est établie comme auparavant, avec indication des éventuelles annexes.

Cette solution permet d'améliorer considérablement le temps de traitement et de réduire les efforts.

En attendant l'introduction de la solution technique dans le domaine des signatures, en tant que "quickwin", les OEs ne doivent plus attendre une signature pour les formulaires sans obligation de signature.

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3 Liste des formulaires

wird nicht ohne Unterschrift umgesetzt / ne sera pas implémenté sans signature

zur Zeit noch nicht für die elektronische geplant / pour le moment, pas de formulaire électronique prévu

Bereich Prio Unterschrift verlangt (ab den 01.01.23) Num. Titel (DE)

Domaine signature exigée (à partir du 01.01.23) Titre (FR)

NEIN Anmeldung Altersrente

1 318.370

NON Demande de rente de vieillesse

Grundsätzlich NEIN aber Vollmacht verlangt eine Unterschrift Anmeldung Hinterlassenenrente

1 318.371

En principe NON mais la procuration exige une signature Demande de rente de survivant

NEIN Antrag Rentenvorausberechnung

1 318.282

NON Demande de calcul d’une rente future

NEIN Anmeldung Vaterschaftsentschädigung – Angaben des Vaters

2 318.747

NON Demande d’allocation de paternité - Données du père

NEIN Anmeldung Vaterschaftsentschädigung – Angaben des Arbeitgebers

2 318.748

NON Feuille complémentaire à la demande d'allocation de paternité - Données de l'employeur

NEIN Arbeitgeberbescheinigung - Für arbeitslose, dienstleistende Väter ohne Arbeitslosenentschädigung 2 318.749

NON Attestation d'employeur - pour les pères au chômage faisant du service sans indemnités de chômage

JA (kein elektronisches Formular aber ein zwingender zu unterschreibender Anhang) Arbeitgeberbescheinigung - Bei Direktauszahlung an den Vater oder die Ehefrau der Mutter 2 318.749.1

OUI (pas de formulaire électronique mais une annexe obligatoire à signer) Attestation d’employeur - en cas de paiement direct au père ou à l’épouse de la mère

NEIN Anmeldung Mutterschaftsentschädigung – Angaben der Mutter

2 318.750

NON Demande d’allocation de maternité - Données de la mère

AHV/MSE/VSE NEIN Anmeldung Mutterschaftsentschädigung – Angaben des Arbeitgebers

2 318.751

AVS/Maternité/Paternité NON Feuille complémentaire à la demande d'allocation de maternité - Données de l'employeur

NEIN Arbeitgeberbescheinigung für arbeitslose Frauen ohne Arbeitslosenentschädigung 2 318.752

NON Attestation d’employeur - Pour femmes au chômage sans indemnités de chômage

JA (kein elektronisches Formular aber ein zwingender zu unterschreibender Anhang) Arbeitgeberbescheinigung - Bei Direktauszahlung an die Mutter

2 318.752.1

OUI (pas de formulaire électronique mais une annexe obligatoire à signer) Attestation d’employeur - en cas de paiement direct à la mère

NEIN Angaben zu persönlichem Bank- oder Postkonto

3 318.180

NON Paiement sur un compte bancaire ou postal personnel

NEIN Anmeldung für Splitting (Scheidung)

4 318.269

NON Demande de partage des revenus en cas de divorce (splitting)

NEIN Beilage zur Anmeldung zur Eikommensteilung im Scheidungsfall (Splitting)

4 318_269_1

NON Feuille annexe à la demande de partage des revenus en cas de divorce (splitting)

NEIN Abruf Altersrente

6 318.386

NON Révocation de l’ajournement de la rente de vieillesse

JA Gesuch um Drittauszahlung von Leistungen der AHV/IV/EO/EL/FZ

7 318.182

OUI Demande de versement de prestations AVS/AI/APG/PC/AF en mains de tiers

NEIN Anmeldung Versicherungsausweis

8 318.260

NON Demande de certificat d’assurance

4

JA Anmeldung für die Anrechnung von Betreuungsgutschriften

- 318.27

OUI Demande de bonifications pour tâches d’assistance

JA Ergänzungsblatt zur Anmeldung für die Anrechnung von Betreuungsgutschriften

- 318.270.1

OUI Feuille complémentaire à la demande de bonifications pour tâches d’assistance

NEIN Gesuch um Herabsetzung der persönlichen AHV/IV/EO Beiträge

- 318.181

NON Demande de réduction des cotisations personnelles AVS/AI/APG

NEIN Ergänzungsblatt R zur Anmeldung für Hinterlassenenleistungen (Rückgriff auf haftpflichtige Dritte)

- 318_273_1

NON Demande d'allocation pour prise en charge

NEIN Ergänzungsblatt 2 zur Anmeldung - Personalien der Kinder in Sonderfällen

- 318_275

NON Demande d'allocation pour prise en charge

NEIN Ergänzungsblatt 3 - Angaben über die wirtschaftlichen Verhältnisse

AHV/MSE/VSE - 318_276

NON Feuille complémentaire à la demande d'allocation pour prise en charge

AVS/Maternité/Paternité

JA Ergänzungsleistungen: Gesuch um Drittauszahlung on Tagestaxen an Heime und Spitäler

- 318.686

OUI Demande ultérieure d’allocation pour prise en charge

JA (Vollmacht) Anmeldung Betreuungsentschädigung

- 318.744

OUI (Procuration) Demande d'allocation de prise en charge

NEIN Ergänzungsblatt Anmeldung Betreuungsentschädigung

- 318.745

NON Feuille complémentaire à la demande d'allocation de prise en charge

NEIN Folgemeldung Betreuungsentschädigung

- 318.746

NON Formulaire de suivi pour allocation de prise en charge

NEIN CE bei Quarantäne und Wegfall Fremdbetreuung

- 318.755

NON Demande APG COVID-19 en cas de quarantaine, d’interruption de la garde et pour personnes vulnérables

NEIN 318.756 CE bei Erwerbsausfall

-

NON vers. 18.12 Demande d'allocation pour perte de gain COVID-19 en cas de perte de gain à partir du 17 septembre 2020

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Bereich Prio Unterschrift verlangt (ab den 01.01.23) Num. Titel (DE)

Domaine signature exigée (à partir du 01.01.23) Titre (FR)

Anmeldung für Erwachsene: Berufliche Integration/Rente

1 JA 001.001

Demande de prestations AI pour adultes : Mesures professionnelles/Rente

Anmeldung für Erwachsene: Übergangsleistung

1 JA 001.008

Demande de prestations AI pour adultes : Prestation transitoire

Melde für Erwachsene: Früherfassung

1 JA 001.100

Formulaire de communication pour adultes : Détection précoce

Anmeldung für Erwachsene: Hilflosenentschädigung der IV

2 JA 001.004

Demande de prestations AI pour adultes: Allocation pour impotent AI

Anmeldung Hilflosenentschädigung Minderjährige

2 JA 001.005

Demande pour mineurs : Allocation pour impotent

Anmeldung: Hilflosenentschädigung AHV

2 JA 009.002

Demande : Allocation pour impotent AVS

Anmeldung für Erwachsene: Hilfsmittel

3 JA 001.002

Demande de prestations pour adultes : Moyens auxiliaires

Anmeldung für Minderjährige Medizinische Massnahmen, Berufliche Massnahmen und Hilfsmittel 3 JA 001.003

Demande pour mineurs : Mesures médicales, mesures d’ordre professionnel et moyens auxiliaires

Anmeldung: Hilfsmittel der AHV

3 JA 009.001

Demande : Moyens auxiliaires de l’AVS

IV Anmeldung für Erwachsene: Assistenzbeitrag der IV

4 JA 001.006

AI Demande de prestations AI pour adultes : Contribution d’assistance

Anmeldung für Minderjährige: Assistenzbeitrag der IV

4 JA 001.007

Demande de prestations pour mineurs: Contribution d’assistance de l‘AI

Fragebogen für Arbeitgebende: Berufliche Integration/Rente

5 JA 003.001

Questionnaire pour l’employeur: Réadaptation professionnelle/Rente

Entschädigung für Betreuungskosten: Anmeldung

6 JA 005.001

Allocation pour frais de garde et d’assistance : Demande

Antrag Entschädigung für Beitragserhöhung

6 JA 003.002

Demande d'indemnité en cas d'augmentation des cotisations

Fragebogen: Revision der Invalidenrente

6 JA 007.001

Questionnaire: Révision de la rente d’invalidité

Fragebogen: Revision der Hilflosenentschädigung

6 JA 007.002

Questionnaire: Révision de l’allocation pour impotent

Ermächtigung Früherfassung

- JA 008.001

Autorisation de détection précoce

Vollmacht für Ärzte

- JA 008_002

Procuration destinée aux médecins

Ergänzungsblatt R zur Anmeldung für IV-Leistungen (Rückgriff auf haftpflichtige Dritte)

- JA 318_273_2

Procuration destinée aux médecins

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4 Formulaires qui ne sont pas inclus dans le projet

Selon l'art. 20 LPGA, le versement de prestations en espèces à un tiers ne peut être ordonné que si les conditions formelles sont remplies en plus des conditions matérielles. Ainsi, la demande doit être faite par l'ayant droit lui-même, par l'un de ses parents ou par une autorité, au moyen du formulaire prévu à cet effet, et être motivée de manière détaillée. La caisse de compensation est chargée de contrôler soigneusement les informations fournies. La nature du contrôle et le résultat doivent être documentés. Il est impératif d'adopter une pratique restrictive en matière de versement à des tiers, afin que celui-ci ne conduise pas à un contournement de l'interdiction de cession (voir à ce sujet le Bulletin AVS/PC no 383).

Afin de clarifier la procédure et les conditions de versement des prestations à des tiers, l'OFAS a modifié ses directives (cf. Directives concernant les rentes (DR) dans l'assurance-vieillesse, survivants et invalidité fédérale, dans la version en vigueur à partir du 01.01.2023) et insiste sur l'utilisation du formulaire 318.182 pour ce type de demande.

Le formulaire 318.686, qui sert, en cas de droit aux prestations complémentaires, à demander le paiement des taxes journalières du home ou de l'hôpital à un tiers, doit bénéficier de la même attention que le formulaire 318.182. C'est pourquoi il doit continuer à être signé.

Ainsi, les formulaires pour les prestations complémentaires et transitoires ne doivent pas être inclus dans le projet de formulaires électroniques, car ils contiennent une procuration qui nécessite une signature et permet de demander/vérifier des informations auprès de tiers.

Nous te remercions de prendre en compte cette communication et de la mettre en œuvre au sein de ton organe d'exécution.

Le domaine DS/ITM