Instructions aux bureaux de révision sur l'exécution des contrôles d'employeurs (IRE)

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Instructions aux bureaux de révision sur l’exécution des contrôles d’employeurs (IRE)

Valables dès le 1^er janvier 2008

Etat: 1er juin 2026

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Remarques préliminaires au supplément 1, valable à partir du 1er janvier 2017

Suite au contrôle approfondi effectué dans le cadre de la révision principale 2014 sur l’assujettissement des salariés et des indépendants au niveau international et la conversion partielle des dividendes en salaire déterminant, les chiffres marginaux 5002 et 6004 sont précisés.

Les suppléments sont assortis de la mention 1/17.

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Remarque préliminaire au supplément 2, valable à partir du 1er janvier 2020

Pour une meilleure compréhension, le point 4 du chiffre marginal 2002 a été précisé.

2002 Les pièces justificatives nécessaires à l’examen de la cor-1/20 recte exécution des tâches sont notamment les suivantes:

– comptabilité des salaires, comptabilités auxiliaires et documents comptables;

– comptabilité financière (comptes de bilan et de résultat);

– bouclements annuels avec affectation du bénéfice;

– rapprochement entre les charges salariales dans la comptabilité financière et la masse salariale soumise à l’AVS et déclarée (l’origine des différences devrait être présentée en début de révision);

– tous les documents se trouvant chez l’employeur et concernant la prévoyance professionnelle;

– documents au sujet des caisses de prévoyance et des fondations patronales;

– pour les entreprises à structure de holding, les documents de toutes les filiales et société sœurs pour autant qu’elles soient affiliées à la même caisse de compensation.

Le supplément est assorti de la mention 1/20.

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Remarque préliminaire au supplément 3, valable à partir du 1er janvier 2021

Avec la digitalisation progressive, de plus en plus de dossiers sont traités sous forme électronique et peuvent être accessibles de partout avec les droits correspondants. Dans le cas où un contrôle d’employeur à distance est possible de manière complète, le réviseur peut décider de ne pas effectuer l’examen sur place. En principe, le contrôle sur place reste la règle générale, mais il est possible d’y déroger si tous les documents et les informations nécessaires peuvent être accessibles à distance. La décision de ne pas procéder à un contrôle sur place incombe uniquement au réviseur qui assume également la responsabilité que le contrôle d’employeur soit correctement effectué. Les chiffres marginaux 1001 et 4003.1 à 4003.3 ont été adaptés respectivement complétés.

Les suppléments sont assortis de la mention 1/21.

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Remarque préliminaire au supplément 4, valable à partir du 1er janvier 2022

En raison de l’introduction de l’allocation de paternité (à partir du 1.1.2021) et de l’allocation de prise en charge (à partir du 1.7.2021), les chiffres marginaux 5004 et 5005 ont été adaptés ou complétés en conséquence.

Les suppléments sont assortis de la mention 1/22.

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Remarque préliminaire au supplément 5, valable à partir du 1er janvier 2025

En raison des modifications apportées à la LAVS, seul le contrôle effectué par un service agréé selon l'art. 68b, al. 1, let. a-c LAVS est désormais considéré comme un contrôle d'employeur. Le ch. 1001 est adapté en conséquence.

Les suppléments sont assortis de la mention 1/25.

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Remarque préliminaire au supplément 6, valable à partir du 1er janvier 2026

En raison des modifications apportées au RAVS, la règle désormais applicable est celle prévue à l’art. 169, al. 3, RAVS concernant la signature des rapports de révision et de contrôle par le réviseur ainsi que par les personnes ayant le droit d’engager, par leur signature, le bureau de révision ou de contrôle.

La signature peut être apposée sous forme électronique.

Le chiffre marginal 6006 est adaptée et complétée en conséquence.

Les suppléments sont assortis de la mention 1/26.

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Remarques préliminaires au supplément 7, valables à partir du 1er juin 2026

Jusqu'à la pandémie de COVID-19, le principe applicable aux contrôles des employeurs était celui de la « réalisation sur place ». À la suite des restrictions liées à la pandémie, ce principe a été assoupli. Les contrôleurs des employeurs ont eu la possibilité de renoncer à un contrôle sur place lorsqu'ils avaient obtenu par voie électronique l'accès à toutes les données nécessaires aux contrôles et que la vérification pouvait être menée correctement de cette manière.

Le chiffre marginal 4003.3 IRE énumérait toutefois des contrôles de cas particuliers qui devaient continuer à être effectués sur place. Étant donné que ces contrôles sont souvent réalisés auprès d'une fiduciaire, l'objectif du contact direct avec le membre n'est plus atteint. Par ailleurs, la modification de l’ordonnance entrée en vigueur le 1er janvier 2024 a été formulée sans cette restriction. C'est pourquoi il peut également être renoncé à une réalisation sur place pour les contrôles spéciaux mentionnés au chiffre marginal 4003.3.

Il importe à cet égard que le principe d'un contrôle sur place reste toujours prévu et ne puisse pas être refusé ; cependant, le service chargé de réaliser le contrôle des employeurs peut désormais toujours apprécier et décider lui-même si le contrôle est effectué sur place ou à distance.

Le chiffre 4003.3 est donc abrogé avec effet au 1er juin 2026.

Les suppléments sont assortis de la mention 6/26.

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1. Table des matières Abréviations10
2. 1. Principes11
3. 2. Droits et devoirs du réviseur12
4. 3. La période à contrôler13
5. 4. Lieu du contrôle13
6. 5. Contrôle de l’employeur15
7. 5.1 Domaines à contrôler15
8. 5.2 Etendue du contrôle16
9. 5.3 Dossier17
10. 6. L’établissement du rapport17
11. 6.1 Parties intégrantes17
12. 6.2 Rapport de contrôle17
13. 6.3 Résumé du rapport de contrôle19
14. 7. Assurance qualité20

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Abréviations

AVS Assurance-vieillesse et survivants

CE Contrôle d’employeur

CI Compte individuel

LAVS Loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants LPP Loi fédérale sur la prévoyance professionnelle N^oNuméro marginal

OFAS Office fédéral des assurances sociales

RAVS Règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants SCI Système de contrôle interne

TFA Tribunal fédéral des assurances

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1001 Le contrôle effectué par les services suivants est considéré 1/25 comme un contrôle de l'employeur :

- Une entreprise de révision et un réviseur responsable qui remplissent les exigences fixées à l’art. 68 (= organe de révision de caisses de compensation AVS);

- un service spécial de la caisse de compensation (= personnel engagé par la caisse de compensation AVS) ou une organisation spécialisée des caisses de compensation (= RSA);

- un assureur ou un organe d’execution d’une assurance sociale au sens de l’LPGA (= SUVA).

(art. 68b, al. 1 LAVS ; Art. 162 al. 1 1^rephrase RAVS; Art. 164 RAVS).

1002 Les réviseurs doivent posséder de solides connaissances

des techniques de révision et de comptabilité et être au fait de toutes les dispositions applicables. Ils sont tenus de suivre une formation continue pour maintenir leur niveau de compétences spécialisées.

1003 Le bureau de révision chargé du contrôle d’employeur est

responsable de la formation continue spécialisée régulière des réviseurs. Celle-ci doit comprendre au moins deux jours de cours par année.

1004 Les personnes responsables de l’exécution du contrôle

d’employeur se basent sur le niveau de complexité du contrôle lorsqu’elles décident quel bureau de révision ou quel réviseur doit procéder au contrôle.

1005 Le but du contrôle des employeurs est de vérifier le respect

des prescriptions déterminantes et de renseigner sur la manière correcte de présenter le décompte. Le contrôle devrait avoir un effet préventif en ce qui concerne l’exécution correcte des tâches de l’employeur.

1006 L’employeur est tenu de rendre le contrôle possible et d’y

collaborer.

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1007 La décision par laquelle la caisse de compensation or-

donne un contrôle peut être attaquée en justice par l’employeur. En particulier, l’intéressé peut s’opposer au réviseur chargé du contrôle d’employeur ou au bureau de révision en invoquant que le réviseur n’est pas impartial à son égard (ATFA du 25 octobre 1964, RCC 1965, p. 98).

1008 Le réviseur doit se limiter au contrôle et n’est pas habilité à

prendre des décisions ou à donner des ordres (art. 163, al. 3, RAVS). Il peut cependant, sur mandat de la caisse de compensation, faire des recommandations spécialisées dans les cas d’espèce.

2001 Le droit de regard du réviseur s’étend à tous les justificatifs

comptables et personnels nécessaires à l’exécution du contrôle (art. 209, al. 1, RAVS). Les employeurs ont en outre le devoir de renseigner le réviseur dans le cadre du contrôle.

2002 Les pièces justificatives nécessaires à l’examen de la cor-1/20 recte exécution des tâches sont notamment les suivantes:

– comptabilité des salaires, comptabilités auxiliaires et documents comptables;

– comptabilité financière (comptes de bilan et de résultat);

– bouclements annuels avec affectation du bénéfice;

– rapprochement entre les charges salariales dans la comptabilité financière et la masse salariale soumise à l’AVS et déclarée (l’origine des différences devrait être présentée en début de révision);

– tous les documents se trouvant chez l’employeur et concernant la prévoyance professionnelle;

– documents au sujet des caisses de prévoyance et des fondations patronales;

– pour les entreprises à structure de holding, les documents de toutes les filiales et société sœurs pour autant qu’elles soient affiliées à la même caisse de compensation.

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2003 Le bureau de révision peut exiger de la caisse de compen-

sation qu’elle lui fournisse les pièces nécessaires pour l’exécution de la révision si celles-ci n’ont pas déjà été mises à sa disposition.

2004 Le réviseur doit informer à temps l’employeur de la date du

contrôle et l’inviter à tenir prêtes les pièces nécessaires en indiquant celles qu’il entend consulter.

3001 Le délai de contrôle se détermine sur la base de l’apprécia-

tion des risques faits par la caisse de compensation. Le contrôle d’employeur est fixé par la caisse de compensation, qui attribue les mandats nécessaires et définit la période à contrôler.

3002 Le contrôle d’employeur portera sur la période de contribu-

tion non prescrite.

3003 Il y a lieu d’étendre le contrôle aux dix dernières années

pour déterminer la responsabilité éventuelle de l’employeur et vérifier les inscriptions sur les CI si le contrôle effectué laisse présumer que

– des cotisations de salariés déduites de leur salaire n’ont pas été versées au cours des années précédentes; ou que

– la somme des salaires indiquée n’a pas été répartie correctement entre les différents salariés; ou que

– certains éléments de fait n’ont manifestement pas été correctement décomptés.

4001 Le contrôle doit être opéré au siège de l’entreprise ou au

lieu où se trouvent toutes les pièces justificatives qui garantissent un contrôle fiable des intérêts juridiques de l’AVS (bureau fiduciaire, office comptable d’une association, etc.).

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4002 Lorsque la comptabilité et le contrôle du personnel de plu-

sieurs établissements séparés géographiquement ne sont pas tenus en un lieu central (par ex. au siège principal ou au siège de l’administration de l’entreprise), le contrôle s’effectuera à l’endroit où se trouvent les pièces justificatives nécessaires.

4003 Le lieu de contrôle doit être situé en Suisse.

4003.1 Le contrôle d’employeur se déroule généralement sur 1/21 place. La renonciation à un contrôle sur place ne peut pas

être ordonnée par un supérieur ou exigée par l’employeur contrôlé.

4003.2 Les réviseurs en charge du contrôle d’employeur doivent 1/21 veiller à ce que leurs contrôles soient complets et corrects

et en assument la responsabilité. Ils peuvent décider de renoncer à un contrôle sur place s’ils ont accès par voie électronique à toutes les données et à tous les documents nécessaires aux contrôles et s’ils sont convaincus de pouvoir effecteur le contrôle correctement par ce biais. Ils conservent le droit d’effectuer à tout moment des contrôles supplémentaires sur place.

4003.3 abrogé

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5001 Le contrôle doit être effectué en premier lieu selon les exi-

gences de la LAVS, du RAVS et des directives de l’OFAS ainsi que des traités bilatéraux, respectivement des accords internationaux en matière d’assurances sociales.

5002 Le contrôle sert en particulier à vérifier que:

1/17 – et comment l’employeur s’assure auprès de ses em-

ployés qu’ils ne travaillent pas également à l’étranger pour un ou plusieurs autres employeurs et, le cas échéant, qu’il en informe sa caisse de compensation;

– l’employeur annonce, à temps, à sa caisse de compensation l’affectation pour son compte à l’étranger de ses employés;

– toutes les personnes ayant une activité lucrative dépendante sont enregistrées en qualité de salariés;

– toutes les rémunérations faisant partie du salaire déterminant ont été déclarées à la caisse de compensation;

– les attestations de salaire sont complètes et contiennent les indications nécessaires pour l’inscription sur les CI.

5003 Le contrôle des allocations pour perte de gain pour les per-

sonnes faisant du service et la participation aux cours J+S porte sur:

– l’exactitude et l’exhaustivité des attestations de salaire fournies par l’employeur sur le questionnaire. Les pièces justificatives nécessaires au réviseur (cartes, listes ou journaux) doivent être mises à sa disposition;

– l’exactitude et l’exhaustivité des indications de la personne en service inscrites sur le questionnaire.

5004 Le droit aux allocations de maternité, paternité et de prise 1/22 en charge est à contrôler.

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5005 Dans les cas d’allocations pour perte de gain pour les per-1/22 sonnes faisant du service et la participation aux cours J+S,

d’allocations de maternité, de paternité et de prise en charge, il s’agit de vérifier que l’employeur a régulièrement versé ou compensé les allocations à l’ayant droit.

5006 La fixation des allocations (voir N^o5005) par l’employeur

ne sera contrôlée que si la caisse de compensation en fait la demande spécifique.

5007 En cas de prestations de prévoyance allouées volontaire-

ment, le réviseur examine également les pièces justificatives d’éventuelles prestations de prévoyance (prestations réglementaires et volontaires ou indemnités de départ) versées par l’institution de prévoyance propre à l’entreprise ou par une institution de prévoyance collective. Si l’employeur est affilié à une institution de prévoyance commune, il s’agit de prendre auprès d’elle des renseignements afférents aux personnes sur d’éventuelles institutions de prévoyance.

5008 Il n’y a lieu de procéder à des vérifications supplémentaires

dans d’autres domaines des assurances sociales (par ex. assurance-accidents ou caisse d’allocations familiales) que si la caisse de compensation confère un mandat dans ce sens. Le contrôle d’affiliation à la LPP prévu au

chiffre 2040 CAIP requiert un mandat spécifique de la caisse de compensation.

5009 Le contrôle doit être effectué dans une mesure qui garan-

tisse une vérification sérieuse dans tous les secteurs à contrôler et qui permette de constater les lacunes éventuelles (art. 163, al. 2, phrase 2, RAVS).

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5010 Si nécessaire, les bureaux de révision procéderont de ma-

nière appropriée à des clarifications supplémentaires notamment auprès d’autres assurances sociales, contrôles des habitants et autorités fiscales.

5011 Le réviseur décide librement, sur la base de son apprécia-

tion de l’employeur, d’effectuer le contrôle de manière complète (sans lacune) ou seulement par sondages. Ce faisant, il se fonde notamment sur l’appréciation de la caisse de compensation en matière de risques (effets financiers et degré de probabilité de réalisation).

5012 Les opérations de contrôle doivent être documentées par

le réviseur de telle manière qu’elles puissent être facilement comprises par un tiers spécialiste indépendant. Le dossier doit être conservé pendant 10 ans.

6001 Un rapport de contrôle détaillé doit être rédigé pour chaque

contrôle d’employeur effectué (art. 169, al. 1, RAVS). Un formulaire peut être utilisé mais devra être complété en cas de besoin. Seules les indications revenant sans cesse pourront y être inscrites de manière schématique.

6002 Il s’agit en outre d’établir un résumé standardisé du rapport

de contrôle pour permettre une évaluation uniforme.

6003 Le rapport contient:

– un aperçu des caractéristiques de l’entreprise utiles au contrôle (forme juridique, situation juridique des associés, branche économique, mode de comptabilité des salaires et de comptabilité commerciale, etc.);

– l’indication de la période contrôlée;

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– des précisions sur le lieu et la date du contrôle;

– le nom du réviseur ayant procédé au contrôle;

– la date du contrôle précédent;

– le résultat du contrôle.

6004 Le rapport fait état des lacunes constatées. Il précise:

1/17 – dans quels domaines des erreurs ont été commises, en

quoi elles ont consisté et, pour celles ayant une certaine portée, quelles en ont été les causes;

– sur quel total de salaires il faut réclamer ou restituer des cotisations;

– comment la différence à réclamer ou à restituer se répartit entre les divers salariés pour autant que cette répartition soit nécessaire pour les inscriptions aux CI;

– les personnes employées qui malgré une activité à l’étranger auraient dû être assujetties en Suisse et n’ont pas été annoncées à la caisse de compensation ou qui ont été annoncées à la caisse de compensation pour être enregistrées alors qu’elles n’auraient pas dû être assujetties en Suisse (voir n°5002 1er Alinéa);

– Les personnes employées affectée à l’étranger, alors qu’elles sont restées assurées en Suisse et n’ont pas été annoncées ou pas annoncées à temps à la caisse de compensation (voir n°5002 1er Alinéa).

6005 Les éventuelles recommandations faites par le réviseur à

l’employeur doivent être mentionnées dans le rapport.

6006 Le rapport de contrôle doit être signé par le réviseur, ainsi 1/26 que, dans le cas des organes de révision externes, par les

personnes ayant le droit d’engager, par leur signature, le bureau de révision ou de contrôle. La signature peut être apposée sous forme électronique.

6007 Le rapport de contrôle doit être remis à la caisse de com-

pensation et au bureau de l’employeur contrôlé dans les 60 jours suivant la clôture du contrôle, mais en tous les cas à temps pour que les cotisations exigibles puissent être réclamées avant l’écoulement du délai de prescription.

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6008 Le résumé est une partie séparée du rapport de contrôle. Il

contient des indications sur la période de contrôle ainsi que sur les cotisations à réclamer et les remboursements.

6009 Le résumé indique en outre les valeurs en points de l’éva-

luation des risques en ce qui concerne les critères suivants:

1. Résultat du contrôle d’employeur

2. Qualité de la gestion du personnel

6010 Le critère «Résultat du contrôle d’employeur» comprend

l’évaluation des différences constatées dans le décompte ainsi que la gravité des lacunes du décompte constatées.

6011 Le critère «Qualité de la gestion du personnel» doit tenir

compte des aspects suivants:

– présence et caractère adéquat du programme utilisé pour la comptabilité des salaires;

– qualifications de la personne responsable de la gestion du personnel;

– changements dans le personnel;

– autres aspects qui influencent la qualité.

6012 L’évaluation des critères se fait à l’aide de l’échelle sui-

vante:

0 point 1 point 2 points 3 points 9 points

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7001 Le bureau de révision mandaté ou la caisse de compensation avec ses réviseurs internes garantit la qualité du contrôle d’employeur et du rapport en surveillant que:

– le contrôle d’employeur a été effectué avec diligence et compétence;

– le rapport de contrôle a été établi de manière exacte, objective, claire et complète;

– il existe un dossier conforme sur le contrôle effectué.

Ce faisant, il y a lieu de tenir compte des principes du contrôle interne (SCI).