Rapporto esplicativo

Afin de répondre au souhait d’autorités administratives fédérales, la possibilité est donnée de limiter l’admission de la communication à certaines procédures administratives.

Art. 4 Répertoire

Afin d’informer les particuliers sur les autorités administratives fédérales avec lesquelles la communication électronique est possible, il est prévu que soit publié un répertoire online des autorités admettant la communication électronique. Logiquement, ce répertoire devrait être intégré dans le portail www.admin.ch qui est géré par la Chancellerie fédérale. Le répertoire permet l’inscription pour chaque autorité de diverses informations et adresses nécessaires pour la communication électronique (al. 2).

L’ordonnance laisse les autorités libres de choisir les canaux de communication qu’elles veulent autoriser. L’al. 2, let c, énonce à titre exemplatif trois canaux : plateforme de messagerie sécurisée, site de saisie en ligne et courrier électronique ordinaire. Le choix d’un canal peut valoir de manière générale pour toutes les procédures devant une autorité ; il peut aussi être différent suivant la procédure en cause, voire même pour des phases de procédure. Cette solution permet de tenir aisément compte de l’évolution technologique sans devoir modifier à chaque fois l’ordonnance.

Art. 5 Format

L’ordonnance n’impose pas un format uniforme. Les situations sont en effet trop différentes selon le canal de communication utilisé. Les besoins ne sont pas les mêmes entre un site de saisie en ligne et un écrit transmis par messagerie sécurisée. Ils ne sont pas non plus les mêmes lorsque le document à envoyer contient du texte ou uniquement une image. Les autorités pourront ainsi publier dans le répertoire pour chaque canal de communication les formats autorisés (cf. art. 4, al. 2, let. e) que les particuliers devront utiliser (al. 1). En principe, il devrait s’agir du format PDF (Portable Document Format). Il s’agit d’un format de fichier informatique qui est ouvert et dont les spécifications sont publiques et utilisables librement et gratuitement (y compris pour la création de documents PDF par l’usage d’un des nombreux logiciels gratuits à cet effet). Il peut être utilisé sur la plupart des systèmes informatiques. Il permet la création de fichiers fidèles aux documents originaux et préserve les informations du fichier source— texte, dessins, images — quelle que soit l'application utilisée pour créer celui-ci. L’origine du document PDF peut aussi bien être un document électronique (par ex. un document Word) qu’un document papier qui a été scanné. En vertu de l’art. 52 PCF (RS 273 tel que modifié par la loi sur le Tribunal fédéral) en relation avec l’art. 19 PA, les parties à une procédure administrative sont en effet en droit d’envoyer aussi une copie électronique d’un document papier.

Les autorités devront veiller lors du choix du format à permettre l’archivage des documents qui leur sont envoyés. Il faut relever que le format PDF ne garantit pas en lui-même l’archivage à long terme. Une variante du PDF (le PDF/A) a été développée à cette fin. Lorsque les outils de création de cette variante se seront suffisamment généralisés pour que l’on puisse exiger des particuliers qu’ils remettent leurs écrits et annexes dans ce format spécifique, les autorités devraient lui donner la préférence.