1.4.1 Sistema di conservazione
Info IVA 16 · Contabilità e fatturazione
In vigore · Stato dal 5 gennaio 2024
AFC · Info IVA 16 · n. 1.4.1 · Italiano
I libri di commercio e i documenti contabili possono essere conservati su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento (art. 958f cpv. 3 CO). Lo stesso vale per la corrispondenza commerciale rilevante ai fini dell’IVA.
I libri di commercio e i documenti contabili nonché la corrispondenza commerciale che sono conservati esclusivamente per via elettronica o in forma analoga hanno la stessa forza probatoria di quelli che sono leggibili senza mezzi ausiliari, purché rispettino tutte le esigenze dell’Olc. I libri di commercio, i documenti contabili e la corrispondenza commerciale rilevante devono essere tenuti e conservati in modo che non possano essere modificati senza che tale modifica sia constatabile (art. 3 Olc). Inoltre, i dati devono poter essere esaminati durante l’intero periodo legale di conservazione. Le registrazioni devono in ogni momento poter essere rese leggibili e messe a disposizione su richiesta dell’AFC (art. 6 Olc). I supporti d’informazione ammessi sono inoltre definiti nell’articolo 9 Olc. I rischi legati alla distruzione dei supporti informatici originari sono a carico dell’impresa tenuta alla conservazione.
Di conseguenza, nel caso di dati trasmessi e conservati per via elettronica rilevanti ai fini della deduzione dell’imposta precedente, della determinazione o della riscossione dell’imposta, oltre ai principi della tenuta regolare dei conti (art. 957a CO), devono essere rispettati anche i principi del trattamento regolare dei dati (art. 2 cpv. 2 Olc).
[Illustrazione: nell’originale] | Queste disposizioni si applicano per analogia agli stabilimenti d’impresa domiciliati in Svizzera di imprese estere e alle imprese estere che eseguono prestazioni in Svizzera. L’AFC raccomanda di contabilizzare i redditi conseguiti e le prestazioni acquistate in Svizzera su conti separati o, perlomeno, di registrarli con codici speciali. |
Esempio
L’impresa Xenia SA commercia in materiali da imballaggio. Una volta ricevute, le fatture dei fornitori vengono scansionate, salvate in formato PDF ed elaborate elettronicamente. L’esattezza materiale è verificata digitalmente e documentata (processo di convalida). Le fatture dei fornitori sono «allegate» alle registrazioni e possono essere aperte in ogni momento cliccando sulla registrazione corrispondente. Le fatture originali sono distrutte.
I giustificativi elettronici sono equiparati ai giustificativi cartacei e vengono riconosciuti come prova se sono rispettati i principi della tenuta regolare dei conti e tutte le prescrizioni dell’Olc.