1.4.1 Aufbewahrungsart
MWST-Info 16 · Buchführung und Rechnungsstellung
Geltend · Stand ab 5. Januar 2024
ESTV · MWST-Info 16 · Ziff. 1.4.1 · Deutsch
Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist (Art. 958f Abs. 3 OR). Das Gleiche gilt für die mehrwertsteuerrelevante Geschäftskorrespondenz.
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz, die ausschliesslich in elektronischer oder vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, haben die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind, sofern sämtliche Anforderungen der GeBüV erfüllt sind. Die Geschäftsbücher, Buchungsbelege und relevante Geschäftskorrespondenz müssen dementsprechend so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV). Zudem muss die Überprüfung der Daten während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer möglich sein. Die Aufzeichnungen müssen jederzeit lesbar gemacht und auf Begehren der ESTV zur Verfügung gestellt werden (Art. 6 GeBüV). Die zulässigen Informationsträger sind ausserdem in Artikel 9 GeBüV umschrieben. Das aufbewahrungspflichtige Unternehmen trägt die mit der Vernichtung des ursprünglichen Informationsträgers verbundenen Risiken.
Bei elektronisch übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, müssen folglich nebst den Grundsätzen der ordnungsgemässen Buchführung (Art. 957a OR) auch die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung gewährleistet sein (Art. 2 Abs. 2 GeBüV).
[Abbildung: im Original] | Für in der Schweiz domizilierte Betriebsstätten von ausländischen Unternehmen und für ausländische Unternehmen, die Leistungen in der Schweiz erbringen, gelten diese Bestimmungen sinngemäss. Die ESTV empfiehlt, die in der Schweiz erzielten Erträge und getätigten Leistungsbezüge auf separaten Konten zu verbuchen oder mindestens mit speziellen Codes zu erfassen. |
Beispiel
Die Xenia AG handelt mit Verpackungsmaterialien. Die Lieferantenrechnungen werden beim Eingang gescannt, als PDF gespeichert und elektronisch weiterverarbeitet. Die Prüfung der inhaltlichen Richtigkeit erfolgt digital und ist dokumentiert (Visumsprozess). Die Lieferantenrechnungen werden an die Buchungen «angehängt» und können mittels anklicken der jeweiligen Buchung jederzeit geöffnet werden. Die Originalrechnungen werden vernichtet.
Die elektronischen Belege sind den Papierbelegen gleichgestellt und werden als Nachweise akzeptiert, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und sämtliche Anforderungen der GeBüV erfüllt sind.