1.4.1 Type de conservation
Info TVA 16 · Comptabilité et facturation
En vigueur · État du 5 janvier 2024
AFC · Info TVA 16 · ch. 1.4.1 · Français
Les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti (art. 958f, al. 3, CO). Cette règle s’applique également à la correspondance commerciale pertinente pour la TVA.
Dans la mesure où toutes les exigences de l’Olico sont remplies, les livres et les documents comptables ainsi que la correspondance commerciale conservés exclusivement sous forme électronique ou sous une autre forme comparable ont la même force probante que ceux qui sont lisibles sans l’aide de moyens auxiliaires. Le mode de tenue, de saisie et de conservation doit garantir que les livres, les pièces comptables et la correspondance commerciale ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente (art. 3 Olico). En outre, les données doivent pouvoir être contrôlées pendant la durée de conservation prescrite par la loi. Les enregistrements doivent pouvoir être rendus lisibles en tout temps et mis à disposition de l’AFC sur demande de cette dernière (art. 6 Olico). Les supports d’information autorisés sont listés à l’art. 9 Olico. Les risques liés à la destruction du support d’information d’origine sont assumés par l’entreprise tenue d’assurer la conservation.
Lors du traitement des données transmises et conservées électroniquement qui ont une incidence sur la déduction de l’impôt préalable ou sur la perception ou le recouvrement de l’impôt, il faut pouvoir garantir le respect non seulement des principes relatifs à la régularité de la tenue des comptes (art. 957a CO), mais aussi des principes relatifs à la régularité du traitement des données (art. 2, al. 2, Olico).
[Illustration : dans l’original] | Ces dispositions s’appliquent par analogie aux établissements stables domiciliés en Suisse d’entreprises étrangères et aux entreprises étrangères qui fournissent des prestations en Suisse. L’AFC recommande de comptabiliser les chiffres d’affaires réalisés en Suisse et les prestations acquises en Suisse dans des comptes séparés ou, du moins, de les saisir à l’aide de codes spéciaux. |
Exemple
Xenia SA vend des matériaux d’emballage. Elle numérise les factures de ses fournisseurs et les enregistre au format PDF lorsqu’elle les reçoit pour pouvoir les traiter électroniquement. L’exactitude du contenu est contrôlée sous forme numérique et ce processus est documenté (visas). Les factures des fournisseurs sont «liées» aux écritures comptables et peuvent être ouvertes en tout temps par un clic sur l’écriture correspondante. Les factures originales sont détruites.
Les factures électroniques sont assimilées aux factures imprimées. Elles sont acceptées comme moyen de preuve dans la mesure où les principes relatifs à la régularité de la tenue des comptes et toutes les prescriptions de l’Olico sont respectés.