Rapporto esplicativo

3.4 Titolo dopo l’art. 7b

In seguito all’introduzione della nuova sezione 1 «Requisiti relativi agli specialisti incaricati dell’osservazione» (cfr. n. 3.1), l’attuale sezione 1 «Consultazione degli atti e notifica delle sentenze» diventerà la sezione 2. Dato che in questa sezione saranno introdotte anche nuove disposizioni sulla gestione del materiale ottenuto in occasione dell’osservazione, che richiederanno l’aggiunta di disposizioni di carattere generale sulla gestione degli atti, il suo titolo va adeguato e avrà quindi il tenore seguente: «Sezione 2: Gestione, conservazione e consultazione degli atti e notifica delle sentenze».

3.5 Disposizioni d’esecuzione concernenti la gestione, la conservazione, la consultazione e la distruzione degli atti

In virtù dell’articolo 46 LPGA «per ogni procedura in materia di assicurazioni sociali, l’assicuratore registra in modo sistematico tutti i documenti suscettibili di essere determinanti». Questa disposizione stabilisce pertanto chiaramente che gli atti devono essere registrati in modo completo e sistematico. A tutt’oggi, però, nell’OPGA non figurano disposizioni d’esecuzione che concretizzino le modalità della gestione degli atti. Disposizioni in tal senso sono finora state emanate per le singole assicurazioni sociali soprattutto a livello di direttive. La consultazione degli atti è attualmente disciplinata concretamente negli articoli 8 e 9 OPGA. In seguito all’introduzione del nuovo disciplinamento dell’articolo 43a capoverso 9 lettere a e b LPGA concernente il materiale ottenuto in occasione dell’osservazione, è necessario prevedere nell’OPGA ulteriori disposizioni d’esecuzione in materia di gestione, conservazione, consultazione e distruzione degli atti, che in parte avranno validità generale e in parte concerneranno in modo specifico il materiale ottenuto in occasione dell’osservazione.

3.5.1 Art. 7c Gestione degli atti

Cpv. 1: oltre a essere un elemento fondamentale nell’ottica del diritto di consultazione degli atti, la gestione sistematica e accurata di questi ultimi serve anche al corretto svolgimento della procedura decisionale, in quanto l’autorità chiamata a decidere deve poter basare la sua valutazione su atti completi e tenuti correttamente.

Il presente capoverso stabilisce che la gestione degli atti deve avvenire in modo accurato, sistematico e cronologico. Questi principi sono incontestati e già oggi gli assicuratori rispettano quelli dell’accuratezza e dell’ordine cronologico. Per contro, nella loro attività pratica non tutti gli assicuratori offrono e garantiscono una gestione sistematica degli atti. A questo proposito il Tribunale federale esige perlomeno una numerazione continua delle pagine e, di regola, anche un indice contenente un elenco cronologico di tutti i documenti inoltrati nel quadro di una procedura. Nel dettaglio, per ogni documento messo agli atti occorre indicare un numero progressivo, il numero di pagine, la data di entrata, un numero d’identificazione e una breve descrizione del tipo di documento e/o del suo contenuto.7

Cpv. 2: mentre nel capoverso 1 sono enunciati i principi per la gestione degli atti, nel presente capoverso sono concretizzati i requisiti relativi all’indice degli atti richiesto. Una gestione sistematica e cronologica degli atti garantisce sì che i documenti siano classificati in ordine logico, ma non permette di per sé di consultarli in modo rapido e per temi specifici.

Nelle complesse procedure delle singole assicurazioni sociali, gli atti sono spesso molto voluminosi e includono anche documenti di altri assicuratori. Durante la procedura può senz’altro accadere che determinati atti debbano essere richiesti più volte per garantire che siano sempre aggiornati; questo provoca ridondanze che sono difficilmente individuabili in un incarto gestito cronologicamente e rendono difficoltoso il reperimento dei documenti determinanti. Per evitare il più possibile tali difficoltà e carenze nel reperimento e nel trattamento degli atti, gli assicuratori dovranno tenere un indice che fornisca informazioni chiare non solo sulla completezza dell’incarto, ma anche e soprattutto sul tipo e sul contenuto dei singoli documenti. Da un lato, questo indice agevolerà agli assicurati la consultazione degli atti e la ricerca di singoli documenti e, dall’altro, permetterà anche agli organi esecutivi e ai periti di non perdere tempo per farsi un’idea della situazione dell’incarto e averne una visione d’insieme.

Grazie agli attuali programmi di gestione degli affari, gli assicuratori possono facilmente allestire indici degli atti chiari. In futuro, gli assicuratori dovranno pertanto allestire indici che permettano di reperire in modo semplice e rapido i singoli documenti, soprattutto al fine di agevolare la consultazione degli atti. Per permettere agli assicuratori di conformarsi alla nuova disposizione, è previsto un periodo transitorio.

3.5.2 Art. 7d Conservazione degli atti

Attualmente l’OPGA non prevede nemmeno disposizioni concernenti la conservazione degli atti, ragion per cui in questa occasione vanno stabiliti determinati principi vincolanti.

Cpv. 1: nel presente capoverso sono indicati i principi da rispettare per la conservazione degli atti. Si tratta in particolare di garantire la sicurezza «fisica» dei documenti conservati, ossia la loro integrità. A seconda della loro forma (cartacea, elettronica) si dovranno prendere provvedimenti adeguati per conservarli in modo sicuro e ben protetto, in particolare adottando misure edilizie per proteggerli da influssi nocivi (p. es. incendi o inondazioni).

Cpv. 2: questo capoverso stabilisce che gli assicuratori dovranno prendere misure adeguate di natura edilizia, tecnica e organizzativa per proteggere gli atti da accessi non autorizzati, da modifiche non documentate e dal rischio di perdita. Dovranno pertanto garantire che solo persone legittimate possano accedere agli incarti (prevenzione degli accessi non autorizzati). Inoltre, dovranno provvedere a che gli atti non possano subire modifiche non documentate e quindi impossibili da ricostruire a posteriori. Si tratta di evitare che si possano sottrarre o sostituire documenti dagli incarti senza che resti traccia di tali operazioni (prevenzione della manomissione degli atti). Infine, gli assicuratori dovranno garantire che gli atti non possano andare inavvertitamente persi (prevenzione del rischio di perdita).