Erläuternder Bericht

3.3 Artikel 7b (Gebühren)

Zur Sicherstellung einer verursachergerechten Finanzierung des entstehenden Mehraufwands für die Bewilligungsverfahren nach Artikel 7a ist die Erhebung von kostendeckenden Gebühren vorgesehen. Die Gebühren für die Bearbeitung der Bewilligungsgesuche sollen pauschal 700 Franken pro Gesuch betragen (vgl. dazu oben Ziffer 2.3).

3.4 Gliederungstitel nach Artikel 7b

Der bisherige Titel des 1. Abschnitts «Akteneinsicht und Zustellung der Urteile» wird aufgrund des neu einzufügenden Gliederungstitels «1. Abschnitt: Anforderungen an Spezialistinnen und Spezialisten, die mit Observationen beauftragt werden» (vgl. oben Ziffer 3.1) neu zum 2. Abschnitt. Weil in diesem Abschnitt nun neu auch Regelungen über den Umgang mit Observationsmaterial eingefügt werden sollen, was wiederum eine Ergänzung mit zusätzlichen, allgemeinen Regelungen zum Umgang mit Akten erfordert, bedarf es der entsprechenden Ergänzung dieses Gliederungstitels, weshalb dieser neu «2. Abschnitt: Aktenführung, -aufbewahrung und - einsicht sowie Zustellung der Urteile» lauten soll.

3.5 Ausführungsbestimmungen betreffend Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Akteneinsicht und Aktenvernichtung

Artikel 46 ATSG gibt vor, dass für jedes Sozialversicherungsverfahren «alle Unterlagen, die massgeblich sein können, vom Versicherungsträger systematisch zu erfassen» sind. Damit ist klar geregelt, dass die Akten vollständig und systematisch erfasst werden müssen. In der ATSV sind bis anhin jedoch keine konkretisierenden Ausführungsbestimmungen zur Aktenführung enthalten. Entsprechende Konkretisierungen wurden für die verschiedenen Sozialversicherungen bisher zumeist auf Weisungsebene vorgenommen. Die Akteneinsicht wird heute in den Artikeln 8 f. ATSV konkretisiert. Infolge der neuen Regelungen im Zusammenhang mit dem Observationsmaterial gemäss Artikel 43a Absatz 9 Buchstaben a und b ATSG ist es notwendig, zusätzliche Ausführungsbestimmungen zur Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Akteneinsicht und Aktenvernichtung in die ATSV aufzunehmen, welche teils allgemeingültigen Charakter haben und teils spezifisch das Observationsmaterial betreffen.

3.5.1 Artikel 7c (Aktenführung)

Abs. 1: Die systematische und korrekte Aktenführung ist einerseits wesentliches Element im Hinblick auf das Akteneinsichtsrecht, andererseits dient sie auch der korrekten Entscheidfindung, indem die entscheidende Behörde den Sachverhalt gestützt auf vollständige und korrekt geführte Akten feststellen und würdigen können muss.

In Absatz 1 ist vorgesehen, dass die Aktenführung sorgfältig, systematisch und chronologisch erfolgen muss. Diese Grundsätze sind unbestritten und die Grundsätze der Sorgfalt und der Chronologie werden von den Versicherungsträgern bereits heute eingehalten. Hingegen hat sich in der Praxis gezeigt, dass eine systematische Aktenführung noch nicht durchgängig von allen Versicherungsträgern angeboten und sichergestellt wird. Das Bundesgericht verlangt diesbezüglich zumindest eine durchgehende Paginierung und in der Regel auch ein Aktenverzeichnis, «welches eine chronologische Auflistung sämtlicher in einem Verfahren gemachter Eingaben zu enthalten hat. Es besteht im Detail aus einer Laufnummer, der Anzahl Seiten jedes erfassten Dokumentes, dem Eingangsdatum des Dokumentes, einer Dokumenten-ID sowie einer kurzen Beschreibung der Dokumentart oder dessen Inhalts».7

Abs. 2: Während in Absatz 1 die Grundsätze der Aktenführung aufgeführt werden, beinhaltet Absatz 2 eine Konkretisierung hinsichtlich des notwendigen Aktenverzeichnisses. Mit einer systematischen und chronologischen Aktenführung wird zwar sichergestellt, dass die Akten nach einer logischen Reihenfolge klassiert sind, sie verhilft jedoch allein noch nicht zu einer raschen, themenspezifischen Akteneinsicht.

In den komplexen Verfahren der verschiedenen Sozialversicherungen sind heute Akten oftmals sehr umfangreich und beinhalten auch Akten von anderen Versicherungsträgern bzw. Versicherern. Im Rahmen eines Verfahrens kann es durchaus vorkommen, dass Akten mehrmals eingeholt werden müssen, damit ein aktueller Stand der massgebenden Akten sichergestellt ist. Damit kommt es zu Redundanzen in den Akten. Diese sind in einer chronologischen Aktenführung nicht sofort erkennbar und erschweren ein Auffinden der massgebenden Akten. Um solche Schwierigkeiten und Unzulänglichkeiten in der Sichtung und Bearbeitung der Akten möglichst zu verhindern, sollen die Versicherungsträger ein Aktenverzeichnis führen, welches einerseits Aufschluss über die Vollständigkeit der Akten, aber insbesondere auch klare Hinweise auf den Inhalt und die Art der einzelnen Unterlagen liefert. Mit einem solchen Aktenverzeichnis wird der versicherten Person die Akteneinsicht und das Auffinden von einzelnen Unterlagen erleichtert. Es hilft aber auch den rechtsanwendenden Stellen oder den Gutachterinnen und Gutachtern, sich rascher einen gezielten Ein- und Überblick über die Aktenlage zu verschaffen.

Mit der heutigen Software für Geschäftsverwaltung ist es für die Versicherungsträger ohne grösseren Aufwand möglich, übersichtliche Aktenverzeichnisse zu erstellen. Die Versicherungsträger sollen deshalb in Zukunft dafür sorgen, dass (insbesondere im Hinblick auf Akteneinsichtnahmen) durch entsprechende Verzeichnisse sichergestellt ist, dass ein rasches und einfaches Zurechtfinden in den einzelnen Unterlagen möglich ist. Damit sich die Versicherungsträger an die neue Bestimmung anpassen können, wird eine Übergangsfrist vorgesehen.

3.5.2 Artikel 7d (Aktenaufbewahrung)

Auch betreffend die Aktenaufbewahrung finden sich bisher keine Ausführungsbestimmungen in der ATSV, weshalb bestimmte Grundsätze an diese Stelle verbindlich geregelt werden müssen.

Abs. 1: In Absatz 1 werden die Grundsätze aufgeführt, nach denen Akten aufbewahrt werden müssen. Im Vordergrund steht dabei die Sicherstellung der «physischen» Sicherheit bzw. Unversehrtheit der aufbewahrten Akten. Je nach Art der Akten (Papierform, elektronisch) sind entsprechend angemessene Massnahmen zu ergreifen, damit die Akten sicher und geschützt aufbewahrt werden. Dies-