Rapport explicatif

sur l’utilisation du matériel recueilli lors des observations – ce qui exige également un complément dans les dispositions générales concernant la gestion des dossiers –, il faut aussi modifier comme suit le titre de cette section 2 : « Gestion et consultation des dossiers et notification des jugements et arrêts ».

3.5 Dispositions concernant la gestion, la conservation et la consultation des dossiers, ainsi que la notification des jugements et arrêts

L’art. 46 LPGA prévoit que l’assureur enregistre de manière systématique tous les documents qui peuvent être déterminants. Il est donc expressément prévu que les dossiers soient gérés de manière systématique et conservés dans leur intégralité. Or l’OPGA ne contient à ce jour aucune disposition d’exécution relative à la gestion des dossiers. Les modalités sont généralement précisées pour chaque assurance sociale dans les directives administratives correspondantes. La consultation des dossiers est actuellement réglée aux art. 8 et 9 OPGA. La nouvelle réglementation figurant à l’art. 43a, al. 9, let. a et b, LPGA sur le matériel recueilli lors d’une observation impose l’inscription dans l’OPGA de dispositions d’exécution concernant la gestion, la conservation, la consultation et la destruction des dossiers, les unes étant valables généralement, les autres uniquement pour le matériel recueilli.

3.5.1 Art. 7c Gestion des dossiers

Al. 1 : Une gestion systématique et exacte des dossiers s’impose tout à la fois comme un élément important garantissant le droit de consulter les dossiers et comme une condition pour que l’autorité compétente puisse prendre des décisions informées, en étant en mesure de constater et d’évaluer les faits sur la base de dossiers complets et correctement tenus.

C’est pourquoi l’al. 1 prévoit que les dossiers doivent être gérés avec soin, systématiquement et dans l’ordre chronologique. Ces principes sont incontestés ; le principe de diligence et l’ordre chronologique sont d’ores et déjà appliqués par les assureurs. Par contre, la pratique a montré que la gestion des dossiers n’est pas encore systématiquement garantie chez tous les assureurs. À cet égard, le Tribunal fédéral exige au moins une pagination continue et, en règle générale, un bordereau « qui indique la liste chronologique de toutes les pièces introduites dans le dossier au cours de la procédure. Pour chaque document, le bordereau doit indiquer un numéro de séquence, son nombre de pages, la date à laquelle il a été versé au dossier, un titre qui l’identifie et une brève description concernant son type ou son contenu »7.

Al. 2 : Alors que l’al. 1 énumère les principes de la tenue de dossiers, l’al. 2 précise les exigences auxquelles doit satisfaire le bordereau de chaque dossier. La gestion systématique et chronologique des dossiers garantit que ceux-ci soient classés selon une séquence logique, mais elle ne permet pas à elle seule une consultation rapide et sélective sur le plan du contenu.

Or les procédures complexes que connaissent aujourd’hui les différentes assurances sociales produisent souvent des dossiers très fournis, intégrant eux-mêmes le dossier d’autres assureurs. Au cours d’une procédure, il peut s’avérer nécessaire de verser plusieurs fois des pièces similaires au même dossier afin de s’assurer que les documents pertinents qu’il contient sont à jour. De là proviennent certaines redondances. Or, celles-ci ne sont pas immédiatement visibles lorsque le classement suit un ordre chronologique, et elles compliquent la recherche des documents déterminants. Afin d’éviter autant que possible ce type de difficulté faisant obstacle au repérage et au traitement des dossiers, les assureurs devront tenir un bordereau qui fournira non seulement des informations sur l’exhaustivité des dossiers, mais aussi et surtout des indications claires sur le contenu et le type des documents qui y sont conservés. Ce bordereau permettra aussi à l’assuré de consulter plus facilement son dossier et de trouver les différents documents. Il aidera surtout les autorités judiciaires et les experts à obtenir plus rapidement et de manière plus précise une vue d’ensemble de l’état du dossier.

Les logiciels disponibles aujourd’hui pour la gestion d’entreprise permettent aux assureurs de créer des bordereaux intelligibles à peu de frais. Les assureurs devraient donc veiller à l’avenir (notamment en vue de la consultation des dossiers par les parties) à ce que des bordereaux correctement rédigés permettent de trouver facilement et rapidement les différents documents. Une période transitoire est prévue afin de permettre aux assureurs de s’adapter à la nouvelle disposition.

3.5.2 Art. 7d Conservation des dossiers

Dans sa version actuelle, l’OPGA ne contient pas non plus de dispositions d’exécution concernant la conservation des dossiers. C’est pourquoi la présente modification introduit ici des principes à ce sujet.

Al. 1 : Cet alinéa fixe les principes en fonction desquels les dossiers doivent être conservés. Il s’agit d’abord de garantir leur sécurité ou leur intégrité matérielle. Des mesures doivent être prises selon le type de dossier (papier ou numérique) pour que les dossiers soient conservés de manière sûre et appropriée. À cet égard, l’accent est mis notamment sur les mesures architecturales qui devraient protéger les dossiers des dommages dus par exemple à un incendie ou à des dégâts d’eau.

Al. 2 : L’alinéa prévoit que les dossiers soient protégés par des mesures architecturales, techniques et organisationnelles appropriées contre les accès non autorisés, les modifications non enregistrées et le risque de perte. Les assureurs devront ainsi veiller à ce que seules les personnes autorisées aient accès aux dossiers. Il faudra aussi prévoir des mesures pour écarter le risque que des modifications soient apportées aux dossiers sans être notifiées, et qu’elles ne soient plus repérables par la suite. Le principe est qu’aucun document ne puisse être supprimé ou remplacé sans que ces interventions, faute de notification, puissent être vérifiées (prévention de toute manipulation de dossier). Enfin, les assureurs devront également parer à toute perte de dossier par inadvertance.

3.5.3 Art. 8a Consultation du matériel recueilli lors d’une observation

Au niveau de la loi, c’est l’art. 47 LPGA qui règle le droit de consulter les dossiers (en tant qu’aspect du droit d’être entendu). Outre les dispositions d’exécution de l’art. 8 OPGA réglant la forme de la consultation du dossier, il s’agit de réglementer les modalités de la