Rapporto esplicativo

Rapporto esplicativo sulla revisione dell’ordinanza relativa alla legge federale sulla protezione dei dati

dell’OLPD dell’Ufficio federale della giustizia²⁴ precisa che la forma orale può essere

sufficiente in alcuni casi, a condizione che il detentore della collezione di dati (in futuro: il titolare del trattamento) sia d’accordo. La redazione dell’articolo 20 P-OLPD tiene conto di queste considerazioni ai fini di una maggiore chiarezza.

Infine va precisato che la forma scritta comprende la forma elettronica.

Cpv. 2

La comunicazione delle informazioni, disciplinata nell’articolo 20 capoverso 2 P-OLPD,

avviene in generale per scritto (quindi in formato cartaceo o elettronico). La forma scritta è quindi privilegiata, ma non ne esclude altre. Va precisato che la forma digitale comprende anche i dati personali audio (come le domande vocali registrate mediante una segreteria). Come previsto all’articolo 1 capoverso 3 OLPD, la consultazione in loco è ad esempio possibile segnatamente quando i dati sono suddivisi in dossier diversi, sono particolarmente abbondanti o quando le informazioni richieste devono essere spiegate. In caso di

consultazione in loco, la persona interessata deve comunque avere la possibilità di chiedere una fotocopia di alcuni documenti del suo dossier. È anche prevista la trasmissione in forma orale delle informazioni, ad esempio per telefono, a condizione che la persona interessata vi abbia acconsentito.

Questa triplice soluzione (comunicazione scritta, consultazione sul posto o forma orale)

riprende l’articolo 8 capoverso 5 LPD integrando la via elettronica come è già il caso

dell’articolo 1 capoverso 2 OLPD) per conservare nella base legale quanto auspicato anche dal Tribunale federale (cfr. DTF 141 III 119).

Cpv. 3

Quando i dati personali sono forniti in una forma tecnica che non è leggibile e/o comprensibile per la persona interessata, il titolare del trattamento deve essere in grado di offrirle

spiegazioni complementari, ad esempio oralmente.

Cpv. 4

L’articolo 20 capoverso 4 P-OLPD riprende le condizioni già applicabili secondo l’articolo 1 capoverso 2 lettere a e b OLPD volte a garantire la sicurezza delle informazioni trasmesse. Così il titolare del trattamento deve adottare i provvedimenti adeguati per garantire

l’identificazione della persona interessata e per proteggere i suoi dati personali contro ogni accesso di terzi non autorizzato al momento della comunicazione delle informazioni e ciò a prescindere dalla modalità di comunicazione. Si tratta segnatamente dei casi in cui le

informazioni da fornire contengono dati sensibili, per esempio in relazione alla salute, che non sarebbero sufficientemente protetti nell’ambito di una comunicazione orale o elettronica. Il titolare e il responsabile del trattamento dovranno quindi crittare i messaggi elettronici o prevedere un accesso Internet per i dati consultabili online. In questi casi, i codici per

accedere alle informazioni dovranno essere consegnati alla persona interessata nell’ambito di una comunicazione separata (ad esempio per lettera separata o sms). La persona

interessata deve tuttavia collaborare alla propria identificazione.

Cpv. 5