1.3 Buchungsbelege

Jede Buchung muss belegt werden können (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und 5 OR).

Als Buchungsbelege im Sinne von Artikel 957a Absatz 3 OR gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können. So sind beispielsweise auch Debitoren- oder Lieferantenrechnungen Buchungsbelege.

Auch die Geschäftskorrespondenz kann einen teilweisen oder vollständigen Buchungsbeleg gemäss Artikel 957a Absatz 3 OR darstellen.

Je nach Sachverhalt können unter anderem folgende Dokumente als Buchungsbelege gelten:

• Bestellungen,

• Lieferantenrechnungen,

• Kopien der Ausgangsrechnungen,

• Kauf- und Mietverträge,

• Zahlungsbelege,

• Registrierkassenstreifen,

• Quittungsdoppel,

• Ein- und Ausfuhrveranlagungsverfügungen des BAZG (die elektronischen Dateien der Veranlagungsverfügungen [eVV] sind entsprechend aufzubewahren),

• Hilfsbücher,

• interne Belege wie Arbeitsrapporte,

• Werkstattkarten,

• Materialbezugsscheine,

• Baukostenabrechnungen,

• Baupläne,

• Protokolle der Generalversammlungen und Verwaltungsratssitzungen,

• Zusammenstellungen für die MWST-Abrechnungen,

• die MWST-Abrechnungen wie auch

• Geschäftskorrespondenzen, die allenfalls die Funktion eines Buchungsbelegs haben.