1.3 Pièces comptables

Tout enregistrement doit pouvoir être prouvé (art. 957a, al. 2, ch. 2 et 5, CO).

Par pièces comptables au sens de l’art. 957a, al. 3, CO, on entend tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute autre forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement. Les factures adressées aux débiteurs ou aux fournisseurs sont par conséquent considérées comme des pièces comptables.

La correspondance commerciale peut aussi constituer une pièce comptable partielle ou intégrale au sens de l’art. 957a, al. 3, CO.

Selon les circonstances, les documents suivants peuvent notamment être considérés comme des pièces (comptables):

• les commandes,

• les factures des fournisseurs,

• les copies des factures adressées aux clients,

• les contrats d’achat et de location,

• les justificatifs de paiement,

• les tickets de caisse,

• les doubles des quittances,

• les décisions de taxation à l’importation et à l’exportation de l’OFDF (les documents électroniques concernant les décisions de taxation [DTe] doivent également être conservés conformément aux prescriptions en la matière),

• les livres auxiliaires,

• les justificatifs internes tels que les rapports de travail,

• les cartes d’atelier,

• les bons d’achat de matériel,

• les décomptes des coûts de construction,

• les projets de construction,

• les procès-verbaux des assemblées générales et des séances du conseil d’administration,

• les récapitulations pour les décomptes de la TVA,

• les décomptes de la TVA ainsi que

• la correspondance commerciale qui fait éventuellement office de pièce comptable.