Erläuternder Bericht

Erläuterungen Entwurf IBSV vom 06.03.2012 Seite 6

12 IBSV Regelungen zur Verknüpfung der Adressdatenbank mit anderen Informationssystemen.

Artikel 13 und 14

Die Regelung der Aufbewahrung knüpft an einem zeitlichen Kriterium an. Bei Datensätzen von Personen, bei denen während fünf Jahren keine aktive Bearbeitung mehr erfolgte, darf angenommen werden, dass das weitere Aufbewahren vor dem Hintergrund des Verhältnismässigkeitsprinzips (Art. 4 Abs. 2 DSG) nicht mehr zu rechtfertigen ist. Die Anknüpfung am letzten Zeitpunkt der aktiven Bearbeitung ermöglicht eine Automatisierung der Archivierung. Auch wenn reine Adressdaten kaum je archivwürdig sein dürften, verlangt das Bundesgesetz über die Archivierung, dass die entsprechenden Daten dem BAR angeboten werden.

2.5 5. Abschnitt: Verwaltungsinformationssystem der Eidgenössischen Hoch-

schule für Sport

Ähnlich wie bei der Adressdatenbank verhält es sich beim Verwaltungsinformationssystem der Eidgenössischen Hochschule für Sport. Teile der Informationen über die Studierenden gehören auch zum gesetzlich vorgesehenen Datenbestand des nationalen Informationssystems für Sport (Art. 9 Bst. a, b, g und h IBSG).

Artikel 15 und 16

Beim Verwaltungsinformationssystem der Eidgenössischen Hochschule für Sport – das eigentlich eher eine Hilfsdatenbank darstellt – müssen der Zweck und der Gegenstand in der ISBV geregelt werden.

Artikel 17

Die Daten der Dozentinnen und Dozenten müssen mit dem Personalinformationssystem abgeglichen und ausgetauscht werden können; die Lohnbuchhaltung ist pensenabhängig.

Die Daten der Studierenden müssen zwecks Fakturierung der Studiengebühren und anderer in Rechnung zu stellender Kosten mit dem Finanzinformationssystem ausgetauscht werden können.

Artikel 18

Die Daten sollen grundsätzlich bis fünf Jahre nach der letzten Bearbeitung, was in der Regel fünf Jahre nach Abschluss einer Ausbildung sein dürfte, aufbewahrt werden. Eine Ausnahme bilden die Angaben über Ausbildungsabschlüsse. Diese sollen so lange aufbewahrt werden, wie eine Person üblicherweise im Erwerbsleben steht. Damit wird sichergestellt, dass diese Daten einer Person z.B. im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens auch dann noch zur Verfügung gestellt werden können, wenn die Person ihre entsprechenden Diplome verloren hat.

Artikel 19

Die Archivierung richtet sich nach den allgemeinen Bestimmungen des Bundesgesetzes über die Archivierung (SR 152.1).

2.6 6. Abschnitt: Informationssystem für Gebäude und Anlagen

Artikel 20 und 21

Beim Informationssystem für Gebäude und Anlagen müssen der Zweck und der Gegenstand in der ISBV geregelt werden. Die Regelung lehnt sich an Art. 57l RVOG an.