Rapport explicatif

Commentaire Projet d’OSIS du 06.03.2012 Page 6

Art. 12

Une banque d’adresses centralisée n’est utile que si les données qu’elle contient peuvent être utilisées par tous les autres systèmes d’information, de manière à ce que l’OFSPO dispose de données d’adressage toujours à jour. C’est la raison pour laquelle l’art. 12 OSIS réglemente les liens entre la banque d’adresses et d’autres systèmes d’information.

Art. 13 et 14

La disposition qui régit la conservation des données contient un critère temporel. On peut admettre, compte tenu du principe de la proportionnalité (art. 4, al. 2, LPD), qu’il n’est pas justifié de conserver les données personnelles qui n’ont plus été traitées depuis cinq ans. La référence au dernier traitement en date permet d’automatiser leur archivage. Même si de simples données d’adressage ne méritent guère d’être archivées, la loi fédérale sur les données d’archivage exige qu’elles soient proposées aux Archives fédérales.

2.5 Section 5 Système d’information de la Haute école fédérale de sport

Le système d’information de la Haute école fédérale de sport est soumis aux mêmes règles que la banque d’adresses. Certaines des informations concernant les étudiants font également partie des données qui, selon la loi, doivent figurer dans le système d’information national pour le sport (art. 9, let. a, b, g et h, LSIS).

Art. 15 et 16

Le but et l’objet du système d’information de la Haute école fédérale de sport – qui constitue en fait une banque de données auxiliaire – doivent être définis dans l’OSIS.

Art. 17

Les données des enseignants doivent pouvoir être coordonnées et échangées avec le système d’information sur le personnel; la comptabilité des salaires dépend des pensums.

Pour faciliter la facturation des taxes d’études et d’autres frais imputables aux étudiants, il faut que leurs données puissent être échangées avec le système d’informations financières.

Art. 18

Les données doivent en principe être conservées durant cinq ans à compter de leur dernier traitement, autrement dit en général durant les cinq ans qui suivent la fin de la formation. Les données concernant les diplômes de fin d’études font exception à cette règle: elles doivent être conservées aussi longtemps que la personne concernée est dans la vie active, de manière à pouvoir être mises à sa disposition au cas où elle perdrait son diplôme et en aurait besoin, par ex. dans le cadre d’une procédure de postulation.

Art. 19

L’archivage est régi par les dispositions générales de la loi fédérale sur l’archivage (RS 152.1).

2.6 Section 6 Système d’information pour les bâtiments et les installations

Art. 20 et 21

Le but et l’objet du système d’information pour les bâtiments et les installations doivent être définis dans l’OSIS. Les dispositions en question s’inspirent de l’art. 57l LOGA.