Rapporto esplicativo

Sezione 5: Altri sistemi d’informazione

Articoli 20-22:

L’UFSPO utilizza un sistema di gestione degli affari correnti che contiene i processi di gestione dell’UFSPO e rappresenta in forma elettronica le procedure di lavoro. Il sistema di gestione dei dati citato nell’articolo 21 è integrato nel sistema di gestione degli affari correnti. Esso consente e supporta l’elaborazione dei processi di gestione in seno all'ufficio federale.

L’UFSPO gestisce inoltre un sistema centrale di gestione dei dati che serve ad allestire, amministrare, memorizzare e archiviare incarti personali e al rilevamento di dati e documenti. I dati contenuti nei documenti (file Word, presentazioni Powerpoint, liste Excel ecc.) possono essere degni di protezione, per cui si rende necessaria una regolamentazione per legge.

Nell’apposita banca dati degli indirizzi sono inseriti indirizzi già esistenti all’UFSPO. Tutti gli indirizzi sono disponibili in una banca dati. Questo sistema d’informazione sarà collegato con i sistemi di cui agli articoli 3, 12, 16, 20 e 21.

Capitolo 3: Disposizioni comuni

Articolo 23:

Conformemente alla strategia seguita in campo informatico dal Consiglio federale, la Base di aiuto alla condotta (BAC) funge da fornitore di prestazioni, mentre l’UFSPO è responsabile dei sistemi.

Articolo 24:

L’autorizzazione alla consultazione dei dati, ovvero all’accesso mediante procedura di richiamo, è regolato in modo diverso a seconda del sistema e dei bisogni nonché dei compiti legali. Viene invece regolato in modo unitario il diritto all’accesso ai sistemi d’informazione da parte dei servizi di controllo interni e delle persone responsabili del rispetto delle prescrizioni di protezione dei dati e della manutenzione tecnica. Questi diritti d’accesso consentono l’adempimento corretto dei compiti. Per evitare di ripetere per ogni sistema d’informazione le norme che regolano tali diritti d’accesso, la norma è stata inserita fra le disposizioni comuni.

Articolo 25:

Nei diversi sistemi d’informazione funzionanti presso l’UFSPO sono trattati in parte gli stessi dati di base. Ai sensi dell’efficienza dell’amministrazione si deve fare in modo che non sia necessario inserire separatamente per ciascun sistema i dati disponibili in formato elettronico. Ove tali dati siano già stati raccolti in una banca dati, sarà possibile confrontarli e scambiarli. Non ha senso e risulterebbe d’altra parte poco comprensibile per la persona interessata se tali dati venissero raccolti più volte dall’organo di volta in volta competente. Una simile procedura sarebbe pure in contraddizione con una gestione amministrativa economica ed efficiente, per cui si