Rapporto esplicativo

degli incarti, mentre la seconda è principalmente competente per la trasmissione degli incarti all’estero o agli uffici cantonali.

Gli scopi del trattamento dei dati risultano dagli articoli 1, 6 e 10 CLA 07 (in particolare il riconoscimento e l’esecuzione di titoli di mantenimento, nonché la loro modifica e se del caso costituzione).

Vengono trattati soltanto le informazioni, i dati personali e i documenti necessari allo scopo. Si tratta in particolare delle generalità, degli indirizzi, di eventuali contributi di mantenimento in sospeso, dei posti di lavoro, del reddito, del patrimonio, dei procedimenti penali in relazione alla violazione degli obblighi di mantenimento, degli anticipi di alimenti, della situazione familiare, eventualmente dell’affidamento, nonché di tutti i documenti connessi o necessari per la valutazione del caso come titoli di mantenimento, attestati di formazione, documenti giustificativi del patrimonio o decisioni di anticipo di alimenti.

Per poter valutare correttamente il richiedente, è necessario sapere se sono stati versati anticipi (misure di aiuto sociale in senso lato) . Le informazioni sull’affidamento possono essere rilevanti in quanto l’obbligo di mantenimento vi è in parte collegato. Anche l’informazione su un’eventuale disoccupazione o aiuti sociali può essere importante per l’accertamento delle prospettive di successo di un incasso di prestazioni alimentari.

I dati personali sono trattati in un sistema elettronico di gestione delle persone, degli atti e delle pratiche (TROVA) gestito dall’Ufficio federale di giustizia. In virtù di una decisione di valutazione dell’Archivio federale svizzero del 1° febbraio 2019, gli incarti personali del campo d’attività relativo alle pretese alimentari internazionali gestiti in TROVA hanno valore archivistico. Dato che tanti incarti sono simili, solo l’uno per cento, scelto a caso, di loro viene effettivamente archiviato, mentre gli altri sono cancellati alla scadenza del termine di archiviazione, che equivale a dieci anni al massimo dopo la loro chiusura (art. 16 dell’ordinanza EGPAP del 23 sett. 2016⁷⁶). L’ufficio che ha trattato il caso notifica la chiusura dell’incarto quando il credito di mantenimento ancora in sospeso è stata completamente saldato o una richiesta è stata ritirata. La durata di conservazione di dieci è necessaria poiché accade regolarmente che un incarto debba essere riaperto allorquando un debitore, dopo avere adempiuto per un dato periodo ai suoi obblighi, successivamente smette di ottemperarvi. Può pure succedere che un caso rimanga in sospeso per numerosi anni, ad esempio perché il debitore ha un avere presso la cassa pensione di cui non può ancora disporre perché non ancora esigibile. Pertanto, accade spesso che gli incarti restino aperti per tanti anni.

Ne 95 per cento dei casi i dati personali sono trasmessi a Stati la cui legislazione offre un livello di protezione dei dati adeguato; tre quarti dei casi concernono la Germania, l’Austria, il Portogallo e la Francia. In questi casi la trasmissione dei dati all’estero si fonda sull’articolo 16 capoverso 1 LPD.

La trasmissione dei dati in Paesi la cui legislazione non offre un livello di protezione dei dati adeguato si fonda sull’articolo 17 capoverso 1 lettera c numero 2 LPD, se è necessaria per accertare, esercitare o far valere un diritto dinanzi a un giudice o a un’altra autorità estera competente. La disposizione d’eccezione dell’articolo 17 capoverso 1 lettera c numero 2 LPD va interpretata in senso stretto: i dati personali possono essere comunicati all’estero soltanto nel singolo caso previo esame del rispetto delle condizioni per l’applicazione di questa fattispecie d’eccezione. In primo luogo va verificata la necessità della comunicazione dei dati all’estero per accertare, esercitare o far valere le pretese legali avanzate, considerando in particolar modo il principio della proporzionalità. Una trasmissione dei dati fondata sull’articolo 17 capoverso 1 lettera c numero 2 è possibile da un lato se un figlio che risiede in uno di tali Paesi fa valere pretese di mantenimento nei confronti di un obbligato che risiede in Svizzera e che non adempie ai propri obblighi in tal senso. La ponderazione dell’interesse alla protezione dei dati dell’obbligato e il diritto del figlio, tutelato dalla legge, all’ottenimento degli alimenti, va chiaramente a favore del figlio. D’altro lato, i dati possono essere trasmessi se l’obbligato risiede in uno di questi Paesi. In questi casi l’avente diritto in Svizzera può decidere se presentare una