Rapporto sui risultati

Rapporto sui risultati della procedura di consultazione: revisione totale dell'ordinanza relativa alla legge federale sulla protezione dei dati (OLPD)

Cpv. 5

Molti partecipanti osservano che non esiste una base legale per l'obbligo di documentare il rifiuto, la restrizione o il differimento dell'informazione, che corrisponde all'obbligo di conservazione.⁴⁰⁹ Singoli partecipanti rilevano anche che l'obbligo di conservazione contraddice la volontà del legislatore.⁴¹⁰ DigiGes ritiene invece che l'articolo 8 capoverso 3 nLPD autorizzi il Consiglio federale a emanare disposizioni sui requisiti minimi di sicurezza dei dati. La disposizione poggia quindi su una base legale. Infine, singoli partecipanti sostengono che si tratta di uno swiss finish, poiché il RGPD non prevede un tale obbligo di conservazione.⁴¹¹

In particolare, l'obbligo di conservare la documentazione di cui al capoverso 5 dà adito a critiche. L'articolo 26 capoverso 4 nLPD prevede già che il titolare del trattamento dei dati indichi il motivo per cui rifiuta, restringe o differisce l'informazione. Questo è sufficiente per far valere un'azione in giudizio.⁴¹² La documentazione potrebbe essere ottenuta con una copia della lettera di risposta. Questo sarebbe sufficiente affinché l'interessato possa far valere i propri diritti.⁴¹³ In questo senso, il Cantone di Basilea Città osserva che il criterio della forma scritta per le informazioni andrebbe introdotto e che il periodo di conservazione andrebbe eliminato. Il Cantone di Glarona afferma che nel caso di organi federali, i motivi della restrizione andrebbero comunque indicati nella decisione. L'obbligo di documentare e conservare le informazioni deriva già dall'obbligo procedurale di registrazione agli atti.

Si afferma che l'articolo 20 capoverso 5 AP-OLPD, che va oltre l'articolo 26 capoverso 4 nLPD, comporterebbe solo oneri ulteriori, senza alcun effetto per quanto riguarda l'esercizio o l'applicazione del diritto d'informazione della persona interessata.⁴¹⁴ Inoltre, tale disciplinamento obbligherebbe il titolare a trattare e conservare più dati personali di quelli necessari per i suoi scopi commerciali.⁴¹⁵ Il disciplinamento è anche inutile nella misura in cui, a causa dell'onere della prova, sussiste comunque un interesse da parte del titolare del trattamento dei dati a poter fornire la prova delle informazioni.⁴¹⁶

Alcuni partecipanti osservano che non è chiaro perché la documentazione del rifiuto, della restrizione o del differimento dell'informazione sia da conservare più a lungo rispetto ai verbali secondo l'articolo 3 AP-OLPD. Insieme ad altri chiedono un accorciamento.⁴¹⁷ Tuttavia, Digi-Ges sottolinea l'importanza di questa norma, affinché la persona interessata possa esercitare i propri diritti. Il disciplinamento è espressione del principio di trasparenza. Alcuni partecipanti sottolineano quindi che l'obbligo di conservazione andrebbe esteso a 5 anni.⁴¹⁸ Questo corrisponderebbe al termine di prescrizione per un gran numero di pretese legali.⁴¹⁹