1.6.3 Aufbau einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung
MWST-Info 16 · Buchführung und Rechnungsstellung
Geltend · Stand ab 5. Januar 2024
ESTV · MWST-Info 16 · Ziff. 1.6.3 · Deutsch
Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung muss pro jeweiligem «Konto» der flüssigen Mittel des Unternehmens anhand eines Kassa-, Post- oder Bankbuchs oder einer gleichwertigen Aufstellung erstellt werden.
Als gleichwertige Aufstellung bzw. als ein Bestandteil einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung gelten auch die Originale der Auszüge der Geschäftskonti von Post und/oder Bank. Diese werden i. d. R. mit internen Kontierungshinweisen (Konto, MWST-Steuercode, ggf. Privatbezüge oder -einlagen usw.) ergänzt.
[Abbildung: im Original] | Bei der Führung des Kassa-, Post- oder Bankbuchs muss die Integrität (Echtzeit und Unverfälschbarkeit) im Sinne von Artikel 3 GeBüV gewährleistet sein. |
Die steuerpflichtige Person hat ihre Geschäftsbücher, d. h. die Einnahmen- und Ausgabenrechnung, ordnungsgemäss zu führen und derart einzurichten, dass sich aus der für die Feststellung der Steuerpflicht sowie für die Berechnung bzw. Deklaration der Umsätze, Leistungen, die der Bezugsteuer unterliegen, und abziehbaren Vorsteuern (inkl. Vorsteuerkorrekturen) massgebenden Tatsachen leicht und zuverlässig ermitteln lassen. Die Geschäftsvorfälle sind chronologisch fortlaufend aufzuzeichnen, und zwar zeitnah, d. h. zeitlich unmittelbar nach ihrer Verwirklichung und damit aktuell. Die steuerpflichtige Person hat die Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben lückenlos und wahrheitsgetreu auf nicht veränderbare Art vorzunehmen.
Bei allen Einnahmen und Ausgaben sind ausser dem Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls auch die Namen der Leistungserbringer und der Empfänger anzugeben. Bei den Ausgaben ist immer auch der Zahlungsgrund bzw. Zahlungszweck anzugeben. Ebenfalls muss die Einnahmen- und Ausgabenrechnung zweckmässig aufgebaut und der Grösse des Unternehmens angepasst sein.
Für die Belange der MWST muss neben der Einnahmen- und Ausgabenrechnung auch noch eine Zusammenfassung aller Einnahmen (Unterteilung in steuerbare, steuerbefreite, von der Steuer ausgenommene Umsätze, Verkäufe von Betriebsmitteln und Nicht-Entgelte usw.) und Ausgaben (z. B. alle Zahlungen für den Waren- und Materialaufwand, Personalaufwand und sonstiger Betriebsaufwand sowie Privatanteile) pro Geschäftsjahr erstellt werden.
[Abbildung: im Original] | Als Grundlage dieser Zusammenfassung kann das Hilfsblatt für Selbstständigerwerbende ohne kaufmännische Buchhaltung der jeweiligen kantonalen Steuerverwaltungen (nachfolgend als «kantonales Hilfsblatt» bezeichnet), das jeweils aufgrund der persönlichen Steuererklärung zwingend ausgefüllt werden muss, dienen. Dieses Hilfsblatt wird je nach Kanton auch als Formular oder Fragebogen bezeichnet. Das «kantonale Hilfsblatt» muss mit den relevanten Daten und Angaben zur MWST ([Abbildung: im Original] die obigen Ausführungen) ergänzt werden. Das ergänzte «kantonale Hilfsblatt» dient als Grundlage für die jährlich zu erstellende Finalisierung im Sinne von Artikel 72 MWSTG und Artikel 126–129 MWSTV (u. a. Frist von 6 Monaten). |
[Abbildung: im Original] | Die Führung eines Kassabuchs als Bestandteil der Einnahmen- und Ausgabenrechnung ist auch für Kleinunternehmen mit regen Barverkehr (z. B. für Betriebe im Gastgewerbe, Take-away-Betriebe, Marktfahrer, Direktvermarkter, Coiffeursalon, Kiosk, Dorfladen und dgl.) unabdingbar. Im Kassabuch sind die Einnahmen und Ausgaben fortlaufend, lückenlos und zeitnah aufzuzeichnen und durch Kassastürze regelmässig zu kontrollieren. Beispielsweise hat ein Restaurant das Total der Einnahmen gemäss der Rekapitulation der Registrierkasse täglich im Kassabuch nachzutragen. |