Rapporto esplicativo

Il capoverso 1 enuncia il principio secondo cui sono iscritti in VOSTRA anche i dati relativi all’ordinazione di estratti per privati (art. 43). Questi dati sono però principalmente iscritti in una banca dati ausiliaria.

Il capoverso 2 precisa che i dati e le informazioni iscritti nella banca dati ausiliaria riguardano il disbrigo delle ordinazioni e non hanno nulla da spartire con i dati penali che figurano sull’estratto per privati. Ciò significa che nella banca dati ausiliaria sono salvati dati senza relazione con il contenuto effettivo dell’estratto. Si tratta piuttosto di informazioni concernenti il pagamento dell’estratto, l’identità del destinatario o l’ordinazione medesima. Dati personali di questo genere non meritano una particolare protezione. I dettagli del trattamento dei dati possono pertanto essere definiti in un’ordinanza (cpv. 2 terzo periodo).

Il capoverso 3 prevede che un’interfaccia integri in VOSTRA alcuni dati della banca dati ausiliaria nel caso in cui l’estratto ordinato sia effettivamente allestito. Il Consiglio federale è chiamato a disciplinare i dettagli anche in questo ambito. Si tratta prevalentemente di informazioni che permettono di inviare correttamente a destinazione gli estratti.

L’avamprogetto di LCaGi fa menzione dei dati relativi all’ordinazione di estratti per privati perché tutte le copie degli estratti allestiti sono salvate nella parte di VOSTRA adibita alla gestione delle ordinazioni (cfr. cpv. 4). Salvare le copie è necessario per poter accertare eventuali alterazioni degli estratti in un momento successivo al loro rilascio. Nella pratica, è frequente che gli interessati presentino le copie degli estratti del casellario (p. es. quando si candidano per più impieghi). L’autenticità dei documenti presentati dagli interessati è molto più facile da dimostrare se in VOSTRA sono salvate le copie di tutti gli estratti rilasciati. Infatti, la progressiva eliminazione delle iscrizioni alla scadenza di determinati termini può rendere molto difficile, se non impossibile, ricostituire a posteriori l’estratto rilasciato a una determinata persona in una certa data. Se sull’estratto figurano sentenze di riferimento o decisioni successive, è evidente che la copia elettronica di un estratto salvata in VOSTRA contiene dati personali degni di particolare protezione; per il salvataggio della copia l’avamprogetto non prevede una struttura particolare. È possibile compiere ricerche a partire dal nome del titolare dell’estratto. Occorre inoltre rilevare che la copia dell’estratto non obbedisce alle normali regole in materia di conservazione dei dati penali nella misura in cui vi sono riportati dati che dovevano figurare sull’estratto nel momento in cui è stato rilasciato, ma che potrebbero non figurare più su un estratto rilasciato successivamente. Pertanto, occorre limitare l’accesso a tutti i dati ai sensi dell’articolo 26 e la loro durata di conservazione. Per analogia con quanto previsto per l’eliminazione delle verbalizzazioni automatiche delle consultazioni (cfr. art. 32), i dati relativi all’ordinazione di estratti per privati sono eliminati alla scadenza di un termine di due anni dall’ordinazione medesima (cfr. art. 34).

2.3.1.3 Capitolo 3: Momento dell’iscrizione dei dati in VOSTRA

Art. 27

Il momento dell’iscrizione dei dati deve essere stabilito in un’ordinanza del Consiglio federale. Esso dipende prevalentemente dalla struttura dei dati. Disciplinando la materia in un’ordinanza la legge non viene appesantita da un numero eccessivo di