5 Procédure à suivre par l’assujetti

a)

l’assujetti doit exonérer sa prestation de l’impôt en faveur d’une personne ou d’un bénéficiaire institutionnel seulement s’il a reçu au préalable le formulaire officiel dûment complété et signé ;

b)

la personne bénéficiaire doit présenter spontanément à l’assujetti sa carte de légitimation du DFAE de type B, C, KB ou KC à bande rouge/rose ou son permis Ci mentionnant que son titulaire jouit du statut diplomatique ;

c)

seuls les formulaires non remplis peuvent être photocopiés ; toutes les indications doivent y être apportées de manière lisible. Les copies de formulaires déjà complétés ne donnent pas droit à l’exonération de la prestation. En cas de prestations à des bénéficiaires institutionnels, chaque formulaire doit de plus comporter le sceau officiel de l’institution et la signature manuscrite de la personne autorisée (fac-similés pas valables). En cas de prestations à des personnes bénéficiaires, chaque formulaire doit être signé en original par la personne bénéficiaire et muni du sceau officiel de l’institution à laquelle cette personne est rattachée (fac-similés pas valables) ;

d)

la facture doit comporter, aussi bien sur l’original que sur les copies, la mention « Exonéré » ou « Exonération TVA selon l’art. 144 OTVA ». Si l’indication « TVA incluse » (avec ou sans mention du taux d’impôt) est imprimée sur la facture, elle doit impérativement être biffée par l’assujetti, tant sur l’original que sur les copies ; si cette indication n’est pas biffée, la TVA est due même si le formulaire officiel dûment rempli peut être présenté ;

e)

les assujettis établissant leur décompte selon la méthode effective doivent déclarer les chiffres d’affaires provenant de prestations fournies en exonération de TVA aux bénéficiaires institutionnels et aux personnes bénéficiaires au chiffre 200 du décompte TVA. Ils peuvent les déduire au chiffre 220 dudit décompte TVA ;

f)

les assujettis doivent déclarer sous chiffre 200 du décompte TVA les chiffres d’affaires provenant des livraisons et des prestations de services dégrevées de TVA qu’ils fournissent aux bénéficiaires institutionnels et aux personnes bénéficiaires. Ils reportent ces montants en déduction sous chiffre 220 du même décompte. Les justificatifs ne doivent pas être joints au décompte, mais seulement être présentés sur demande expresse de l’AFC ;

g)

aux fins de contrôle, l’assujetti doit conserver dûment tous les originaux des formulaires officiels utilisés (→ ch. 6.1) avec les autres pièces justificatives (copie de la facture) jusqu’à l’expiration de la prescription absolue (art. 42 et 70, al. 2, LTVA). En ce qui concerne les formulaires officiels transmis et conservés électroniquement, l’art. 122 OTVA est applicable par analogie (art. 147 OTVA). Le formulaire officiel ne doit être remis à l’AFC qu’à sa demande expresse ;

h)

si toutes les conditions au dégrèvement de l’impôt à la source ne sont pas remplies (par ex. si le formulaire officiel remis à l’assujetti n’est pas dûment rempli), l’assujetti doit imposer sa prestation. Dans des cas fondés, le bénéficiaire institutionnel ou la personne bénéficiaire a la possibilité de présenter à l’AFC une demande exceptionnelle de remboursement de la TVA.