Rapporto esplicativo

Rapporto esplicativo concernente il progetto di ordinanza sul casellario giudiziale

informatizzato VOSTRA

un altro Stato prevede regole di attribuzione del nome diverse da quelle dei nostri uffici dello stato civile (sulle «identità secondarie (IS)» cfr. allegato 1 n. 4 P-OCaGi). In alcuni casi può servire anche la conoscenza di identità che una persona si è liberamente inventata (sulle «false generalità (FG)» cfr. allegato 1

n. 5 P-OCaGi). Più identità diverse sono registrate, più aumenta la probabilità che una persona possa essere correttamente identificata: finché tutte le autorità non lavoreranno con un identificatore unico e finché circoleranno documenti d’identità diversi l’uno dall’altro, si dovrebbero possibilmente registrare in VOSTRA tutte le identità note, onde evitare errori nell’identificazione delle persone. Infatti, contrariamente a quanto avviene nel caso di altre banche dati, una persona registrata in VOSTRA non ha alcun interesse a fare in modo che simili difficoltà vengano eliminate.

A ogni identità registrata in VOSTRA il sistema assegna altri dati, che nella vista in linea sono visualizzati nella sezione «Informazioni» (p. es. per le false generalità cfr. allegato 1 n. 5.3 P-OCaGi). Le informazioni che indicano quale utente (e, in caso di trattamento automatico dei dati, quale sistema) e quando ha registrato per primo o modificato per ultimo un determinato set di dati fanno parte della dotazione di base di qualsiasi banca dati gestita elettronicamente, aumentano la trasparenza del trattamento dei dati e aiutano a sapere chi contattare in caso di domande su un’iscrizione.

Per l’analisi di una determinata identità può essere utile sapere da dove provengono le informazioni, o sulla base di quali documenti è stata identificata una persona (p. es. se gli attributi essenziali coincidono con le indicazioni contenute in un passaporto, un atto di nascita, un’altra banca dati o il rubrum di una sentenza). Se in VOSTRA sono registrate diverse identità, queste fonti dei dati facilitano l’analisi dei set di dati divergenti. Tuttavia, siccome nei sistemi che forniscono i loro dati a VOSTRA le fonti dei dati non vengono ancora aggiornate regolarmente, questo campo di dati non è concepito come campo obbligatorio. Ogni volta che in VOSTRA vengono registrate generalità automaticamente (p. es. inserimento di un’identità precedente dopo la modifica dell’identità principale in seguito a sincronizzazione con UPI), VOSTRA inserisce «fonti di dati assegnate automaticamente». Si rimanda a questo riguardo anche alle considerazioni di cui all’articolo 7 P-OCaGi sull’autorizzazione a trattare i dati;

− le note ad uso interno (cfr. allegato 1 n. 2 P-OCaGi) servono a documentare i problemi di identificazione individuati, per evitare per quanto possibile rischi di confusione con altre persone. Esse consistono in una nota standard (che accenna al problema di base: p. es. «gemello») e in una nota complementare a testo libero (che contiene i dettagli: p. es. «di Caio Sempronio, nato il 24.06.1976»). Le note complementari dovrebbero essere tradotte e strutturate quanto più uniformemente possibile; perciò, possono essere inserite soltanto dal Servizio del casellario giudiziale (cfr. allegato 9 n. 2 P-OCaGi nonché commento ad art. 7 P-OCaGi sull’autorizzazione a trattare dati);