1.5.5 Kostenbeteiligung des Mitarbeitenden bei der Anschaffung eines Geschäftsfahrzeuges

Beteiligt sich ein Mitarbeitender finanziell bei der Anschaffung eines Fahrzeuges, so hat der Arbeitgeber den vom Mitarbeitenden bezahlten Betrag als Umsatz zum Normalsatz zu deklarieren. Verkauft das Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt das Fahrzeug und wird dadurch dem Mitarbeitenden die Kostenbeteiligung teilweise oder vollumfänglich zurückerstattet, so gilt dies als (Teil-)Rückgängigmachung der finanziellen Kostenbeteiligung des Mitarbeitenden. Beim Arbeitgeber ist diese (Teil-)Rückgängigmachung der finanziellen Kostenbeteiligung wie eine Entgeltsminderung zu behandeln. Bei geleasten Geschäftsfahrzeugen ist diese Regelung analog anzuwenden.

Bemessungsgrundlage für die pauschale Berechnung der Privatanteile ist der Ankaufswert des Geschäftsfahrzeuges.

Beispiel
Im Spesenreglement des Unternehmens X (erzielt ausschliesslich steuerbare Leistungen, effektive Abrechnungsmethode) ist festgehalten, dass die Aussendienstmitarbeiter alle vier Jahre Anrecht auf ein neues Geschäftsfahrzeug im Betrag von 40'000 Franken haben. Der Mitarbeitende Y entscheidet sich beim Autohändler für ein Fahrzeug im Betrag von 70'000 Franken (inkl. 8,1 % MWST). Die Mehrkosten von 30'000 Franken muss er als Kostenbeteiligung selber übernehmen und innerhalb von 30 Tagen seinem Arbeitgeber überweisen. Der Mitarbeitende verwendet das Geschäftsfahrzeug auch für private Zwecke.

Mehrwertsteuerliche Folgen:
Das Unternehmen X kann auf dem vollen Kaufpreis die Vorsteuer in Abzug bringen; die Kostenbeteiligung des Mitarbeitenden Y von 30'000 Franken muss das Unternehmen X zum Normalsatz deklarieren.

Verbuchung beim Unternehmen X für den Kauf des Geschäftsfahrzeuges

Die Kostenbeteiligung ist in der MWST-Abrechnung als Umsatz unter den Ziffern 200 bzw. 303 zu deklarieren.

Pauschale Ermittlung des zu deklarierenden Privatanteils:
Kaufpreis CHF 64'754.85 (exkl. MWST)
davon 0,9 % (bis 31. Dezember 2021: 0,8 %) pro Monat = CHF 582.80
Zu deklarierender Betrag (12 x CHF 582.80) = CHF 6'993.60
Steuerberechnung: 8,1 % von CHF 6'993.60 (108,1 %) = CHF 524.05

Nach 2 Jahren beschliesst das Unternehmen X, das Geschäftsfahrzeug zum Buchwert für 49'000 Franken an einen Dritten zu verkaufen und vergütet dem Mitarbeiter Y die (seinerzeitige) Kostenbeteiligung anteilsmässig (CHF 21'000) zurück.

Mehrwertsteuerliche Folgen:
Der Verkauf des Geschäftsfahrzeuges ist durch das Unternehmen X zum Normalsatz zu deklarieren; die anteilsmässige Rückzahlung der Kostenbeteiligung an den Mitarbeiter Y gilt als Minderung der seinerzeit bezahlten Kostenbeteiligung.

Verbuchung beim Unternehmen X für den Verkauf des Geschäftsfahrzeuges

Der Fahrzeugverkauf ist in der MWST-Abrechnung als Umsatz unter den Ziffern 200 bzw. 303 zu deklarieren.

Rückzahlung der Kostenbeteiligung

Die Rückzahlung der Kostenbeteiligung ist auf der MWST-Abrechnung als Minusumsatz unter den Ziffern 200 bzw. 303 zu deklarieren.