Rapport explicatif

Rapport explicatif sur la révision de l’ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données

Al. 2

Quant à la communication des renseignements, réglée à l’art. 20, al. 2 P-OLPD, elle se fait généralement par écrit (donc sous forme papier ou électronique). La forme écrite est ainsi privilégiée, mais n’exclut pas d’autres formes. Il convient par ailleurs de préciser que la forme numérique comprend également les données personnelles sonores (telles que les demandes vocales enregistrées au travers d’un assistant vocal). Comme prévu à l’art. 1, al. 3, OLPD, la consultation sur place est par exemple possible, notamment lorsque les données sont réparties dans différents dossiers, qu’elles ont une ampleur particulière ou que des explications doivent accompagner les renseignements demandés. En cas de consultation sur place, la personne concernée doit néanmoins avoir la possibilité de demander une photocopie de certaines pièces de son dossier. La transmission des informations par oral, par exemple par téléphone, est également prévue, pour autant que la personne concernée y ait consenti.

Cette solution "triple" (par écrit, au travers d’une consultation sur place ou par oral) reprend l’art. 8 al. 5, LPD (en intégrant la voie électronique, comme c’est déjà le cas à l’art. 1, al. 2, OLPD) pour maintenir dans une base légale ce que préconise aussi le Tribunal fédéral (voir ATF 141 III 119).

Al. 3

Lorsque les données personnelles fournies le sont sous une forme technique qui n’est pas lisible et/ou compréhensible pour la personne concernée, le responsable du traitement doit être en mesure de lui donner des explications complémentaires, par exemple oralement.

Al. 4

L’art. 20, al. 4, P-OLPD reprend les conditions prévalant déjà à l’art. 1, al. 2, let. a et b, OLPD afin de garantir la sécurité des informations transmises. Ainsi, le responsable du traitement doit prendre les mesures adéquates pour assurer l’identification de la personne concernée et pour protéger ses données personnelles contre tout accès de tiers non autorisé au moment de la communication des renseignements et ceci, quel que soit le mode de communication employé. On pense notamment aux cas où les renseignements à donner contiennent des données sensibles, par exemple relatives à la santé, qui ne seraient pas suffisamment protégées dans le cadre d’une communication orale ou électronique. Le responsable du traitement ou le sous-traitant sera donc tenu de coder les messages électroniques ou de prévoir un accès internet sécurisé lorsque les données pourront être consultées en ligne. Dans de tels cas, les codes pour accéder aux informations devront être remise à la personne concernée dans le cadre d’une communication distincte (par exemple au travers d’un courrier séparé ou par un sms). La personne concernée doit néanmoins collaborer à son identification.

Al. 5

Les motifs pour lesquels la communication des informations est refusée, restreinte ou différée devront être documentés. Le moyen le plus simple de remplir cette obligation de documentation est que le responsable du traitement conserve une copie de la réponse écrite fournie à la personne concernée. Bien que l’art. 26, al. 4, nLPD ne force pas les responsables du traitement privés à respecter des exigences formelles quant à la façon dont ils indiquent à la personne concernée qu’ils refusent, restreignent ou diffèrent la communication d’information, la forme écrite est souhaitable pour des raisons de preuve. Si l’information se fait par oral, la documentation devra être assurée d’une autre façon (p. ex. note téléphonique). Les documents devront être conservés pendant trois ans au moins.