Rapport explicatif

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Al. 1, let. b : l’annonce à l’office du registre du commerce peut être produite sur papier ou sous forme électronique. Dans ce second cas, les dispositions de l’ORC relatives à la communication électronique s’appliquent par analogie (art. 12b ss ORC).

Al. 1, let. c : l’annonce remise à l’office du registre du commerce doit être signée par une personne visée à l’art. 17 ORC. En cas de signature collective, la déclaration doit être signée par deux personnes visées à l’art. 17 ORC ayant un droit de signature. La réglementation en matière de signature est la même que pour les réquisitions d’inscription au registre du commerce : pour les annonces sous forme électronique, une signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié (comme prévu par l’art. 14, al. 2^bis, CO) est requise. L’annonce peut être signée aussi bien par une personne ayant un droit de signature que par un tiers autorisé (par ex. un notaire ou un fiduciaire). La procuration doit alors être signée par un ou plusieurs membres de l’organe suprême de direction ou d’administration de l’entité juridique concernée qui ont un droit de signature, conformément aux règles de signature de cette entité. Il n’est pas demandé de légaliser les signatures. Une éventuelle procuration doit en revanche être jointe à l’annonce. L’office du registre du commerce n’est tenu de vérifier ni la signature ni la procuration, car aucune obligation de contrôle ne lui incombe dans le cadre de l’annonce de l’ayant droit économique (voir également l’art. 11, al. 3, LTPM). La vérification de la signature n’a lieu que lors d’une éventuelle procédure de contrôle par l’autorité de contrôle.

Al. 2, let. a à c : l’ordonnance précise les informations que doit fournir la société en cas d’annonce à l’office cantonal du registre du commerce compétent. Ces informations comprennent, d’une part, des informations permettant l’identification sans équivoque de la société qui effectue l’annonce, et, d’autre part, comme en cas d’annonce au moyen du guichet virtuel, des informations correspondantes sur les ayants droit économiques. Étant donné qu’une annonce à l’office du registre du commerce est uniquement possible si tous les ayants droit économiques sont inscrits au registre du commerce en qualité d’associés ou d’organe de la société, la société doit en plus attester dans son annonce que cela est bien le cas. Elle doit également confirmer qu’il n’existe pas d’autres ayants droit économiques qui n’auraient pas été annoncés au registre.

Al. 2, let. d : lorsque l’annonce requiert une modification des données figurant déjà au registre de transparence, la société doit le mentionner spécifiquement. Si elle ne le fait pas, l’annonce sera traitée comme si elle était entièrement nouvelle. Les données concernées figurant dans le registre de transparence risquent alors d’être malencontreusement supprimées ou écrasées par celles qui viennent d’être reçues, ce qui peut conduire à des entrées erronées ou incomplètes dans le registre de transparence et à une demande payante d’annonce complémentaire ou de correction (voir l’art. 41, al. 2, LTPM).

Al. 3 : l’autorité qui tient le registre fournit un outil de saisie électronique sous la forme d’une application en ligne pour faciliter l’annonce des ayants droit économiques par l’intermédiaire du registre du commerce. La société auteure de l’annonce peut saisir les informations à transmettre dans l’application d’aide à la saisie. Elle pourra ensuite les imprimer et les signer à la main. De manière analogue à ce que prévoient les dispositions relatives au droit du registre du commerce (voir l’al. 1, let. c), la société peut également assortir l’annonce d’une signature électronique (art. 14, al. 2^bis, CO) avant de la transmettre sous forme électronique à l’office du registre du commerce compétent (voir l’al. 1, let. b). Par ailleurs, en cas de signalement ultérieur de divergences, il est prévu que la société dispose dans l’outil d’aide des informations préalablement saisies. À cet effet, elle devra conserver localement (dans sa propre infrastructure informatique) le résumé des informations généré lors de la saisie de l’annonce et le charger dans l’application au moment du traitement du signalement de divergences.

Al. 4 : si la société n’est pas encore enregistrée sur le guichet virtuel, elle doit le faire pour pouvoir l’utiliser, notamment pour recevoir les communications de l’autorité qui tient le registre.