Rapporto OLPD

e 12b AP-OPD se i dipartimenti e la Cancelleria federale vogliono essere esonerati dall’obbligo di notifica delle loro collezioni di dati.

Il capoverso 3 precisa che le autorità comunicano con l’Incaricato per il tramite del loro consulente per la protezione dei dati.

3.5 Disposizioni particolari (sezione 5)

3.5.1 Procedura d’autorizzazione di sistemi pilota (art. 26a)

L’articolo 17a della LPD rivista conferisce al Consiglio federale la facoltà di autorizzare, prima dell’entrata in vigore di una legge in senso formale, il trattamento automatizzato di dati personali degni di particolare protezione o di profili della personalità nell’ambito di sistemi pilota, se sono adempite determinate condizioni. La prima condizione è sancita dall’articolo 17a capoverso 1 LPD, secondo cui deve essere consultato l’Incaricato. Per attuare tale disposizione nella prassi, l’ordinanza precisa meglio la procedura.

Giusta l’articolo 26a capoverso 1, se un organo federale intende attivare un sistema pilota deve comunicare all’Incaricato come viene garantito il rispetto delle esigenze di cui all’articolo 17a LPD e invitarlo a rendere posizione in merito. L’Incaricato prende posizione prima della consultazione degli uffici interessati.

Affinché l’Incaricato possa prendere posizione, l’organo federale competente deve fornirgli i documenti di cui al capoverso 2. Sulla base di questa disposizione, non può quindi limitarsi ad affermare in modo generale e astratto che a un determinato trattamento si applica l’articolo 17a, ma deve illustrare in modo concreto ed esaustivo come intende rispettare le singole condizioni ed esigenze giusta l’articolo 17a LPD. I documenti forniti dall’organo federale devono permettere all’Incaricato di prendere posizione in cognizione di causa.

Giusta il capoverso 3 l’Incaricato può esigere la produzione di altri documenti ed effettuare verifiche supplementari.

Nella sua presa di posizione l’Incaricato esamina se sono rispettate le condizioni di cui all’articolo 17a. Una presa di posizione sommaria e succinta non basta a soddisfare le esigenze. L’Incaricato deve anzi prendere esplicitamente posizione in merito a ogni singola esigenza di cui all’articolo 17a LPD riferendosi, se necessario, alle spiegazioni fornite dall’organo federale competente. Tale presa di posizione deve permettere a quest’ultimo di adeguare, se necessario, il sistema pilota prima dell’invio in consultazione presso gli altri uffici interessati.

Se dopo la consultazione degli uffici l’organo federale competente modifica considerevolmente il sistema pilota in relazione al rispetto delle condizioni di cui all’articolo 17a LPD, deve informarne l’Incaricato e invitarlo a prendere nuovamente posizione (cpv. 4). Tale misura si rende necessaria, poiché essendo la presa di posizione dell’Incaricato allegata alla proposta all’attenzione del Consiglio federale, non potrebbe fondarsi su un sistema che, nel frattempo, è stato modificato.

Una volta che il sistema pilota è definitivo, l’organo federale competente trasmette al suo dipartimento la proposta destinata al Consiglio federale. La presa di posizione dell’Incaricato deve essere allegata a tale proposta (cpv. 5). Nella proposta all’attenzione del Consiglio federale non basta quindi menzionare che l’Incaricato è d’accordo con il progetto.