Rapport explicatif

L’art. 50 définit les autorités qui peuvent saisir en ligne une demande d’extrait d’un casier judiciaire étranger.

Art. 26 Données concernant les demandes d’extraits destinés aux particuliers

Le traitement des données en vue de l’établissement des extraits destinés aux particuliers ne repose, à l’heure actuelle, sur aucune base légale.

L’al. 1 énonce le principe selon lequel les données relatives à des demandes d’extraits destinés aux particuliers (voir art. 43) sont, elles aussi, saisies dans VOSTRA. La plupart de ces données sont cependant enregistrées dans une banque de données auxiliaire.

Il ressort clairement de l’al. 2 que la banque de données auxiliaire ne contient que les données relatives au déroulement des procédures de demande d’extraits et non les données pénales qui figurent sur les extraits destinés aux particuliers. En d’autres termes, on n’y trouve pas le contenu proprement dit de ces extraits. Il s’agit d’indications sur le paiement, sur le destinataire des extraits et sur la commande. Ces données personnelles ne constituent donc pas des données sensibles, raison pour laquelle les modalités de leur traitement pourront être définies par voie d’ordonnance (al. 2, 3^e phrase).

Al. 3: si un extrait est établi, certaines données de la banque auxiliaire seront transférées dans VOSTRA par le biais d’une interface électronique. Le Conseil fédéral règlera là encore les modalités de ce transfert. Il s’agit pour l’essentiel de données qui sont nécessaires pour envoyer les extraits correctement.

Si l’avant-projet mentionne les données concernant les demandes d’extraits destinés aux particuliers, c’est parce qu’une copie électronique de tous les extraits délivrés est enregistrée dans la partie de VOSTRA servant au traitement de ces données (al. 4). L’enregistrement de cette copie s’avère nécessaire afin que l’on puisse par la suite voir si des modifications ont été apportées aux extraits délivrés. Dans la pratique, les personnes utilisent souvent des copies d’extrait de leur casier judiciaire (par ex. lorsqu’elles postulent à plusieurs emplois). Enregistrer à chaque fois une copie permet de vérifier ensuite plus facilement l’authenticité des documents qu’elles présentent. Les données ne pouvant rester mentionnées qu’un certain temps sur l’extrait, il devient très difficile, voire impossible, de les reconstituer une fois qu’elles ont été éliminées. Si des jugements au fond et des décisions ultérieures figurent sur la copie électronique, on peut considérer que cette dernière contient des données sensibles, qui ne sont toutefois pas présentées de manière structurée. Il est possible de faire une recherche à partir du nom de la personne. Les règles qui s’appliquent normalement en matière de conservation des données ne peuvent pas valoir pour les copies électroniques car il est possible que des jugements qui apparaissaient sur l’extrait au moment où celui-ci a été imprimé n’aient plus à y figurer. Aussi l’accès aux données visées à l’art. 26 et la durée de la consultation devaientils être limités. Comme les données journalisées concernant les consultations effectuées par les autorités (voir art. 32), les données concernant les demandes d’extraits destinés aux particuliers seront donc éliminées deux ans après la date de la demande (voir art. 34).