Rapport explicatif

N° référence: COO.2180.109.7.185665 / 212.9/2015/00001

Al. 3 : Communication de données personnelles à des tiers

Lorsque les données personnelles sont communiquées à des tiers, le responsable du traitement doit informer la personne concernée des destinataires ou des catégories de destinataires. S’il connaît leur identité, il doit la lui communiquer. Ce devoir vaut aussi lorsque le destinataire se trouve à l’étranger.

Al. 4: Sous-traitance

L’al. 4 prévoit que lorsqu’un traitement est confié à un sous-traitant, le responsable du traitement communique à la personne concernée son identité et ses coordonnées ainsi que les données ou les catégories de données personnelles concernées. Cette obligation vaut aussi lorsque le sous-traitant se trouve à l’étranger.

Al. 5 : Moment de la communication

L’al. 5 arrête le moment où la personne concernée doit être informée lorsque les données personnelles ne sont pas collectées auprès d’elle. L’information doit lui parvenir au plus tard lors de leur enregistrement ou lors de la première communication à des tiers. Le terme « enregistrement » ne couvre pas uniquement le processus technique d’insertion dans un système informatique, mais toute activité consécutive à la collecte, qui prépare une nouvelle utilisation des données personnelles.

Le non-respect de l’obligation d’informer est sanctionné (voir l’art. 50, al. 1, let. a et b, ch. 1 et 2 AP-LPD).

8.1.3.2 Art. 14 Exceptions au devoir d’informer

L’art. 14 AP-LPD règle d’une part quand l’obligation d’informer tombe complètement (al. 1 et 2), et d’autre part quand, bien que subsistant en principe, elle peut être limitée (al. 3 à 5).

Ces deux cas sont bien distincts. La norme reprend en grande partie les règles existantes (art. 9, 14, al. 4 et 5, et 18b LPD), qui sont regroupées ici par souci de clarté.

Al. 1 et 2 : Exceptions au devoir d‘informer

Selon l’al. 1, le responsable du traitement est délié de son devoir d’information lorsque la personne concernée dispose déjà des informations au sens de l’art. 13. Tel est par exemple le cas lorsqu’elles lui ont été transmises auparavant, et que les nouvelles informations à transmettre sont identiques. On considérera aussi que la personne concernée est déjà informée lorsqu’elle a elle-même rendu les informations accessibles. Il est toutefois probable dans ce cas que l’exigence de transparence du traitement implique qu’on lui communique d’autres informations au sens de l’art. 13 AP-LPD.

Selon l’al. 2, l’obligation d’informer ne s’applique pas pour les données personnelles qui n’ont pas été collectées auprès de la personne concernée, si l’enregistrement ou la communication est expressément prévue par la loi (al. 2, let. a), ou si le devoir d’informer est impossible à respecter ou nécessite des efforts disproportionnés (al. 2, let. b). Cette dernière exception doit être interprétée de manière restrictive : le responsable du traitement ne doit pas se contenter d’une supposition. Il doit déployer tous les efforts qu’on est en droit d’attendre de lui dans le cas d’espèce pour remplir son devoir d’information. Ce n’est que si ses efforts restent vains que l’on considérera que l’information n’est pas possible.

Al. 3 et 4 : Limitation de l’information

Les al. 3 à 4 fixent les conditions auxquelles le responsable du traitement peut renoncer à la communication des informations, la restreindre ou la différer. A cet effet, il procède à une pesée d’intérêts dont les modalités différeront selon que ce dernier est un particulier ou un organe fédéral. La liste des cas de limitation est exhaustive et la disposition doit être interprétée restrictivement. L’information ne doit pas être limitée au-delà de ce qui est absolument nécessaire, et son motif doit être mis en relation avec l’intérêt à la transparence du traitement. De manière générale, on choisira la solution la plus favorable à la personne concernée, garantissant la transparence maximale du traitement compte tenu des circonstances.

L’al. 3 autorise le responsable du traitement à restreindre ou à différer la communication des informations ou à y renoncer si une loi au sens formel le prévoit (let. a). On songe ici princi-