Ergebnisbericht

- Aufbewahrung von Anmeldungen, Belegen und Korrespondenz (Art. 18)

Eine Regelung über die Aufbewahrung der Handelsregisterbelege wird allgemein begrüsst, doch bestehen Meinungsverschiedenheiten über deren konkrete Ausgestaltung.

• Die in Abs. 1 vorgeschlagene allgemeine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren ist unbestritten (Ausnahme: SH, wonach die Frist in Anlehnung an die privatrechtliche Aufbewahrungspflicht auf 10 Jahre zu beschränken sei). Bei elektronisch eingescannten Belegen bestehe jedoch keine Notwendigkeit für die Aufbewahrung der entsprechenden Papierdokumente (GR, SZ), so dass sie vernichtet werden können. Andere Teilnehmer sind der Auffassung, dass elektonische oder für eingetragene Subjekte wichtige Dokumente (bspw. Statuten) unbeschränkt aufzubewahren seien (Verband der Kantonalbanken, Anwaltsverband).

• Die Regelung von Abs. 2 sei angesichts der allgemeinen Aufbewahrungsfrist von Abs. 1 überflüssig (SZ, UR, ZG, Anwaltsverband). Die Belege von infolge Restrukturierungen gelöschten Rechtsträgern seien zu den Belegen der übernehmenden Rechtsträger zu nehmen.

• Bei Abs. 3 wird moniert, dass die vorgeschlagene Regelung nur Papierbelege erfasse. Die Norm müsse auch auf elektronische Dokumente erweitert werden (AG). Zudem müssten die Belege auch mit geeigneten technischen Vorkehrungen gekennzeichnet werden können (bspw. Strichcode), ohne dass die vorgeschriebenen Angaben explizit aufgeführt werden (BE).

• Einzelne Kantone verlangen die Streichung der Absätze 3 und 4 (AG, BS, SH, SZ, TG).

3.4. Anmeldung und Belege (5. Kapitel)

- Anmelde- und Belegprinzip (Art. 20)

Der Vorschlag in Abs. 2 sei zu absolut formuliert, wenn für jede einzutragende Tatsache ein Beleg verlangt wird (SH, TG, ZH). Die Bestimmung müsse daher relativiert werden; für die Eintragung bestimmter Tatsachen solle die Anmeldung als solche genügen (vgl. auch Art. 61 und 64 E-HRegV).

In Abs. 3 sei zu präzisieren, wann eine Anmeldung eingereicht werden muss, damit gesetzlich vorgeschriebene Fristen gewahrt sind. Es wird vorgeschlagen, auf den Zeitpunkt der Postaufgabe abzustellen (BE, NE, NW, ZH). Ferner sei der Passus „und den rechtlichen Anforderungen genügen“ zu streichen, da dieses Erfordernis erst im Rahmen der Prüfung nach Art. 32 festgestellt werden könne (Anwaltsverband).

- Inhalt, Form und Sprache der Anmeldung (Art. 21)

Abs. 1, wonach die einzutragenden Sachverhalte explizit auf der Anmeldung aufgeführt werden müssen, ist zu absolut formuliert und trägt der Praxis nicht Rechnung, wonach es genügt, in der Anmeldung auf die Belege hinzuweisen (sog. „Kurzanmeldung). Die Bestimmung sei entsprechend zu ergänzen (NW, SH, SZ, ZH).

Die Regelung von Abs. 2, wonach Anmeldungen sowohl auf Papier als auch in elektronischer Form eingereicht werden können, wird begrüsst (so ausdrücklich economiesuisse, Gewerbeverband, Verband der Kantonalbanken).