Rapport sur les résultats

- Conservation des réquisitions, des pièces justificatives et de la correspondance (art. 18)

Une réglementation de la conservation des pièces du registre du commerce est généralement saluée, mais les avis divergent quant à sa conception concrète.

• Le délai général de conservation de 30 ans, visé à l'art. 1, n'est pas mis en cause (exception : SH, pour lequel le délai devrait être limité à 10 ans, par analogie à l'obligation légale de conservation en vigueur dans le droit privé). Toutefois, s'agissant de pièces scannées électroniquement, il n'est aucunement nécessaire de conserver les documents sur papier, qui peuvent donc être détruits (GR, SZ). D'autres participants sont d'avis que les documents électroniques ou que les documents importants concernant les sujets inscrits (p. ex. les statuts) doivent être conservés pour une durée illimitée (Union des banques cantonales, Fédération des avocats).

• La réglementation prévue à l'al. 2 est superflue, eu égard au délai général de conservation de l'al. 1 (SZ, UR, ZG, Fédération des avocats). Les pièces d'entités juridiques radiées du registre du commerce en raison de restructurations doivent venir compléter les pièces des entités juridiques qui leur succèdent.

• On critique à l'al. 3 que la réglementation proposée ne couvre que les pièces en papier. Cette norme devrait s'étendre aux documents électroniques (AG). De plus, les pièces devraient être désignées au moyen de dispositifs techniques appropriés (p. ex. codes-barres), sans que les données prescrites ne soient explicitement mentionnées (BE).

• Certains cantons demandent que les al. 3 et 4 soient supprimés (AG, BS, SH, SZ, TG).

3.4. Réquisition et pièces justificatives (chapitre 5)

- Principe (art. 20)

La proposition de l'al. 2 est formulée de manière trop absolue, si une pièce justificative est exigée pour chaque élément qui doit être inscrit (SH, TG, ZH). Cette disposition doit donc être relativisée. La réquisition en tant que telle doit suffire à l'inscription d'éléments déterminés (cf. art. 61 et 64 P-ORC).

A l'art. 3, il faut préciser quand une réquisition doit être transmise pour que les délais légaux soient respectés. Proposition est faite de se référer à la date de l’envoi postal (BE, NE, NW, ZH). Par ailleurs, il faut supprimer le passage «et qu’elles remplissent les exigences», puisque ce point ne peut être constaté que dans le cadre du contrôle visé à l'art. 32 (Fédération des avocats).

- Contenu, forme et langue (art. 21)

L'al. 1, qui requiert que les faits à inscrire soient explicitement mentionnés dans la réquisition, est formulé de manière trop absolue; il ne tient pas compte de la pratique, selon laquelle il suffit de renvoyer aux pièces dans la mention (réquisition sommaire). Cette disposition doit donc être complétée en conséquence (NW, SH, SZ, ZH).

La réglementation prévue à l'al. 2, qui permet de produire les réquisitions tant sur papier qu'en la forme électronique, est saluée (explicitement par economiesuisse, l’Union des arts et métiers et l’Union des banques cantonales).