1.5 Fil conducteur
Info TVA 16 · Comptabilité et facturation
En vigueur · État du 5 janvier 2024
AFC · Info TVA 16 · ch. 1.5 · Français
Le fil conducteur est un composant important de la comptabilité qui garantit la documentation formelle. Par fil conducteur, on entend le suivi des opérations commerciales à partir de la pièce justificative individuelle jusqu’au décompte TVA en passant par la comptabilité, et vice-versa. Ce fil conducteur doit être garanti en tout temps et sans perte de temps. À cet égard, le fait d’utiliser des moyens techniques ou non pour la tenue des livres comptables n’a pas d’importance. Le fil conducteur requiert en particulier:
une organisation claire des livres comptables ainsi que des libellés compréhensibles dans les écritures comptables et dans les journaux;
des pièces justificatives avec mention des imputations et des paiements;
un classement et une conservation en bon ordre et de manière systématique des livres comptables et des pièces justificatives.
[Illustration : dans l’original] | Il faut, dans la mesure du possible, renoncer aux écritures collectives. Si, par exemple, des écritures comptables résumées ne sont établies que périodiquement dans les comptes du grand livre, il faut s’assurer que la possibilité de vérifier les écritures collectives est garantie au moyen de journaux séparés. |
Lorsque des systèmes accessoires, comme la comptabilité des débiteurs, des créditeurs ou des stocks ne sont pas reliés avec la comptabilité générale, il faut au moins une caractéristique de classement commune permettant de garantir le fil conducteur. Pour cela, il convient de veiller à ce que l’accès optionnel à toutes les données enregistrées soit possible au moyen de fonctions de classement et de filtre.
L’association logique des fiches comptables avec l’archive électronique est simplifiée si toutes les pièces justificatives relevant de l’opération commerciale sont indiquées.