Rapport explicatif

3.1.4 Conservation de données personnelles liées à la santé et de matériel biologique (art. 4 ORH 2)

L’al. 1 précise les exigences en matière de conservation, pour la recherche, des données personnelles liées à la santé. Pour répondre aux principes reconnus de sécurité des données, il y a lieu de prendre les mesures nécessaires en matière d’exploitation et d’organisation.

Ainsi, la let. a impose de s’assurer que l'utilisation des données enregistrées dans la banque de données ou dans un système automatisé de traitement n'est autorisé que pour les personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches. La personne responsable de la collecte doit mettre en place pour chaque utilisateur, selon sa mission, des droits d’accès différenciés, p. ex., par la mise en place de mots de passe différents.

La let. b stipule que les données ne peuvent pas être modifiées par des personnes non autorisées ou par inadvertance. Cela nécessite une gestion de copies de sauvegarde, la conservation de données sur des supports d’enregistrement non connectés à des réseaux et dans des locaux fermés, ainsi qu’une protection par des mots de passe « forts ».

La let. c impose de documenter les processus de traitement afin d’assurer la traçabilité. Sur des systèmes électroniques de conservation de données, cette fonction est généralement assurée par des programmes qui enregistrent les personnes ayant manipulé les données, et à quel moment, de manière à pouvoir ensuite assurer le suivi de chaque opération.

L’al. 2 précise les exigences en matière de conservation du matériel biologique pour la recherche. La let. a précise d’abord que les dispositions de l’al. 1 sont applicables par analogie, à savoir que seules les personnes habilitées ou celles qui en ont besoin pour l'exercice de leur mission peuvent avoir accès au matériel biologique, que ce matériel doit être protégé contre toute publication, modification ou suppression sans autorisation ou par inadvertance, et qu'il faut documenter tous les processus de traitement utiles.

En outre, la let. b impose que toutes les exigences techniques pour la conservation appropriée du matériel biologique - selon leur nature - et en particulier le maintien de températures de réfrigération ainsi que la protection contre l’humidité et la lumière naturelle soient garanties.

Enfin, la let. c impose de mettre à disposition les ressources nécessaires à la conservation - éventuellement à long terme. Sont notamment visés les contrats de location, mais aussi les installations d’alimentation électrique de secours ou la surveillance ininterrompue par du personnel de sécurité.

Selon le nombre de données personnelles liées à la santé ou la quantité de matériel biologique conservé et leur nature, le coût des mesures à prendre diffère. Ces mesures sont prises dans le respect du principe de proportionnalité, après prise en considération de l’objet du traitement, de la nature et de l’ampleur de ces traitements, du risque potentiel pour les personnes concernées et de l’état actuel de la technique.