Rapport sur les résultats

Synthèse des résultats de la procédure de consultation sur l’AP-OAAE

Référence/numéro de dossier: COO.2180.109.7.229527 / 239/2017/00006

 Le texte de l’ordonnance prévoit que l’officier public « établit le document électronique ». Un canton propose que cette disposition soit précisée : « l’officier public établit le document destiné à être transmis par voie électronique » ¹⁹⁴.

Let. e

 Pour les légalisations électroniques effectuées dans un contexte purement interne à l’administration, il doit pouvoir être possible de renoncer à l’obtention et à l’apposition de la confirmation d’admission du RegOP¹⁹⁵.

 Il y a lieu de préciser la façon dont la confirmation d’admission doit être apposée sur le document¹⁹⁶.

 L’apposition par l’officier public du sceau électronique prévu par le droit cantonal doit être ajoutée à la procédure¹⁹⁷.

 Le texte doit être modifié de la façon suivante : « Sie ruft die Zulassungsbestätigung aus dem UPReg ab und bringt sie gemeinsam mit allfälligen weiteren Elementen gemäss Abs. 3 an. ». Les autres éléments doivent pouvoir être apposés dans la même étape. Si un élément cantonal complémentaire était apposé de façon visible lors d’une étape distincte, certaines propriétés électroniques du document pourraient être détruites¹⁹⁸.

Al. 2

 L’indication de la désignation ministérielle n’a pas d’influence sur la validation. Le document doit de toute façon être validé par un logiciel. L’exigence de visibilité ne pourrait-elle pas conduire à des vérifications « visuelles » ? L’apposition d’empreintes de signature visibles pour la signature et la désignation de la fonction pose certains problèmes pratiques, les documents étant susceptibles de perdre leurs propriétés de PDF/A valide (problématique d’espace colorimétrique) ou les empreintes pouvant être apposées sur le texte et le cacher¹⁹⁹.

Let. c

Comme pour l’art. 8, al. 1, let. d AP-OAAE, plusieurs participants suggèrent que cette disposition soit formulée différemment²⁰⁰ et proposent les textes suivants : « den Namen und Vornamen der Urkundsperson gemäss elektronischem Personenregister sowie die UID » ²⁰¹ ou « den Namen und den oder die Vornamen der Urkundsperson gemäss Eintrag im UPReg sowie die UID » ²⁰².

Let. e

 Cette disposition est bien accueillie. La délimitation claire des compétences octroyées à l’officier public permet à l’autorité de surveillance cantonale compétente – en application du droit cantonal – de circonscrire les autorisations individuelles en fonction du statut, de la fonction et de la formation des différents collaborateurs. Cela permet de garantir en tout temps que les habilitations à dresser des actes authentiques et à effectuer des légalisations ne soient attribuées que dans la limite du droit applicable,