Rapporto esplicativo

Riferimento/n. incarto: COO.2180.109.7.191740 / 239/2016/00003

a realizzare atti pubblici elettronici dal registro dello stato civile (art. 1 cpv. 2 e art. 11 P-OAPuE). Tale persona va pertanto iscritta nell’UPReg tempestivamente entro il termine di transizione di un anno dall’entrata in vigore delle nuove disposizioni come previsto

dall’articolo 99c P-OSC. L’obbligo di iscrizione spetta all’autorità cantonale competente, che si assicura che al momento dell’iscrizione la persona in questione adempia i requisiti per la realizzazione di atti pubblici e l’apposizione della firma elettronica. Per l’attivazione sono competenti esclusivamente le autorità cantonali di vigilanza sullo stato civile, poiché soltanto queste unità amministrative gerarchicamente sovraordinate sanno quali ufficiali dello stato civile lavorano per le varie autorità dello stato civile. In tal modo con la funzione «ufficiale dello stato civile» si soddisfano le condizioni per la realizzazione di atti pubblici in forma elettronica.

I collaboratori dell’autorità cantonale di vigilanza sullo stato civile non sono autorizzati a rilasciare atti pubblici nel settore dello stato civile. L’UFSC ha una tale autorizzazione esclusivamente nei casi in cui sia necessario realizzare un estratto di un registro dello stato civile tenuto da una rappresentanza svizzera all’estero (art. 92b cpv. 1^bisP-OSC).

Al contrario, può succedere che i collaboratori delle autorità cantonali di vigilanza sullo stato civile o dell’UFSC debbano realizzare sotto forma di atto pubblico una copia certificata di un documento (art. 2 lett. f P-OAPuE) da loro custodito (secondo l’art. 47 cpv. 2 lett c P-OSC). Per motivi di certezza del diritto connessi a tali compiti notarili, per l’autorizzazione ad apporre un’autenticazione elettronica è necessario sia possedere l’attestato professionale federale (eccezione: art. 95 cpv. 1 OSC) sia ricoprire la funzione di un pubblico ufficiale. Se tali presupposti sono adempiuti su richiesta del servizio competente l’UFSC ovvero il DFGP attivano la persona con la relativa funzione nell’UPReg.

I pubblici ufficiali iscritti nell’UPReg applicano la procedura prevista nell’OAPuE.

In base degli articoli 6 e 8 P-OAPuE l’autorità cantonale o federale responsabile deve effettuare tempestivamente ogni modifica o cancellazione (cosiddetta disattivazione) dei dati tenuti nel registro relativi ai pubblici ufficiali nel settore dello stato civile.

Art. 6 Documenti di stato civile

In futuro i documenti dello stato civile potranno essere rilasciati sia in forma cartacea che elettronica. Il vecchio articolo 6 va riscritto.

I documenti cartacei vanno allestiti come in passato nel rispetto delle istruzioni dell’UFSC relative alla qualità della carta e ai requisiti applicabili alle modalità di scrittura. Per quanto riguarda la normativa relativa all’apposizione di una firma elettronica qualificata secondo la FiEle, ora si definisce esplicitamente anche che per la divulgazione di fatti di stato civile o di dati dello stato civile in forma cartacea va utilizzata la carta di sicurezza definita dall’UFSC (fanno eccezione le comunicazioni alle autorità che non sono realizzate sotto forma di documento di stato civile). Se la divulgazione avviene in forma elettronica, oltre a una firma qualificata secondo la FiEle è necessario apporre anche una conferma di ammissione secondo l’OAPuE. I dettagli relativi alla forma della divulgazione sono disciplinati nell’articolo 47 P-OSC.

Art. 47 Forma della divulgazione

Per quanto riguarda la forma della divulgazione ora sarà ammessa la realizzazione di documenti pubblici in forma elettronica e di copie elettroniche autenticate secondo l’OAPuE. Le precedenti disposizioni relative alla divulgazione in forma cartacea rimangono in essere.

Art. 81 cpv. 2 Diritto d’informazione

È stato inserito il rimando all’articolo 47 che copre tutte le forme di divulgazione.