Rapport explicatif

Référence/numéro du dossier : COO.2180.109.7.189249 / 239/2016/00003

ments sur papier sont établis sur le papier sécurisé défini par l’OFEC (art. 6, al. 2, P-OEC). L’établissement de documents électroniques est régi par les dispositions de l’OAAE (art. 6, al. 3, P-OEC).

Annexe 1, ch. I., ch. 3.3 Divulgation de données d’état civil

Annexe 1, ch. V., ch. 21, et annexe 4, ch. II., ch. 5. Prestations diverses

Uniformisation des dispositions qui régissent l’établissement et la légalisation d’une copie ou d’une photocopie dans l’OEEC, de sorte que le terme de « légalisation » soit utilisé partout, au sens de l’art. 18a, al. 2 en rel. avec l’art. 47, al. 2, let. c, OEC. Les personnes inscrites dans le RegOP en vertu de l’art. 4a P-OEC et dont l’accès au registre est activé sont autorisées à procéder à des légalisations sous forme électronique en vertu de l’art. 47, al. 3^terP-OEC. L’émolument de 2 francs par page est également dû dans ces cas, car il permet de couvrir le coût de la numérisation d’un document en vue du traitement électronique de la copie ou photocopie légalisée. L’émolument perçu pour la délivrance de la légalisation est indépendamment de la forme de celle-ci, sur papier ou support électronique, d’un montant de 30 francs. Dans le cas des légalisations électroniques, s’y ajoutent les émoluments dus pour la délivrance de la confirmation d’admission au sens de l’art. 7, al. 1, let. g, P-OEEC, d’un montant de 2 francs.

3.1.3 Ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil (OEC)

Art. 4a Registre des officiers publics (RegOP)

Seule la personne élue ou nommée officier de l’état civil conformément à l’art. 4 OEC, et par là même officier public, est en droit d’établir des actes authentiques électroniques sur des faits d’état civil et des données de l’état civil en vertu de la compétence que lui donne l’article 44a OEC (art. 1 al. 2 et art. 11 P-OAAE). Cette personne doit donc être inscrite au RegOP dans le délai d’un an suivant l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions qu’impartit l’art. 99c P-OEC. L’obligation d’inscrire incombe à l’autorité cantonale compétente, qui assure que les conditions présidant à l’établissement d’actes authentiques et à l’apposition d’une signature électronique par la personne concernée existent au moment de son inscription. Ce sont les autorités cantonales de surveillance qui sont compétentes pour activer l’accès de la personne en question, car seules ces unités administratives supérieures au plan hiérarchique savent quel officier de l'état civil travaille pour quelle autorité d’état civil. On créé ainsi les conditions de l’établissement d’actes authentiques électroniques dans la fonction ‘officier de l’état civil’.

Les collaborateurs de l’autorité cantonale de surveillance de l’état civil n’ont aucune compétence, dans leur domaine, pour établir des actes authentiques. L’OFEC dispose uniquement de cette compétence dans les cas où doit être délivré un extrait d’un registre tenu par une représentation de la Suisse à l’étranger (art. 92b, al. 1^bis, P-OEC).

Inversement, il peut arriver qu’aussi bien des collaborateurs de l’autorité cantonale de surveillance de l’état civil que de l’OFEC doivent établir une copie légalisée d’un document (art. 2, let. f, P-OAAE) qui se trouve sous leur garde sous la forme d’un acte authentique (conformément à l’art. 47, al. 2, let. c, P-OEC). Pour des raisons de sécurité du droit, induites par ces tâches notariales, seule une personne à la fois titulaire du brevet fédéral d’officier de l’état civil (exception : art. 95, al. 1, OEC) et à laquelle la fonction d’officier public a été confiée peut délivrer une légalisation électronique. Lorsque ces conditions sont remplies,

l’OFEC, ou le DFJP, active l’accès de la personne concernée au RegOP dans la fonction correspondante, à la demande du service compétent.

L’officier public inscrit au RegOP applique la procédure prévue par l’OAAE.