Rapport explicatif

Ces registres ont été transmis aux Archives fédérales (AFS). L'OFEC reste cependant compétent pour délivrer les extraits de ces registres (art. 92b, al. 1^bisP-OEC), de sorte qu'il importe de le spécifier dans le P-OEC.

Art. 92c, al. 1 et 1bis P-OEC Sécurité des registres tenus sur papier

al. 1 : Les offices de l'état civil doivent avoir terminé leur travail de ressaisie avant de donner les registres des familles sous forme papier à microfilmer. Or, dans certains cantons, la ressaisie a pris plus de temps que prévu, de sorte que le délai actuel pour le microfilmage des registres des familles doit être reporté. Il s'agit d'ancrer dans le P-OEC la prolongation du délai accordée par l'OFEC²⁹.

al. 1^bis: Les cantons peuvent dorénavant établir des copies numériques à la place des microfilms. Le service cantonal compétent doit alors, d'entente avec les archives cantonales, garantir leurs lisibilités à long terme, en les enregistrant à temps sur de nouveaux supports lors de changements de technologie. Ils peuvent par ailleurs convenir d'un mandat de prestations avec les Archives fédérales (AFS) pour un archivage numérique à long terme, tout en restant propriétaires des données des registres papier numérisés et en étant les seuls à y avoir accès³⁰.

Les cantons peuvent ainsi faire une économie en matière de sécurisation des données, la numérisation des données étant généralement moins chère que l’établissement de microfilms. Par ailleurs, les copies numérisées peuvent être exploitées de manière plus efficace et rentable.

Art. 93, al. 1 P-OEC Ressaisie de données personnelles

Les personnes encore en vie qui n’ont pas été ressaisies dans Infostar devront l’être systématiquement conformément aux directives de l’OFEC et, notamment lorsque les données sont nécessaires à un office de l’état civil ou lors de la commande d’un document d’identité. Pour respecter le principe de l’égalité de traitement, la ressaisie devra avoir lieu dans les plus brefs délais. Les lettres a-d de l’art. 93, al. 1 OEC sont abrogées, le reste de la disposition est maintenu (voir aussi annexe 1, ch. I.3.4 P-OEEC).

Art. 96, al. 1, phrase introductive (ne concerne que le texte italien) et 2 P-OEC Mariage célébré par un membre d'un exécutif communal

al. 1 : Ne concerne que le texte italien. Il s'agit d'une inadvertance survenue lors de la traduction d'une précédente révision de l'OEC.

al. 2 : le DFJP est remplacé par l’OFEC, ce qui correspond à la pratique actuelle (voir aussi les art. 84, al. 1 et 2 ; 85, al. 2 [phrase introductive] et 3 ; 86, al. 2 P-OEC).

Art. 98, al. 7 P-OEC Mentions marginales et radiations

Les registres de l'état civil qui ont le statut d’archives conformément à l’art. 6a, al. 3 P-OEC sont traités comme s'ils avaient été transmis aux archives cantonales, même s'ils sont encore conservés par des offices de l'état civil. Ils ne doivent dès lors plus faire l'objet de modifications (voir également les commentaires relatifs aux art. 6a, al. 3 et art. 47, al. 2, let. f P-OEC).