Erläuternder Bericht

Referenz/Aktenzeichen: COO.2180.109.7.189218 / 239/2016/00003

3.1.3 Zivilstandsverordnung (ZStV)

Art. 4a Register der Urkundspersonen (UPReg)

Ausschliesslich die nach Art. 4 ZStV zur Zivilstandsbeamtin oder zum Zivilstandsbeamten und damit zur Urkundsperson ernannte oder gewählte Person ist berechtigt, gestützt auf die Zuständigkeit gemäss Artikel 44a ZStV elektronische öffentliche Urkunden aus dem Zivilstands- respektive Personenstandsregister zu erstellen (Art. 1 Abs. 2 und Art. 11 E-EÖBV). Diese Person ist daher unverzüglich innert der gemäss Artikel 99c E-E-ZStV vorgesehenen Übergangsfrist von einem Jahr seit Inkrafttreten der neuen Bestimmungen im UPReg einzutragen. Die Eintragungspflicht obliegt der zuständigen kantonalen Behörde, welche sicherstellt, dass die Voraussetzungen zur Ausstellung von öffentlichen Urkunden und der Anbringung einer elektronischen Signatur bei der betreffenden Person im Zeitpunkt der Eintragung vorliegen. Für die Freischaltung sind die kantonalen Aufsichtsbehörden im Zivilstandswesen zwingend zuständig, da nur diese hierarchisch übergeordneten Verwaltungseinheiten wissen, welche Zivilstandsbeamtinnen und -beamten für die jeweiligen Zivilstandsbehörden tätig sind. Damit sind die Voraussetzungen für die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden mit der Funktion ‚Zivilstandsbeamtin / Zivil-standsbeamter‘ geschaffen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der kantonalen Aufsichtsbehörde im Zivilstandswesen haben im Zivilstandsbereich keine Befugnis, öffentliche Urkunden auszustellen. Das EAZW hat ausschliesslich in den Fällen eine entsprechende Befugnis, in denen ein Auszug aus einem durch eine Schweizer Vertretung im Ausland geführten Zivilstandsregister zu erstellen ist (Art. 92b Abs. 1^bisE-ZStV).

Demgegenüber kann es vorkommen, dass sowohl Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der kantonalen Aufsichtsbehörden im Zivilstandswesen sowie des EAZW eine beglaubigte Kopie eines Dokumentes (Art. 2 Bst. f E-EÖBV), welches sich in ihrem Gewahrsam befindet, in Form einer öffentlichen Urkunde erstellen müssen (gem. Art. 47 Abs. 2 Bst. c E-ZStV). Aus Gründen der Rechtssicherheit, welche solche notariellen Aufgaben mit sich bringen, ist für die Befugnis der Anbringung einer elektronischen Beglaubigung sowohl der Besitz des eidgenössischen Fachausweises (Ausnahme: Art. 95 Abs. 1 ZStV) als auch die Übertragung der Funktion einer Urkundsperson erforderlich. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, schaltet das EAZW respektive das EJPD auf Antrag der zuständigen Stelle die betreffende Person im UPReg mit der jeweiligen Funktion frei.

Die im UPReg eingetragene Urkundsperson wendet die nach der EÖBV vorgesehenen Verfahren an.

Jede Änderung oder Löschung (sog. Deaktivierung) der im Register geführten Angaben von Urkundspersonen im Zivilstandsbereich ist gestützt auf Artikel 6 und 8 E-EÖBV unverzüglich durch die verantwortliche Kantons- respektive Bundesbehörde einzutragen.

Art. 6 Zivilstandsdokumente

Inskünftig können Zivilstandsdokumente sowohl in papier- als auch in elektronischer Form ausgestellt werden. Der bisherige Artikel 6 ist neu zu konzipieren.

An der Ausstellung der Papierdokumente ändert sich nichts. Sie sind nach den Weisungen des EAZW bezüglich Papierqualität und Anforderungen an die Beschriftung zu erstellen. Im Hinblick auf die Regelung der Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäss ZertES ist neu auch explizit definiert, dass für die Bekanntgabe von Zivilstandsereignissen, Zivilstandstatsachen sowie Personenstandsdaten in Papierform, das vom EAZW definierte Sicherheitspapier zu verwenden ist (ausgenommen davon sind Mitteilungen an Behörden, die nicht in Form eines Zivilstandsdokumentes erstellt werden). Erfolgt die Bekanntgabe in elektronischer Form, so ist nebst der Anbringung einer qualifizierten Signatur