Rapport explicatif

Rapport explicatif et commentaire de l’OIDE

Les caractères additionnels (al. 1) sont des données qui ne sont pas publiques, mais qui sont nécessaires aux services IDE pour identifier plus précisément les entités IDE. Ils peuvent être consultés uniquement par les services IDE.

Peuvent être gérés comme caractères additionnels:

- la date de naissance (de personnes physiques), pour autant qu’elle soit nécessaire à une identification univoque (let. a) : ce caractère est nécessaire en particulier dans l'agriculture. La date de naissance permet, par exemple, de distinguer le fils du père lorsque ces derniers portent le même nom et ont la même adresse, mais exploitent chacun leur propre entreprise. La date de naissance n'est relevée que si elle figure dans les banques de données des services annonceurs.

- l’activité économique selon la Nomenclature générale des activités économiques (NOGA, let. b) : l’activité économique de l’entité IDE, selon la NOGA, permet de mieux l’identifier. C’est le Registre des entreprises et des établissements (REE) de l’OFS, et non le registre IDE, qui attribue le code de la NOGA. Le codage se fait à l'aide de la description de l'activité économique de l'entité IDE qui est annoncée par le service IDE. La description elle-même n’est pas gérée dans le registre IDE, à la différence du code de la NOGA.

- catégorie d’entité IDE (let. c) : la catégorie de l’entité IDE renseigne sur le « statut juridique » de l’entité IDE. Lui sont associées les modalités suivantes: entreprise individuelle, société simple, personne morale, association, fondation, succursale étrangère (sans inscription au registre du commerce), avocat, notaire, profession médicale, entité agricole ou élevage, entreprise de droit public, unité administrative. Grâce à ce caractère additionnel, l'ordre des annonces des services IDE peut être appliqué. Cet ordre permet de savoir quel service IDE est prioritaire pour quelle entité IDE. Une personne morale, par exemple, ne peut être annoncée que par le service IDE du registre du commerce prioritaire et les avocats ne peuvent l’être que par le service IDE du registre des avocats prioritaire.

- autres numéros d’identification (let. d) : il s’agit notamment d’identificateurs nationaux ou internationaux qui sont nécessaires pour que l’appariement de divers registres se fasse avec facilité et de manière sûre. Exemple: le numéro GLN (pour Global Location Number), particulièrement utilisé dans le domaine de la santé. Seuls les numéros d’identification nationaux sont remplacés par l’IDE.

- adresses supplémentaires (let. e) : si le registre IDE a connaissance, via le REE, d’une autre

adresse plus précise que l’adresse officielle du siège, indiquée comme caractère clé, cette autre adresse est mentionnée avec les caractères additionnels. On s’assure ainsi que les services IDE disposent en tout temps d’une adresse exacte et utilisable de l’entité IDE, qu’il s’agisse de l’adresse de son domicile ou de son adresse postale. Il est également possible d’enregistrer des adresses e-mail ou web, susceptibles de faciliter l’échange d’informations entre services IDE ou avec les entités IDE concernées.

- statut IDE détaillé (let. f) : en plus du statut IDE enregistré à titre de caractère clé, un statut IDE détaillé est mentionné comme caractère additionnel. Celui-ci donne plus d’informations aux services IDE sur l’état de l’inscription d’une entité IDE dans le registre IDE. Il permet de savoir, par exemple, si l’inscription est en cours de modification.

- raison de la radiation du registre IDE (let. g) : la raison de la radiation renseigne les services IDE sur les causes de la radiation de l’entité IDE du registre IDE. On distingue, par exemple, la fusion par absorption, la fusion par combinaison, la cessation des affaires, la transmission des affaires, le doublon et le décès du propriétaire. Ainsi, si une entité IDE est radiée du registre IDE pour cause de doublon, il appartient au service IDE d'identifier la double inscription dans son fichier de données et de procéder à la correction nécessaire.