Rapporto esplicativo

Revisione OSC – Rapporto esplicativo

più, come oggi, cambiarli attraverso la cancellazione integrale e la successiva ricosti- tuzione dei dati dello stato civile.

Ne risulta quanto segue:

− l’intera procedura, ossia la definizione del processo e la modifica dei dati dello

stato civile, compete d’ora in poi a una sola autorità di vigilanza. In tal modo si evi- tano doppioni o decisioni materiali contraddittorie e viene meno l’usuale ed elevato onere di coordinamento;

− l’autorità di vigilanza o l’ufficio da essa designato allestisce in Infostar un piano di

lavoro per la rettifica, cosicché la modifica richiesta avvenga automaticamente senza cambiare supporto. L’attuale gestione manuale dei dati dello stato civile tra- mite e-mail, tabelle excel e simili non è più applicabile. Se si tratta di registri fami- liari o individuali, la loro modifica può anch’essa essere inserita nel processo; an- che in questo caso gli organi competenti ricevono la richiesta di modifica per via elettronica e possono in seguito confermarla;

− la rettifica in sé nel registro dello stato civile (la modifica dei dati errati, cancella-

zione indispensabile di tutte le operazioni e relative ricostituzioni o anche la regi- strazione di fatti e dati dello stato civile finora mancanti) avviene nel quadro di questo processo sotto forma di una documentazione sospensiva condizionata ed è trasferita definitivamente nel registro dello stato civile solo dopo l’approvazione di tutti i dati rettificati. In tal modo l’autorità di vigilanza o l’organo competente può verificare prima del termine il quadro completo della modifica e, se necessario,

predisporre ulteriori rettifiche. Le ripercussioni delle singole rettifiche diventano vi- sibili. Ciò rappresenta un grande vantaggio, specialmente nei casi complessi che riguardano diverse persone e Cantoni, poiché aumenta inoltre la qualità dei dati e impedisce errori e una faticosa rettifica della modifica;

− Come oggi, le autorità di vigilanza competenti dispongono la modifica e gli uffici

dello stato civile continuano a essere responsabili per la correttezza dei dati da loro documentati. La documentazione sospensiva condizionata non cambia la si- tuazione e, come già detto, serve a semplificare la procedura, renderla uniforme per tutta la Svizzera, controllare l’iter procedurale attraverso le autorità di vigilanza nonché garantire la sicurezza dei dati. Inoltre non si tratta esplicitamente di un ob- bligo di controllo materiale da parte delle autorità per i set di dati attestati da altri organi. Rimangono quindi le competenze e le responsabilità attuali;

− la cancellazione e la successiva dispendiosa ricostituzione di tutti i dati dello stato

civile devono appartenere al passato, in modo da ridurre l’onere delle rettifiche per i Cantoni e i Comuni. Se in via eccezionale una cancellazione è necessaria, la ri- costituzione è effettuata dagli uffici dello stato civile competenti attraverso una do- cumentazione (nuovamente sospensiva condizionata);

− dei dati rettificati è responsabile il Cantone i cui collaboratori li hanno documentati.

In sostanza questo significa che la competente autorità di vigilanza e il relativo Cantone rispondono dei danni sia della rettifica dei singoli dati personali sia della cancellazione. Della correttezza della registrazione dei dati nuovi o cancellati, a eccezione dei dati corretti su istruzione di un’autorità di vigilanza, è responsabile, come finora, il Cantone in cui ha sede l’ufficio dello stato civile competente se- condo l’OSC.